5 consigli per evitare danni quando si acquistano servizi di traduzione (2ª parte)

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5 consigli per evitare danni quando si acquistano servizi di traduzione (2ª parte)

Linee guida per acquistare servizi di traduzione in modo consapevole e informato

Questa è la seconda parte di un articolo rivolto a tutti i coloro i quali vogliono esportare prodotti o servizi all’estero e che hanno quindi l’esigenza di acquistare servizi di traduzione di documenti, siti web o applicativi software. Nella prima parte dell’articolo abbiamo delineato 5 passaggi chiave che un compratore di traduzioni dovrebbe compiere. Vediamoli ora nei dettagli.

1. Pianificare la propria comunicazione multilingue

La traduzione dovrebbe essere inclusa in un più ampio contesto di comunicazione aziendale. Per esempio, quando un’azienda deve selezionare una tecnologia per la pubblicazione di contenuti, dovrebbe considerare fin dall’inizio se tali contenuti andranno tradotti e, se sì, in quali lingue. A seconda della risposta, la scelta dovrà tener conto di vari fattori legati alla grafica, alla codifica delle lingue e allo sviluppo.

In linea di massima è sempre consigliabile optare per i formati «aperti», cioè quelli che non sono legati a particolari tecnologie o sistemi. I formati aperti hanno il vantaggio principale di non essere legati a un singolo sviluppatore e quindi non seguono i capricci del mercato. Sto parlando dei formati usati da OpenOffice / LibreOffice, come OpenDocument, oppure i formati HTML, XML, Portable Object, LaTeX, ecc.

Alcuni di questi formati sono più adatti alla traduzione di altri. Nel caso dei documenti, metterei XML e HTML dalla parte dei «buoni» e soprattutto PDF dalla parte dei «cattivi». In poche parole: l’importante è usare in ogni caso il formato giusto, se può essere aperto, meglio e se può essere facile da tradurre, ancora meglio. Per «facile da tradurre» intendo che possa essere elaborato direttamente dai software di traduzione assistita (i cosiddetti CAT tools), senza bisogno di conversioni di formato e altri passaggi intermedi, che sono sempre rischiosi e non sono mai garantiti al 100% contro la perdita dei dati. È bene quindi documentarsi o consultare gli esperti di localizzazione prima di prendere una decisione, perché si possono risparmiare soldi e grattacapi.

2. Definire obiettivi ed esigenze

A questo punto dobbiamo stabilire esattamente l’obiettivo del progetto di traduzione, o meglio, del progetto di comunicazione aziendale multilingue. Di che cosa abbiamo bisogno? Che cosa vogliamo ottenere esattamente? Ad esempio, se il nostro obiettivo fosse quello di far conoscere e vendere uno dei nostri prodotti a un pubblico internazionale, daremo la priorità ai contenuti di questo prodotto. Infatti, a volte non è necessario tradurre tutti i contenuti allo stesso tempo, ma è raccomandabile scegliere solo quelli che ci interessano per raggiungere il pubblico di riferimento. Un esempio tipico è la sezione news di un sito web... Veramente interessa ai nostri potenziali clienti francesi che nel 2014 abbiamo partecipato a una fiera a Torino? Per abbattere i costi della traduzione, anziché richiedere 5 preventivi e scegliere quello più economico, converrebbe eliminare tutti i contenuti superflui. O riscrivere prima i testi originali puntando alla chiarezza e alla sintesi, magari usando un linguaggio controllato.

È altrettanto necessario definire precisamente le lingue e i paesi di destinazione. Non cadiamo nell’errore di chiedere traduzioni «in africano», come mi è capitato di ascoltare. A seconda del tipo di testo, bisogna prestare attenzione anche alle varianti regionali, come nel caso dello spagnolo, che è scritto e parlato diversamente nei vari paesi dell’America Latina. Se abbiamo bisogno della traduzione in una o due lingue, potrebbe convenire assegnare l’incarico a traduttori freelance, anziché a un’impresa. In questo modo avremo un contatto più diretto con chi esegue materialmente il lavoro e la comunicazione sarà più fluida. In altri casi, soprattutto se le lingue di destinazione sono numerose, scegliere un’impresa di traduzioni ci eviterà l’arduo compito di cercare e comunicare con più candidati.

3. Nominare un responsabile di progetto

Le prime due fasi coinvolgono normalmente più persone in un’azienda, ma arriva il momento in cui va scelto qualcuno che possa prendere determinate decisioni e che sia responsabile di ricercare e selezionare il fornitore giusto in base alle esigenze individuate nella fase precedente. Fra i vari compiti di questa persona, oltre alla scelta del fornitore, ci sono:

  • mantenere i contatti;
  • essere a conoscenza di tutti gli aspetti del progetto suscettibili di domande;
  • essere in grado di trasmettere con successo le informazioni utili;
  • rispondere alle domande;
  • e, aspetto molto importante, dare feedback durante e dopo il progetto.

Per garantire che tutte le persone coinvolte nel progetto di comunicazione seguano le stesse regole, può essere utile redigere una guida di stile. Qui il traduttore saprà, ad esempio, se il cliente vuole mantenere un tono formale o informale, come trattare determinati termini, se evitare parole «proibite», ecc.

