Le ore (s)contate: come leggere il preventivo per una traduzione

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Spesso, quando si ha bisogno di tradurre un sito o un documento in un’altra lingua, e si riceve un preventivo da un fornitore di traduzioni ci si trova un po’ disorientati, perché nel settore dei servizi linguistici si seguono alcune convenzioni che non sono abituali in altri settori. In questo articolo spieghiamo come interpretare un’offerta commerciale inerente dei servizi di traduzione.

Partiamo da un esempio: il preventivo per la traduzione dallo spagnolo all’italiano di un manuale d’uso di una macchina industriale.

Oltre ai dati fiscali del prestatore del servizio, al numero di preventivo e ai dati del cliente, il nocciolo del preventivo, cioè le righe con i servizi offerti, potrebbe avere questo aspetto:

preventivo traduzione

o questo:

preventivo traduzione 2

Per chi è abituato a veder prezzare i servizi a ore può sorprendere il fatto che invece per le traduzioni si calcolino le “parole” o le “cartelle”. Ma come funzionano questi sistemi di quotazione?

Come si contano le parole di un documento?

Per calcolare il numero di parole di un documento e farsi un’idea del costo, si può utilizzare l’elaboratore di testi Microsoft Word. Basta aprire il documento e il totale è visualizzato nella barra in basso a sinistra:

conteggio parole word 3

In alternativa, si può selezionare la scheda Revisione, fare clic su Conteggio parole e si aprirà questa finestra:

conteggio parole word

Oltre alle parole totali, troviamo altre informazioni, come il numero di caratteri, con o senza spazi. Questo dato ci servirà in seguito per convertire i documenti in cartelle.

Naturalmente, se il documento originale non è in formato Microsoft Word, sapere quante parole o cartelle contiene è più complicato. In rete esistono diversi programmi che contano le parole di file di formati diversi, ad esempio PDF, come PractiCount o Anycount

È importante sottolineare che il totale delle parole può non coincidere con quello del fornitore delle traduzioni, perché le regole del conteggio variano in base allo strumento utilizzato. 

Da che cosa dipendono queste differenze?

Un testo non include solo parole, ma numeri, date, stringhe alfanumeriche, puntini di sospensione, collegamenti ipertestuali, percorsi dei file e così via che non sono interpretati e conteggiati in modo univoco da tutti gli strumenti. Senza entrare nel merito delle differenze dei metodi di conteggio degli strumenti usati dai traduttori, possiamo vedere che lo stesso Word non fornisce sempre lo stesso risultato. 

Prendiamo come esempio la percentuale: se scriviamo “30%”, calcola una parola. Se invece scriviamo “30 %”, con uno spazio indivisibile (non-breaking space) tra il numero e il simbolo, risultano due parole. Eppure abbiamo scritto la stessa cosa.

Facciamo un altro esempio con un elenco puntato e uno numerato. Se scriviamo:

“La confezione contiene:

  • un kit di installazione
  • una guida rapida
  • un manuale d’uso”

Word calcola 13 parole.

Se invece scriviamo:

“La confezione contiene:

  1. un kit di installazione
  2. una guida rapida
  3. un manuale d’uso”

ne calcola 16, perché i numeri dell’elenco puntato sono considerati parole.

È facile capire che se nemmeno lo stesso strumento fornisce risultati coerenti, è ancora più probabile che strumenti diversi adottino regole di calcolo diverse.

Differenze di calcolo a parte, i preventivi basati sul totale delle parole hanno il vantaggio di essere trasparenti per il cliente, mentre quelli calcolati a cartella, possono essere più difficili da interpretare. 

Il sistema di quotazione a cartella risale a quando ancora si utilizzava la macchina da scrivere e il conteggio era effettuato sul numero di pagine cartacee. Questo sistema è rimasto in uso anche dopo l’avvento degli elaboratori elettronici. Che cosa si intende, quindi, oggi per cartella

Dipende.

