Qual è il segreto per essere un translation project manager perfetto?

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Qual è il segreto per essere un translation project manager perfetto?

Come vengono gestiti i progetti di traduzione? Che tipi di project manager esistono? Che caratteristiche devono avere?

Nel settore della traduzione si può avere a che fare con almeno due categorie di project manager, i cui ruoli variano a seconda del modo in cui l’organizzazione gestisce i suoi progetti. Spesso, nelle agenzie più grandi, un project manager lavora seguendo un elenco di mansioni prestabilito e circoscritto. Addirittura si potrebbe anche avere un project manager diverso per ciascuna fase: un PM che si occupa del preventivo, uno che gestisce i traduttori, uno dedicato alla consegna, uno focalizzato sulla sua esecuzione, e così via. In questi casi è meno comune che i project manager si trovino a dover gestire i problemi inaspettati, perché le loro responsabilità sono state decise e limitate ai piani alti.

Al contrario, nelle agenzie più piccole è più comune trovare un solo project manager a capo di tutto il processo gestionale. In questi casi, i PM hanno più potere e responsabilità, anche quando devono affrontare un problema inatteso. Nonostante queste differenze tra PM organizzati in una gerarchia rigida e PM tuttofare, ci sono una serie di capacità, competenze e abilità che i project manager devono possedere per poter svolgere al meglio il loro ruolo.

Capacità comunicative

I project manager devono dimostrare di avere ottime capacità comunicative nella lingua inglese. Ovviamente, non è necessario che un PM conosca tutte le lingue dei progetti con cui lavora, ma una figura professionale dovrebbe avere un’alta padronanza della lingua inglese per poter comunicare, sia in forma scritta che orale, con tutti i clienti e i vari team internazionali. La comunicazione dovrebbe essere un punto saldo per riuscire ad avere una relazione professionale a lungo termine sia con i linguisti, sia, ancor più importante, con i clienti. L’avere forti capacità comunicative qui si riferisce al fatto che un PM deve dare istruzioni e feedback in un modo che sia amichevole, ma allo stesso tempo diretto. L’uso di questo tono nella chat di lavoro o nelle e-mail porta ad avere un ambiente lavorativo sano e aiuta a raggiungere gli obiettivi del team.

Capacità tecniche

I project manager hanno la responsabilità di fornire gli strumenti e le risorse necessarie ai traduttori con cui collaborano. In altre parole, un PM dovrebbe avere conoscenze e competenze specifiche riguardanti le tecnologie più utilizzate nel campo della traduzione. Saper manipolare i formati standard, ad esempio, è la norma di questo settore. Un project manager dovrebbe conoscere le loro caratteristiche. Altri esempi di competenze essenziali:

  • conoscere le caratteristiche specifiche dei formati standard come .xml, .xliff, .tbx, .tmx., ecc.;
  • sapere come funzionano i CAT tool, specialmente gli aspetti relativi ai progetti di gruppo, la sincronizzazione e la condivisione di risorse;
  • sapere come si fatturano i progetti di traduzione, in termini di conteggio delle parole, fuzzy, ecc.;
  • gestire le memorie di traduzione e i glossari;
  • gestire i plug-in per le traduzioni automatiche e le chiavi API;
  • saper gestire progetti multilingue e coppie di lingue standard ISO;
  • controllare le operazioni di Quality Assurance / Quality Control;
  • saper utilizzare programmi FTP;
  • conoscere a fondo i software per la gestione dei progetti di traduzione (in inglese TMS);
  • saper lavorare con i database dei fornitori, in termini di estrazione, filtro, etc.

Mentre i project manager possono provenire da percorsi accademici molto diversi (economia, risorse umane, ecc.), la lista indicata mostra come una persona con studi in campo linguistico possa essere particolarmente adatto per questo lavoro. Oltre a occuparsi della fatturazione e della ricerca di nuovi clienti, la maggior parte dei compiti di un PM è collegata alle attività di traduzione. Tutte queste capacità e il relativo know-how si assimilano lavorando come traduttore. Questo sottolinea anche il fatto che un’agenzia potrebbe investire meno tempo e risorse nella formazione assumendo un traduttore, piuttosto che un professionista con un percorso accademico differente.

Capacità di leadership

Le agenzie di traduzione sicuramente trarranno beneficio nel lavorare con project manager animati da una certa curiosità nei confronti del loro settore. I PM infatti dovrebbero dedicare parte del loro tempo a informarsi sulle ultime esigenze del mercato e sulle soluzioni trovate per soddisfarle. Ancora, essere a capo della gestione vuol dire anche essere obbligati a battere la concorrenza. Per rimanere competitivo in un mondo tecnologico che muta velocemente, un PM dovrebbe mostrare la volontà e l’abitudine di imparare e di applicare le nuove conoscenze acquisite. I PM, in modo particolare quelli che hanno una laurea in tecnologie della traduzione, dovrebbero costantemente cercare di migliorare la qualità delle traduzioni, per incrementare la produttività mediante l’uso di nuove applicazioni tese all’automatizzazione del lavoro.

Oltre a mettere in pratica la teoria, è indispensabile sapere come trasferire le informazioni. Le informazioni dovrebbero essere disponibili per gli attuali e futuri colleghi e collaboratori. Dimostrare generosità nel diffondere le informazioni porta ad avere risultati. In altre parole, un project manager dovrebbe offrire soluzioni complete: ricercare informazioni e poi condividerle (con un’opportuna formazione), così che l’intero team possa beneficiarsene. Questa forma di condivisione delle informazioni è un tratto comune tra i leader.

Contabilità e finanza

L’economia rimane un tallone d’Achille, in modo particolare per quei traduttori che aspirano a diventare project manager. Mentre questo è un elemento chiave tra le competenze di un PM, un’adeguata formazione sul modo in cui trattare i potenziali clienti dovrebbe essere sufficiente per superare questa debolezza. Inoltre, è importante riconoscere che la maggior parte delle agenzie già utilizzano programmi di gestione dei progetti di traduzione, i quali rendono più semplici e automatizzano la maggior parte delle attività legate alle finanze aziendali.

Ciò che contraddistingue un PM con competenze finanziarie da uno meno esperto è l’indipendenza e l’abilità nell’usare le risorse finanziarie e il gergo relativo alle traduzioni a suo favore. Un PM con forti doti finanziarie sa come destreggiarsi tra i numeri e sa rispondere prontamente alle necessità del cliente. Anche se è vero che i progetti di traduzione possono essere difficili e quindi può essere difficile anche creare un preventivo adeguato, i software esistenti semplificano il lavoro dei PM. Quindi, tutto quello che conta è essere precisi e assicurare un profitto all’agenzia.

Oltre alle capacità di comunicazione, leadership e finanziarie, ci sono molte altre caratteristiche che rendono i project manager così importanti per il completamento di un progetto di traduzione. Benché i traduttori diventati PM non sono sempre persone che vanno d’accordo con i numeri, i project manager che sono stati traduttori in precedenza di solito comprendono meglio le sfide che questi devono affrontare ogni giorno. Questo però non vuol dire che senza essere stati prima traduttori non si possa lavorare come PM. Anzi, i PM che hanno prima lavorato in aziende di altro tipo spesso guardano in modo diverso le operazioni da svolgere e possono apportare molto valore al team.

In breve, un buon project manager, nel campo della traduzione, non deve solo avere il giusto mix delle competenze qui elencate, ma deve anche avere il desiderio di imparare, la volontà di condividere e deve essere dotato di una certa dose di temerarietà per riuscire a risolvere i problemi quotidiani, così comuni in questo campo.

 

Gloriana Cocozza

Translator and Localizer

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