Trovare un ago nel pagliaio, parte 2ª: gli strumenti di desktop search

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Trovare un ago nel pagliaio, parte 2ª: gli strumenti di desktop search

Stanchi di impiegare mezz'ora per trovare un file perso nei meandri del vostro hard disk o in qualche CD-ROM nascosto in un cassetto? I sistemi di desktop search e i disk cataloging tools vi vengono in aiuto.

Gli strumenti di desktop search sono motori di ricerca che recuperano all’istante le informazioni contenute sul nostro PC locale o nella nostra rete locale. Il loro funzionamento è semplice: per minimizzare i tempi di consultazione questi programmi creano un indice dei contenuti dei file e restituiscono i risultati eseguendo la ricerca vera e propria su questi indici anziché sui file stessi. Esistono vari motori di ricerca, più o meno sofisticati, gratuiti o a pagamento. All’utente offrono come vantaggio principale il fatto che non debba più preoccuparsi del modo in cui vengono organizzati i file sul disco, dato che il motore di ricerca è capace di trovarli a prescindere dalla loro ubicazione. Come svantaggio principale c’è da mettere in conto un possibile consumo extra di risorse di memoria, soprattutto su macchine non aggiornatissime.

I programmi di desktop search sono l’equivalente dei motori di ricerca online, con la differenza che aiutano a trovare i dati salvati sul proprio PC. Diciamo «dati» in generale, perché con la maggioranza di questi programmi si possono eseguire ricerche per nome, per data e per altri attributi dei file, filtrare le ricerche per tipo di file (e-mail, cronologia salvata dal proprio browser, immagini, file audio e video, etc.), ricercare stringhe contenute all’interno dei file di testo e PDF. I migliori programmi permettono di eseguire le ricerche non soltanto su un unico computer, ma su tutti quelli connessi alla propria LAN domestica.

A livello tecnico e senza scendere in tediosi dettagli, questi programmi funzionano seguendo una strategia molto semplice. Anziché eseguire ricerche in tutto l’hard disk (o in tutti i dischi specificati), così come avviene quando si esegue una ricerca con gli strumenti tradizionali offerti dal sistema operativo, e scorrere quindi ogni volta tutti i file uno per uno, questi strumenti creano un indice dei contenuti dei dischi e lo salvano in un proprio database. La prima indicizzazione ha luogo dopo l’installazione del programma, mentre gli aggiornamenti dell’indice vengono di solito realizzati automaticamente a computer inattivo. Il file system del sistema operativo non è un sistema di condivisione di file.Il processo estrae dai file tre tipi di dati: nome e ubicazione; attributi (metadata), come titolo, autore, commenti; contenuto (limitatamente ai tipi di file che supportano questo tipo di indicizzazione, solitamente i file di testo, PDF e altri). Quando il programma esegue una ricerca, essa viene svolta usando il database (l’indice) creato, riducendo i tempi di attesa a frazioni di secondo. In questo risiede uno dei vantaggi principali rispetto agli strumenti tradizionali: la velocità di ottenimento dei risultati è ridotta a frazioni di secondo. In ambiente Windows la lentezza nelle ricerche è stata percepita come problema al punto che in Windows Vista l’indicizzazione del contenuto dei dischi locali è abilitata di default; si può dire che il motore predefinito di ricerca di Vista è – di fatto – equivalente a un programma di desktop search. 

Parlare dei motori di ricerca desktop ci permette anche di sfatare un’altra convinzione diffusa in ambito gestionale, soprattutto fra i project manager: il file system di Windows (o di qualunque altro sistema operativo) non è un sistema di condivisione di file. Ovvero, nessuna struttura di cartelle e sottocartelle potrà mai soddisfare i requisiti necessari per una gestione oculata dei file. Saremo ancora più estremi: nel XXI secolo progettare una gerarchia di directory da usare attraverso il file system, pensando di organizzare in modo univoco i contenuti di un disco, è una strategia molto poco efficiente, per due motivi. Da un lato, se la mole di dati è tale che obbliga gli amministratori a creare una struttura complessa di cartelle e sottocartelle, ciò significa che è necessario ricorrere ad appositi sistemi di gestione di documenti (i cosiddetti DMS, document management system). D’altro canto, se la quantità di dati non è così ingente, l’utilizzo coordinato di un motore di ricerca interno unito a semplici linee guida per il salvataggio dei file risolve il 99% dei problemi di recupero delle informazioni. Insomma, è necessario un cambiamento di mentalità: l’importante non è sapere come salvare i file, ma sapere come cercarli.

