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5 consejos para evitar daños al comprar servicios de traducción

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5 consejos para evitar daños al comprar servicios de traducción

Artículo traducido al castellano por Gloriana Cocozza.

Cómo obtener servicios de traducción, de manera consciente e informada

Este artículo está dirigido a empresarios que desean exportar sus productos al exterior. Trataré de explicar cómo contratar servicios de traducción profesionales, de manera inteligente e informada. Después de más de quince años de experiencia en el sector de los servicios lingüísticos, he llegado a la conclusión de que encontrar a un proveedor y las tecnologías que cumplan nuestras expectativas es más difícil de lo que uno piensa, sobre todo las primeras veces. Este artículo servirá a quien tenga la necesidad de traducir documentos, sitios web, software, contenido audiovisual, etc., y a quien desea obtener un servicio de buena calidad a la primera.

Particularidades del mercado de la traducción

Hablemos brevemente sobre las particularidades del mercado de la traducción.

Los últimos años han estado influenciados por dos tendencias relacionadas, pero distintas con respecto a sus efectos.

Por una parte, existe una gran tendencia a que se formen largas cadenas de intermediarios, en las que el cliente final pierde de vista quién está traduciendo en realidad. También, el precio aumenta, pero sin añadir ningún valor.

Por otro lado, las compañías compiten entre sí a un nivel más global. Debido a la «mercantilización» (commoditization) del producto, la única cosa que cuenta es el precio, y para conseguir clientes, los proveedores compiten a la baja, ofreciendo precios que en algunos casos resultan prácticamente insostenibles. Por tanto, deciden contratar o subcontratar personal joven e inexperto, lo cual resulta en un deterioro general en la calidad.

Para ejemplificar esta situación, podríamos hacer una analogía con el mercado de los tomates. En una granja de Almería el kilo de tomates vale 30 céntimos; este mismo kilo se puede encontrar por un precio cinco veces más alto en el supermercado; y al mismo tiempo, esos tomates deben competir con los tomates que proceden de los invernaderos holandeses que no saben a tomates, pero son muy económicos. Esto conlleva a que los agricultores españoles terminen regalando su verdura en una plaza, en modo de protesta.

Como si fuera poco, otra peculiaridad del sector es el intrusismo, lo cual ha dado paso a la proliferación infinita de agencias de traducción que en realidad están formadas por una o dos personas (a menudo un matrimonio), quienes se anuncian en internet como una compañía grande.

Sus páginas web son fáciles de reconocer porque se asemejan mucho. Por ejemplo, la mayoría presentan fotos genéricas de personas que se dan la mano, empleados sonrientes, paisajes de ciudades del mundo, banderas, puentes, etc.

Igualmente, si se leen los textos, se encuentran casi siempre los mismos conceptos: «ofrecemos traducciones en cualquier combinación lingüística, hechas por los mejores profesionales, con titulación universitaria, nativos, somos rápidos, puntuales», etc.

Sin embargo, muy a menudo es solamente una pareja que trabaja desde casa.

¿Qué hacer cuando se necesitan traducciones?

¿La solución? Se puede dividir en 3 conceptos principales:

  1. reducir o eliminar los intermediarios
  2. juzgar según el precio no es la mejor estrategia
  3. para obtener el mejor resultado, debemos primero «hacer los deberes»

Cuando necesitamos una traducción, hay que evitar sobre todo la tentación de buscar atajos.

Por ejemplo, no recomiendo lanzarse en una simple búsqueda en Google y escoger entre los primeros resultados que aparezcan.

Tampoco aconsejo el «hágalo usted mismo» o peor aún, optar por el sobrino que hizo el Erasmus en Londres, ni mucho menos la traducción automática de Google Translate o similares. Esto no significa que debamos descartar de inmediato la traducción automática. Desde hace años que luchamos por el uso correcto de la automatización y de la tecnología aplicada a la traducción, como se puede ver también en nuestro artículo sobre la traducción automática.

En lugar de aplicar estos remedios de corto plazo, lo más sensato es seguir un método estructurado que se puede resumir en 5 pasos:

  1. planificar el contenido que deseamos traducir
  2. definir los objetivos y exigencias
  3. nombrar a un responsable del proyecto
  4. seleccionar los recursos oportunos
  5. firmar un contrato de servicio

 

1. Planificar la comunicación multilingüe

La traducción debe incluirse en la estrategia de comunicación de la empresa.

