Tres técnicas simples para aumentar la productividad

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Tres técnicas simples para aumentar la productividad

Los traductores técnicos, como la mayoría de los profesionales que trabajan principalmente en línea, se ven expuestos a muchas distracciones, tanto del mundo virtual como del ambiente circundante. En este breve artículo explicaremos tres técnicas simples, o, mejor dicho, una técnica real y dos «truquitos» que permiten recuperar el control de nuestro tiempo y así aumentar la productividad.

La técnica Pomodoro

De acuerdo con lo que se informa en el sitio web http://pomodorotechnique.com/, esta técnica, ahora bastante conocida, fue inventada en los años ochenta por Francesco Cirillo, entonces estudiante. A partir de un concepto básico muy simple, el autor ha desarrollado una técnica completa para gestionar el tiempo que ha plasmado en un libro publicado con licencia Creative Commons, que dispone de una versión digital gratuita en línea y una versión impresa (The Pomodoro Techinique) en Amazon.

Esta técnica se basa en la idea de que es difícil mantener la atención durante más media hora. Por tanto, el primer objetivo será reducir los proyectos en curso a una serie de actividades que podamos completar en menos de media hora. Entonces, cuando realicemos cada actividad, tendremos que trabajar de forma continua, sin distraernos. En la práctica, ¿cómo se hace?

Lo primero es conseguir un reloj de cocina, que, aunque esta técnica tome el nombre de uno como el que se muestra en la imagen, no es necesario que tenga forma de tomate. Una vez elegida la actividad que debemos completar, ajustamos el temporizador para que se detenga dentro de 25 minutos. Durante ese tiempo y hasta que el temporizador del reloj suene, debemos trabajar ignorando cualquier estímulo y tentación como puede ser leer el correo, levantarse, contestar el teléfono, etc. Después de terminar la tarea, se hace una breve pausa de unos 5 minutos y se pasa a la siguiente actividad. En caso de necesitar más tiempo para terminar lo que nos hemos propuesto, podemos repetir el ciclo tantas veces como sea necesario. Después de realizar cuatro ciclos, resulta recomendable tomar un descanso más largo (de entre 10 y 15 minutos).

Aunque se puede usar cualquier tipo de temporizador, parece que el leve estrés causado por el tictac de los relojes mecánicos aumenta la productividad. Este sonido unido a la ansiedad ante la finalización del ciclo nos ayuda a trabajar de manera más eficiente. Además, al evitar interrupciones y distracciones, mejoramos el nivel de concentración. Asimismo, resulta más fácil contabilizar las horas trabajadas, ya que solo hay que multiplicar los 25 minutos por el número de ciclos completados en cada proyecto. Obviamente, no se trata de una ciencia exacta: aquellas personas capaces de mantener la concentración durante más tiempo pueden preferir aumentar el número de minutos, o bien reducirlo en el caso contrario. Sin embargo, esta técnica no está indicada para los que comparten oficina con otras personas, a menos que se utilicen temporizadores de software y el sonido se reproduzca por auriculares.

La técnica Rodizio

Cualquier persona que trabaje en una oficina puede beneficiarse de este otro sistema, truco trivial más bien, que, sin embargo, tiene el efecto deseado: evita que se nos moleste, por lo que nos concede el tiempo necesario para realizar una actividad. Denominaremos este sistema «técnica Rodizio», en honor al tipo de restaurante típico de Brasil. En estos restaurantes, por lo general churrascarías (es decir, locales especializados en carne local a la parrilla), los camareros sirven los diferentes platos a los clientes de forma continua a un precio fijo hasta que sacian su apetito. Esta señal se hace mediante una veleta metálica o de cartón con los extremos de color, uno rojo y otro verde. Cuando se muestra el extremo rojo, el camarero sabe que no debe proponer más platos. Cuando se está listo para empezar de nuevo, se gira el marcador y se muestra el extremo verde. Sin embargo, la dificultad de esta técnica reside por completo en la posibilidad de encontrar uno de estos artilugios... En serio, resulta muy fácil de poner en práctica: cuando tengamos la necesidad de concentrarnos durante un periodo de actividad más o menos largo, solo tendremos que poner el marcador en el extremo rojo, para así hacer saber a los compañeros que nos encontramos en modo «no molestar». Ya que en las oficinas modernas ya no hay puertas con un picaporte del que colgar aquella tarjetita propia de los hoteles, la técnica Rodizio sirve como un sustituto excelente. Al final, los compañeros comprenden que la «amenaza» de no responder durante los periodos en color rojo es real y nos dejan trabajar tranquilamente. Una vez más, puede parecer una broma, pero las personas que han intentado (y lo han recomendado) aseguran que funciona.

La técnica del (segundo) monitor apagado

Por último, un truco para aquellos que trabajan solos y tienen la tendencia de pasear los ojos por las distintas ventanas abiertas en la pantalla. Nos guste o no, los autónomos nos vemos obligados a comprobar el correo electrónico con frecuencia y, normalmente, siempre tenemos abierta alguna aplicación como Outlook, Thunderbird o incluso la página del proveedor de correo electrónico. El truco para no caer en la tentación de que se nos vayan los ojos al correo cada dos minutos es, una vez más, obvio pero eficaz: basta con apagar el monitor. Evidentemente, solo podremos seguir esta técnica si trabajamos con dos monitores: dejamos encendido el monitor con el programa que realmente estemos utilizando y desplazamos al otro todas esas ventanas que son fuente de distracción. La ventaja es que las notificaciones de sonido siguen reproduciéndose, pero al no estar todo el rato llevando el ojo a esas ventanas, será más fácil centrarse en el resto. Otra ventaja de cerrar los programas que no son necesarios a la hora de trabajar es que así se evitan todos esos tiempos muertos de reinicio.

Como vemos, disponemos de muchos métodos que tratan de echarle una mano a nuestra fuerza de voluntad y son muy variados. Dado que la distracción, ya sea en la forma de la Biblioteca de Babel o de compañeros de trabajo parlanchines, está siempre al acecho, resulta oportuno estar preparados.

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