Per quanto riguarda il mercato dei prodotti disponibili, esistono moltissime soluzioni, alcune adottate anche da grandi aziende, che ne confermano dunque l’utilità. La scelta di un programma specifico dipende soprattutto dalle esigenze di ogni singolo utente. Se ritenete di aver bisogno di tutte le funzionalità di un motore di ricerca interno, come ad esempio la ricerca del contenuto di un file, la ricerca dei messaggi di posta di Outlook oppure la ricerca all’interno di file zip, allora la scelta si restringe. Per questi scopi, presentiamo brevemente in un primo blocco tre opzioni gratuite e una a pagamento (questi programmi appartengono all’ambiente Windows; gli utenti Apple hanno in Spotlight la loro miglior scelta). Se invece, potete prescindere dalla ricerca all’interno dei file, non usate Outlook o altri programmi di posta in locale e desiderate soltanto un modo di trovare file cercando per nome, parola del nome, data o altri semplici criteri, vi possono bastare altri programmi, meno intrusivi e molto più leggeri, che presentiamo in un secondo blocco.

Programmi di desktop search veri e propri

L’opzione a pagamento è X1, la cui versione per singolo utente si chiama adesso X1 Professional Client. Si tratta di una versione migliorata dell’antico software gratuito Yahoo! Desktop Search (scavando nei meandri di Internet è ancora possibile recuperare questa versione). Oltre a tutte le caratteristiche comuni a questi tipi di programmi, offre la possibilità di previsualizzare più di 400 tipi di file, anche in quei casi in cui non si possiede il programma che li ha generati. A livello aziendale è l’opzione che ci permettiamo di raccomandare.

Per quanto riguarda invece gli strumenti gratuiti, se fino a poco tempo fa le opzioni erano poche, oggigiorno il mercato è molto più esteso. Sempre in vetta, grazie a un’interfaccia di ottimo livello, si trova Copernic Desktop Search. Il mercato degli strumenti gratuiti di desktop search è molto esteso. È fra i pochi freeware che supportano dischi condivisi in rete. Alcuni utenti hanno espresso malcontento riguardo all’aggiornamento dalla versione 2.3 alla 3, poiché sparisce almeno una funzionalità molto apprezzata, quella chiamata «search as you type» che mostra i risultati dinamicamente mentre si digita la ricerca. A parte questo, in molte prove online Copernic è risultato il chiaro vincitore.

Un’altra opzione, molto conosciuta, è Google Desktop. Alcuni utenti trovano che affidare a Google anche la ricerca dei dati sul proprio PC sia una mossa poco azzeccata dal punto di vista della privacy. Sono certamente preoccupazioni fondate, ma ai nostri fini ci limitiamo a giudicare la facilità d’uso e le funzionalità, lasciando all’utente le decisioni inerenti la riservatezza dei propri dati. Google Desktop consente di effettuare ricerche all'interno di e-mail, file, file musicali, fotografie, chat, Gmail, pagine web visualizzate e altro ancora. Per molti, disporre di uno strumento la cui interfaccia è arciconosciuta può essere un incentivo all’uso. Inoltre, esiste un’ampia varietà di plug-in installabili a parte che aumentano il numero di file indicizzabili. Come altro aspetto negativo sottolineiamo il fatto che insieme al motore di ricerca viene installata anche la Side bar, dove trovano spazio i Google Gadget. Se preferite un approccio minimale all’utilizzo del vostro PC, forse non fa per voi.