Analogamente, per progetti di una certa complessità si può allestire un semplice sistema di domande e risposte, per comunicare in modo più sistematico con i traduttori e risolvere eventuali dubbi. A questo scopo si può usare un semplice foglio di calcolo condiviso, oppure si può cercare online un sistema che permetta di gestire, rispondere, archiviare, ricercare e riutilizzare le informazioni, o ancora si può allestire un sistema di chat come Slack o Mattermost. In ogni caso, centralizzare tutte le comunicazioni in un’unica persona è fondamentale per evitare che si disperdano le informazioni e che si perda tempo.

4. Selezionare le risorse opportunamente

A seconda del tipo di incarico, delle dimensioni, della complessità e della scadenza, la selezione di un fornitore di traduzioni può richiedere molto tempo. In questo caso esistono alcune scorciatoie per ridurre le tempistiche ed è lecito usarle. Per cominciare, può essere una buona idea chiedere ai contatti personali e aziendali se possono raccomandare un traduttore o un’agenzia. Avere referenze affidabili è molto importante per la scelta. I social network e i forum professionali come LinkedIn aiutano molto in questo senso. Se qualcuno che conosciamo si è trovato nella nostra stessa situazione e ha svolto almeno alcuni dei «compiti a casa» per noi, perché non approfittarne?

Vi sono poi le associazioni di traduttori, che in molti casi offrono sul loro sito elenchi di traduttori e alcuni strumenti di ricerca e filtraggio. In Italia ne esistono varie, fra cui ANITI, AITI e TradInfo. Per ulteriori opzioni, possiamo rivolgerci a portali specifici per traduttori e imprese, come ProZ, Translatorscafé, Translatorsbase e tanti altri. A questo punto dovremmo aver già trovato un numero sufficiente di potenziali fornitori.

Nel caso delle imprese, i passi sono simili: dopo aver chiesto ai nostri contatti, possiamo rivolgerci alle associazioni di categoria, come Unilingue o Federlingue e successivamente ai marketplace già menzionati. L’obiettivo di tutto questo è selezionare potenziali fornitori da contattare. Sebbene al giorno d’oggi sia molto più comodo inviare un’email, è sorprendente la quantità di informazioni che si ottengono con una chiamata telefonica. In alcuni casi il contatto telefonico può essere un fattore determinante nella scelta finale. Dopo il primo contatto a voce, possiamo inviare una richiesta, indicando tutte le informazioni sul lavoro in questione, in particolare:

  • lingua del testo originale;
  • lingua in cui tradurre (detta anche «lingua 2», «lingua di arrivo» o «lingua di destinazione»);
  • scadenza;
  • volume stimato (in parole, cartelle o pagine);
  • il testo completo (o quanto meno un campione).

Oltre a un preventivo, possiamo chiedere anche la disponibilità a svolgere una traduzione di prova. I traduttori di norma accettano una traduzione di prova di meno di 300 parole e una volta ricevute, le prove possono essere inviate ad altri traduttori o agenzie per la valutazione. A volte alcuni traduttori preferiscono inviare campioni di lavori svolti in passato.Infine, è consigliabile chiedere se hanno la capacità di gestire i volumi richiesti e se offrono garanzie in caso di reclami. Inoltre non è necessario inviare tutti i contenuti da tradurre in una sola volta, ma il primo ordine ci servirà per confermare la scelta.

5. Sottoscrivere un contratto di servizio

Qualora il carico di lavoro e la tipologia dell’incarico lo richiedano, prima di iniziare si raccomanda di stipulare un contratto per vincolare le parti. Questo contratto deve includere i termini della fornitura di servizi, ad esempio:

  • definizione del servizio (traduzione, revisione, impaginazione...);
  • lingue di origine e di destinazione;
  • formati di origine e di destinazione;
  • termini di consegna;
  • tariffe e termini di pagamento;
  • protocollo in caso di reclami.

Conclusioni

In questo breve excursus ho deliberatamente evitato la questione della tecnologia applicata alla traduzione, perché do per scontato che i fornitori contattati usino tutti gli strumenti informatici necessari per offrire un servizio moderno ed efficiente. Anche in questo caso consigliamo di prediligere, se possibile, alternative aperte (open source) come OmegaT, che usano formati di file compatibili con altri programmi. Gli anni di esperienza che Qabiria ha accumulato con questo programma e la maturità che ha raggiunto lo rendono uno strumento all’altezza dei software commerciali.

La cosa importante da tenere presente invece è che nel nostro settore la fretta non è mai un buon alleato, in termini di costi e in termini di risultati. I tre fattori che entrano in gioco di solito sono tariffa, scadenza e qualità e devono essere bilanciati. Se insistiamo per ottenere una tariffa bassa, è possibile che ne risentano le tempistiche e la qualità. Analogamente, se abbiamo una scadenza molto corta perché abbiamo aspettato l’ultimo momento a contattare i traduttori, è probabile che la tariffa sia più alta e che la qualità sia insufficiente. Se riusciamo a dedicare il giusto tempo ai vari passaggi, avremo più tempo per prendere le decisioni e otterremo sicuramente un risparmio economico e un risultato migliore.

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