Sì, perché la cartella non ha un valore standard. 

Se stiamo parlando di traduzioni tecniche, una cartella equivale a una pagina di 25 righe per 55/60 battute per riga (per un totale di 1 375/1 500 caratteri spazi inclusi).

Per le traduzioni su carta legale, un certificato di nascita ad esempio, una cartella è pari a 25 righe e 50 battute per riga (per un totale di 1 250 caratteri spazi inclusi).

Nell’editoria la cartella equivale a una pagina dattiloscritta di 2 000 battute, spazi inclusi.

Convertire un documento in cartelle è un’operazione molto semplice. Sopra abbiamo visto che Word, nella finestra Conteggio parole, indica anche il totale dei caratteri, spazi inclusi:

conteggio parole word 2

Prendiamo il totale dei caratteri e lo dividiamo per 1 500, il numero caratteri per cartella.

Ad esempio, un documento da 12 000 caratteri, spazi inclusi, corrisponde a 8 cartelle.

Oltre alla cartella e alla parola, c’è anche il sistema di fatturazione a riga. Anche in questo caso non esiste un numero standard di battute, ma la media è di 55. Questo metodo di conteggio era diffuso quando si utilizzava la macchina da scrivere che consentiva di impostare un numero fisso di battute per riga e contare, poi, le righe. Ormai caduto in disuso in Italia, è ancora utilizzato in Germania e per lingue, proprio come il tedesco, che hanno parole tendenzialmente più lunghe rispetto alla media.  

Quanto costa una traduzione?

Qual è dunque il costo di una parola o di una cartella? Dipende da vari fattori, ma due sono quelli fondamentali:

  • la combinazione delle lingue, cioè in che lingua è il testo originale e in quale lingua va tradotto (ad es. una traduzione dall’inglese all’italiano costa meno di una traduzione dall’arabo all’italiano);
  • l’argomento del testo.

Intervengono poi altri fattori secondari, quali:

  • il tipo di traduzione richiesta: tecnica, letteraria, giurata, pubblicitaria, ecc.;
  • l’urgenza;
  • il formato in cui si fornisce il testo da tradurre.

È facile comprendere perché il costo di una traduzione dipende dal tipo di testo e dall’urgenza, mentre non è scontato il motivo per cui il formato del file incide sul preventivo. 

Ecco il perché. Per tradurre, i professionisti del settore utilizzano i cosiddetti strumenti di traduzione assistita, chiamati anche CAT tool. Sono software che accorpano diversi ausili per il traduttore (glossari, dizionari, correttori ortografici e grammaticali) e che permettono di gestire numerosi tipi di file: non solo quelli di Word (.doc o .docx), ma anche di InDesign (.indd) o .html e .xml, per fare solo degli esempi. Tutti questi formati, però, sono editabili: per calcolare il totale delle parole o tradurre il testo è sufficiente aprire il documento.

C’è, però, un tipo di file che non è affatto apprezzato dai traduttori: il PDF (sigla di Portable Document Format). È un formato molto utilizzato perché permette di condividere i documenti e visualizzarli indipendentemente dal sistema operativo, di rendere il contenuto non modificabile (con gli opportuni accorgimenti), cioè di creare una vera e propria “fotocopia” digitale dell’originale.

Per gestire un PDF con un sistema di traduzione assistita è necessario convertirlo in un formato editabile: operazione che richiede tempo e software specifici. Nella migliore delle ipotesi, se il testo è selezionabile, può essere esportato in un file editabile e poi conteggiato e tradotto. Nella peggiore, se il documento è stato digitalizzato con uno scanner non sarà in alcun modo possibile esportare o tradurre il testo. L’unica opzione è utilizzare un programma di riconoscimento dei caratteri (OCR), ma poi sarà necessario intervenire anche pesantemente sul documento ottenuto prima di calcolare il preventivo e di tradurlo.

Tutte queste operazioni incidono sul costo finale della traduzione.

