3 semplicissime tecniche di gestione del tempo per aumentare la produttività

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3 semplicissime tecniche di gestione del tempo per aumentare la produttività

I traduttori tecnici, come quasi tutti i professionisti che lavorano prevalentemente online, sono soggetti a moltissime distrazioni, alcune proprie del mondo virtuale, altre dovute all’ambiente circostante. In questo breve articolo vi spieghiamo 3 semplici tecniche, o per meglio dire una tecnica vera e propria e due “trucchetti”, che vi permetteranno di recuperare il controllo del vostro tempo e aumentare così la produttività.

La tecnica del Pomodoro

Secondo quanto è riportato sul sito www.pomodorotechnique.com, questa tecnica oggi piuttosto nota è stata inventata negli anni ottanta da Francesco Cirillo, all’epoca studente. Da un concetto di base molto semplice l’autore ha sviluppato una completa tecnica di gestione del tempo, che ha  esposto in un libro acquistabile su Amazon in cartaceo: The Pomodoro Technique.

La tecnica si basa sul presupposto che è difficile mantenere l’attenzione per più di mezz'ora. Il primo obiettivo è dunque quello di ridurre i progetti in corso a serie di attività che possono essere portate a termine in meno di mezz’ora. Quando poi ci si dedica a ciascuna attività si deve lavorare ininterrottamente, senza essere distratti. All’atto pratico, come si fa?

È necessario procurarsi un timer da cucina, che non dev’essere necessariamente a forma di pomodoro, anche se la tecnica prende il nome da uno come quello illustrato. Quindi si sceglie l’attività da completare e s’imposta il timer sui 25 minuti. Mentre il timer ticchetta bisogna lavorare senza badare ad altro fino a quando suona, resistendo alla tentazione di leggere la posta, alzarsi, rispondere al telefono, ecc. Dopo aver terminato l’attività, si fa una pausa di circa 5 minuti e poi si passa alla seguente. Se è necessario più tempo per finire quanto ci si è proposto, si ripete il ciclo tutte le volte che è necessario. Dopo 4 cicli è bene prendersi una pausa più lunga (10-15 minuti).

Benché si possa usare qualsiasi tipo di timer, pare che il leggero stress provocato dal ticchettio di quelli meccanici incrementi la produttività. Questo fatto, unito all’ansia della scadenza imminente contribuisce a farci lavorare in modo più efficiente. Inoltre, evitando interruzioni e distrazioni, si aumenta il livello di concentrazione. Un altro effetto secondario è che sarà semplicissimo contabilizzare le ore lavorate, dato che basta moltiplicare i 25 minuti per il numero di cicli spesi su ogni progetto. Ovviamente non si tratta di una scienza esatta: il numero di minuti può essere leggermente incrementato se ci si rende conto che si è in grado di mantenere la concentrazione più a lungo, oppure ridotto nel caso contrario. La tecnica non è indicata nei casi in cui si condivide l’ufficio con altre persone, a meno di usare cronometri software il cui suono può essere ascoltato in cuffia.

La tecnica Rodízio

Chi lavora in un ufficio può invece beneficiarsi di un altro sistema, per meglio dire un banale trucchetto, che tuttavia sortisce l’effetto desiderato, cioè ci evita di essere disturbati, concedendoci il tempo necessario allo svolgimento di un compito. La chiameremo “tecnica Rodízio”, dal nome del tipo di ristoranti tipici brasiliani. In questi ristoranti a prezzo fisso, di solito churrascarias, ovvero locali specializzati in carne alla brace, i camerieri servono ininterrottamente ai clienti i diversi piatti fino a quando essi segnalano di essere sazi. Questo segnale è dato mediante una banderuola metallica o di cartoncino con due estremità colorate, una rossa e una verde. Quando si espone l’estremità rossa, il cameriere sa che non deve proporre alcun piatto. Quando si è pronti per ripartire, si gira il segnalino mettendolo sul verde. Orbene, la difficoltà di questa tecnica sta tutta nel riuscire a trovare uno di questi aggeggi... Scherzi a parte, è assai facile da mettere in pratica: quando si ha la necessità di concentrarsi per un periodo più o meno lungo su un’attività, si metterà il segnalino sul rosso, rendendo noto ai colleghi che si è in modalità “do not disturb”. Dato che negli uffici moderni non ci sono porte alle cui maniglie appendere il fatidico cartellino, la tecnica Rodízio funge da eccellente sostituto. A lungo andare i colleghi comprenderanno che la “minaccia” di non rispondere durante i periodi rossi è reale e ci lasceranno finalmente tranquilli. Ripetiamo, può sembrare una boutade, ma le persone che l’hanno provata (e che ce l’hanno suggerita) garantiscono che funziona.

La tecnica del (secondo) monitor spento

Infine un trucco per chi invece lavora da solo e ha la tendenza a lasciar divagare lo sguardo sulle varie finestre aperte sullo schermo. Volenti o nolenti, noi freelance siamo costretti a controllare spesso la posta elettronica e di norma lasciamo sempre aperto Outlook, Thunderbird o la pagina del nostro provider di webmail. Il trucco per non cadere nella tentazione di buttare l’occhio ogni due minuti sulla posta è ancora una volta ovvio ma efficace: basta spegnere il monitor. Certo, è possibile farlo solo se si lavora con 2 monitor: si lascia acceso quello con il programma su cui si sta effettivamente lavorando e si spostano sull’altro tutte le finestre fonte di distrazione. Il vantaggio è che si ascolteranno comunque tutte le eventuali notifiche acustiche, ma non avendo materialmente sott’occhio la finestra, sarà più semplice concentrarsi sul resto. Un altro vantaggio rispetto alla chiusura dei programmi indesiderati è che si evitano tutti i tempi morti di riavvio.

Come si vede, i metodi che cercando di dare una mano alla nostra forza di volontà sono tanti e vari. Dato che la distrazione, sottoforma di biblioteca di Babele o di colleghi logorroici, è sempre in agguato, è bene attrezzarsi.

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