L’ultimo strumento che presentiamo è un outsider: Locate32. A differenza dei precedenti, Locate32 si avvia soltanto quando è necessario effettuare una ricerca, impiega solo pochi minuti per indicizzare il contenuto e il database risultante è molto più compatto rispetto ai concorrenti. Dato che l’indicizzazione non avviene in background, è importante aggiornare frequentemente l’indice (ad esempio prima di ogni spegnimento del PC). Non molto intuitivo è il modo di ricercare testo all’interno dei file, una voce un po’ nascosta nel menu Advanced. È inoltre possibile usare espressioni regolari nelle ricerche (per ulteriori informazioni sulle regex, vedi articolo “Conosciamo le espressioni regolari”.

Programmi alternativi

Un’alternativa ai programmi di desktop search propriamente detti è rappresentata dai catalogatori di dischi, i disk cataloging tools. La differenza sostanziale è che questi programmi, in modo simile a Locate32 appena presentato, eseguono l’indicizzazione dei contenuti soltanto quando l’utente lo desidera (o a seconda delle impostazioni scelte). Usati spesso per archiviare il contenuto di supporti ottici, come CD-ROM e DVD, per loro natura statici, si possono usare anche per archiviare i vari hard disk. Uniscono rapidità di esecuzione delle ricerche, funzionamento senza installazione (anche da memory stick), leggerezza in termini di byte. Difatti, i programmi più semplici possono pesare solo alcuni KB e ciò nonostante risultare incredibilmente efficienti. Senza dilungarci, ve ne raccomandiamo uno, davvero essenziale, ma rapidissimo: Cathy. Sviluppato da un programmatore della Repubblica Slovacca, Cathy è costituito da un solo file eseguibile che pesa meno di 60 KB, che permette di catalogare file sia su supporti removibili, sia su dischi fissi o partizioni di rete. Per ogni supporto crea un file archivio estremamente ridotto che consente di esaminarne il contenuto anche se il supporto non è fisicamente accessibile. Le funzionalità di ricerca sono quelle consuete: per nome, data, dimensioni. Fra le caratteristiche aggiuntive c’è la ricerca di file duplicati e la possibilità di copiare e incollare i risultati in Excel.

Il principale vantaggio di questi sistemi di ricerca per un traduttore o un project manager, così come per qualunque utente, è che non è più necessario ricordare a menadito la struttura in cui si salvano i propri file: ci pensa il programma per noi. Come svantaggi, se si utilizza un programma che viene eseguito in background è possibile (ma non certo) che il PC consumi più risorse di quelle abituali, arrivando a provocare, in casi estremi, anche leggeri rallentamenti. In questi casi consigliamo allora l’uso dei disk cataloging tools come Cathy, le cui prestazioni sono meno dipendenti dall’hardware posseduto.

Concludiamo con un esempio reale che può far capire qual è la potenza nascosta di questi sistemi. Mesi fa stavo cercando un file di Excel con dati tecnici di una serie di software che avevo bisogno di recuperare. Sapevo soltanto che questo Excel si trovava in una copia di backup del mio hard disk salvata su CD-ROM. L’Excel mi era stato inviato dalla Germania. Questo era tutto ciò che ricordavo. Se non avessi avuto a disposizione un sistema di catalogazione di dischi, avrei dovuto spulciare i CD-ROM in cui «probabilmente» avevo salvato quel file. Tuttavia, dato che avevo indicizzato il contenuto di tutti i vecchi CD-ROM, ho semplicemente avviato Cathy e ho eseguito un paio di ricerche limitate a file con estensione *.XLS (Excel), inserendo come criterio per il nome del file stringhe di testo che contenevano combinazioni di caratteri tipici tedeschi, come «sch», «ung», «heu». Al secondo tentativo ho visto comparire il file «Komp_Forschung_5458566.xls» con il nome dell’etichetta assegnata al supporto ottico (CD-ROM00155) su cui era stato salvato. Tempo impiegato: meno di tre minuti, dall’aprire il programma al recuperare il file su CD-ROM. Tempo che avrei impiegato se avessi dovuto farlo a mano: ottimisticamente, una mezz’ora almeno. Soddisfazione personale: «priceless»...

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