Se vuoi approfondire l’argomento, sul nostro blog trovi il post “Come conteggiare e tradurre file PDF”

I servizi offerti

A livello di servizi offerti, un preventivo di traduzione può contenere servizi diversi, ad esempio:

  • revisione;
  • gestione del progetto;
  • eventuale manipolazione o conversione del file;
  • formattazione, impaginazione, desktop publishing (che si fatturano a parte, a pagina o a ora).

La revisione viene spesso conteggiata a ore, ma anche qui i prezzi variano in base al tipo di servizio richiesto:

  • revisione monolingue (proofreading): effettuata solo sul testo tradotto;
  • revisione bilingue (editing): effettuata confrontando il testo originale e il testo tradotto;
  • revisione bilingue con error report: come sopra, ma con un resoconto degli errori;
  • post-revisione o post-editing: revisione di un testo che è stato tradotto con un motore di traduzione automatica.

Gli sconti

Abbiamo visto che le traduzioni si pagano a parola o a cartella, che la revisione o l’impaginazione si fatturano a ora e che ci sono fattori che possono causare un aumento del prezzo. 

Ma come si calcolano gli sconti?

Gli sconti possono essere di tre tipi:

  • sconto in percentuale sul totale dei servizi;
  • sconto per ogni voce del preventivo;
  • sconto per “coincidenze” o “ripetizioni”.

Per comprendere la natura di quest’ultimo tipo è necessario un breve excursus.

Facciamo l’esempio di un cliente che vuole far tradurre le schede tecniche di una gamma di prodotti, il manuale di istruzioni e magari la pagina web dedicata. Trattandosi di prodotti simili, un certo numero di frasi si ripeterà in tutta la documentazione. Queste ripetizioni in gergo tecnico si chiamano “coincidenze”. È proprio sulla base di queste che si calcolano gli sconti. 

Come fa un traduttore a sapere che in tutta la documentazione ci sono delle frasi che si ripetono e ad applicare uno sconto?

Lo sconto in base alle coincidenze o alle ripetizioni implica l’uso di particolari programmi informatici di ausilio alla traduzione, i CAT tool che abbiamo visto sopra. Nello specifico, dobbiamo considerare la loro funzione chiamata “memoria di traduzione”, cioè la possibilità di archiviare in un database tutte le traduzioni che vengono svolte, per poterle recuperare quando si ripresenta un testo simile da tradurre.

Riprendiamo l’esempio precedente. Ipotizziamo che in 10 schede tecniche sia presente la voce “Temperatura d’esercizio”. Sono 3 parole che, moltiplicate per il numero delle schede, fanno un totale di 30.

Se il fornitore del servizio decide di tener conto delle “coincidenze” (in questo caso delle ripetizioni), calcolerà il preventivo contando 3 parole anziché 30. Si considera cioè che, una volta tradotta la voce “Temperatura d’esercizio” la prima volta, essa non dovrà essere più tradotta.

Chiaramente, questa è una semplificazione estrema, che serve solo a far capire che non sempre il cliente pagherà per tutte le parole di un documento. In un prossimo articolo parleremo in dettaglio degli strumenti di traduzione assistita, di come funzionano le coincidenze, o ripetizioni, e dei vantaggi per i clienti che si affidano a professionisti che usano questi software.

Per concludere, chi compra un servizio di traduzioni, deve necessariamente sapere queste cose? In fondo, quello che interessa al cliente è conoscere il costo del servizio e avere il documento tradotto. Tuttavia, sapere che un preventivo può essere calcolato in modi diversi può consentire di confrontare due quotazioni. Se una è basata sul totale delle parole e l’altra sulle cartelle, sarai in grado di fare una conversione e valutare la differenza di prezzo. Oppure, se invierai un documento in PDF, saprai perché il prezzo è elevato.

Meglio conosciamo il settore dei servizi di traduzione, meglio potremo valutare le offerte ricevute per poter scegliere con maggior consapevolezza.

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