5 trucchi per ottenere il massimo da Microsoft Windows Search

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5 trucchi per ottenere il massimo da Microsoft Windows Search

I supporti di archiviazione odierni contengono ormai terabyte di dati, rendendo sempre più difficile il reperimento delle informazioni utili in tempi rapidi. Gli utenti di Windows, fin dalla versione 2000, hanno a disposizione uno strumento efficacissimo per trovare al volo il file desiderato: Windows Search, ormai giunto alla versione 4.0 (in precedenza era chiamato Windows Desktop Search e andava installato a parte, ora è integrato nel sistema operativo). Il motore di ricerca interna di Windows 7 infatti è in grado di indicizzare non solo i nomi e le proprietà dei file più comuni, ma anche il loro contenuto. Vediamo alcuni trucchi da esperti per sfruttarlo al meglio.

La documentazione relativa alle funzionalità di ricerca è sparpagliata su vari siti e anche partendo dallo sterminato sito di Microsoft spesso si finisce su documenti dedicati agli sviluppatori, anziché agli utenti finali. Sembra infatti non esistere (più) una versione online della Guida allegata al programma (quella che appare ad esempio dopo aver installato Windows Search 4.0 su XP). Oltretutto, a seconda della versione del sistema operativo (XP, Vista o 7) e a seconda della lingua, le parole chiave da utilizzare nelle ricerche variano leggermente, aumentando la frustrazione dell'utente medio. Secondo la Guida offline tutte le parole chiave vanno inserite nella lingua del sistema operativo, o perlomeno noi le abbiamo trovate descritte in italiano. Tuttavia abbiamo riscontrato anche che alcune di esse non funzionano, per cui il nostro consiglio è riferirsi a siti esterni per un elenco in inglese delle parole chiave per la ricerca su Windows oppure per conoscere la sintassi avanzata di Windows Search.

Queste manchevolezze potrebbero indurre alcuni utenti a scegliere altri strumenti di desktop search come quelli citati nell'articolo Trovare un ago nel pagliaio, parte 2ª: gli strumenti di desktop search, ma per tutti gli altri abbiamo raccolto qua cinque consigli per sfruttare al meglio lo strumento di ricerca.

Scaricare ulteriori iFilter per indicizzare formati di file non coperti dai filtri predefiniti

Windows Search supporta la tecnologia iFilter, un insieme di interfacce che consente di indicizzare il contenuto e le proprietà di specifici formati di file. Per impostazione predefinita Windows include filtri per i tipi di file più comuni, come documenti Word, fogli di calcolo Excel, presentazioni PowerPoint, documenti HTML, file di testo, file musicali MP3 e WMA, WMV, ASF e video AVI, immagini JPEG, BMP e PNG. Per alcuni di questi formati indicizza solo i metadati e i nomi, mentre per altri anche il contenuto. Con una semplice ricerca online è possibile trovare altri iFilter (la maggior parte gratuiti) per indicizzare il contenuto di molti altri formati. Particolarmente consigliato un filtro avanzato per file PDF, come quello offerto da Tracker Software (ma ce ne sono molti altri, incluso quello offerto da Adobe stessa e installato automaticamente con Adobe Reader): dopo averlo installato, Windows Search sarà in grado di eseguire ricerche all'interno del testo di tutti i PDF salvati sul proprio disco.

Usare gli operatori booleani per migliorare le ricerche

Per migliorare i risultati è possibile usare all'interno di una query di ricerca i tre operatori logici comuni: AND, OR, NOT. È importante sottolineare che gli operatori vanno scritti in maiuscolo, altrimenti non saranno considerati come tali. Ad esempio, se si desidera trovare tutti gli elementi che contengono il termine 'sociale' ma non 'previdenza', basta inserire 'sociale NOT previdenza'. Il NOT può essere sostituito dal segno 'meno', in questo modo: 'sociale -previdenza'. Va ricordato anche che non è possibile usare due operatori (per esempio NOT e OR) nella stessa query.

Limitare la ricerca usando le proprietà dei file

Dato che Windows Search indicizza le proprietà dei file, è possibile limitare le ricerche ai soli file che corrispondono a una determinata condizione, come ad esempio: avere un allegato (se si stanno cercando messaggi di posta), con la sintassi 'con:allegato'; essere stato creato da un certo autore (se si sta cercando un file di Office), con la sintassi 'autore:"mario rossi"'; oppure avere un certo numero di parole, con la sintassi 'numeroparole:'. Alcune proprietà si possono usare solo per specifici tipi di file. È il caso di 'larghezza' o 'altezza' per i file immagine, oppure 'durata' o 'genere' per i file musicali. Mettiamo che si debba recuperare un file MP3 con un testo da sbobinare, di cui si ricorda soltanto la durata approssimativa (oltre un'ora); basta inserire come criterio di ricerca: 'est:mp3 durata:>36000000000'. Curiosamente, è necessario indicare la durata in decine di microsecondi, ovvero aggiungere 7 zeri al valore convertito in secondi. Altre proprietà fortunatamente sono meno esigenti in quanto a sintassi. Si possono infatti indicare le dimensioni del file usando un valore con l'unità di misura KB, MB o GB. Se non si indica alcuna unità di misura, Windows considera il valore in byte. Ad esempio, 'libri est:txt dimensione:>100 <200' troverà tutti i file di testo compresi fra 100 e 200 KB contenenti il termine "libri".

Trovare file che corrispondono a un certo intervallo di date

Per specificare un intervallo di date basta digitare la proprietà seguita da due date separate da due punti fermi, in questo modo: 'inviato:05/11/2011..06/11/2011' per cercare un messaggio di posta inviato fra il 5 e il 6 di novembre. È possibile indicare la data anche usando termini comuni, come 'ieri', 'oggi', 'lunedì', 'lo scorso anno', ecc. Ad esempio, per trovare un file di Word su cui si è lavorato fra lunedì e martedì, si può scrivere: 'est:docx data:lunedì..martedì'.

Trovare nomi di cartelle o file in cartelle specifiche

Per recuperare ad esempio tutti i file Excel ubicati esattamente nella cartella 'Progetti', ignorando le altre directory, si può eseguire la ricerca 'est:xls nomecartella:Progetti'. Se invece si vogliono trovare tutti i file ubicati nella cartella 'Progetti' e in tutte le sue sottocartelle, la sintassi sarà: 'est:xls cartella:Progetti'. La ricerca di xls troverà sia i file .xls, sia quelli .xlsx. Per cercare un'estensione esatta, metterla fra virgolette doppie, così: 'est:"xls"'. Per trovare invece una directory chiamata Progetti, escludendo i file con nome uguale o simile, usare: 'progetti tipo:cartella'. Infine, se una classica ricerca per nome di un file sembra non restituire alcun risultato, oppure - peggio ancora - numerosi risultati apparentemente non pertinenti, bisogna ripetere la ricerca anteponendo la parola chiave 'file' oppure un asterisco al nome del file.

In definitiva, seppure viziato da alcuni problemi legati alla localizzazione e da una certa macchinosità, Windows Search consente agli utenti esperti di trovare file e cartelle in modo estremamente efficace, purché si abbia la pazienza di imparare la sintassi avanzata.

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