Por ejemplo, cuando una empresa elige una tecnología para la publicación de contenidos, deberá considerar desde el inicio si ciertos contenidos serán traducidos, y de ser así, elegir los idiomas. A partir de esa decisión, se deberán tomar en cuenta diferentes factores relacionados con la parte gráfica, codificación de los idiomas y desarrollo.

En general, siempre se aconseja optar por los formatos «abiertos», es decir, aquellos que no pertenecen a un sistema o tecnología en particular. Los formatos abiertos cuentan con la ventaja principal de no estar ligados a un único desarrollador, y por tanto, no siguen los caprichos del mercado. Me refiero a los formatos utilizados por OpenOffice / LibreOffice, como OpenDocument, o bien los formatos HTML, XML, Portable Object, LaTeX, etc.

Algunos de estos formatos son más compatibles para la traducción que otros. En el caso de documentos, diría que XML y HTML forman parte de los «buenos», y el PDF de los «malos».

En pocas palabras, lo importante es usar siempre el formato correcto, lo ideal es que sea abierto, pero es aún mejor si es fácil de traducir. Con «fácil de traducir», me refiero a que puede traducirse directamente desde un software de traducción asistida (las conocidas herramientas TAO), sin necesidad de convertir el formato y realizar pasos intermedios, que siempre conllevan riesgos y no dan garantía contra la pérdida de datos al 100%.

También, se aconseja mantenerse informado o consultar a los expertos en localización antes de tomar una decisión, porque nos ahorrará dinero y dolores de cabeza.

2. Definir objetivos y exigencias

En este paso debemos establecer el objetivo específico del proyecto de traducción, o mejor, del proyecto de comunicación comercial multilingue.

¿Qué necesitamos? ¿Qué queremos obtener exactamente?

Por ejemplo, si nuestro objetivo es darnos a conocer o vender nuestro productos a un público internacional, tendríamos que dar prioridad a los contenidos relacionados con este producto.

Muchas veces no es necesario traducir todos los contenidos al mismo tiempo. Se recomienda escoger solo aquellos que nos interesan para atraer el público objetivo.

Un ejemplo típico es la sección de noticias de un sitio web. ¿Es de interés para nuestros clientes franceses saber que en el 2014 participamos en una feria en Turín? Para rebajar los costos de traducción, antes de que nos soliciten 5 presupuestos y escojan el más económico, conviene eliminar todos los contenidos superficiales o reescribir los textos originales con el fin de traducir textos más resumidos y claros, tal vez usando un lenguaje controlado.

Es igualmente necesario definir claramente los idiomas y los países de destino.

No caigamos en el error de pedir traducciones «en africano», como ya me ha pasado.

Dependiendo del tipo de texto, también se debe prestar atención a las variaciones regionales, como en el caso del español, que se escribe y se habla de manera diferente en los diversos países de América Latina.

Si necesitamos una traducción en uno o dos idiomas, puede ser apropiado asignar la tarea a traductores autónomos, en lugar de a una empresa o incluso contratar temporalmente un traductor interno. De esta forma, tendremos un contacto más directo y la comunicación será más fluida.

En otros casos, especialmente si los idiomas de destino son numerosos, elegir una empresa de traducción evitará la difícil tarea de buscar y contactar a múltiples candidatos.

3. Nombrar un responsable del proyecto

Las dos primeras fases normalmente involucran a más de una persona en una empresa, pero llegará el momento en que solo una persona se encargará de tomar ciertas decisiones y quien será responsable de investigar y seleccionar al proveedor adecuado en función de las necesidades identificadas en la fase anterior.

Entre las diversas tareas de esta persona, además de la elección del proveedor, se encuentran:

  • mantener el contacto entre todas las personas involucradas en el proyecto
  • estar al tanto de todos los aspectos del proyecto que estén en progreso
  • tener la capacidad de transmitir con eficacia la información útil
  • responder las preguntas
  • y, muy importante, dar retroalimentación durante y después del proyecto

Para garantizar que todas las personas involucradas en el proyecto de comunicación sigan las mismas reglas, puede ser útil redactar una guía de estilo. Aquí, el traductor sabrá, por ejemplo, si el cliente desea mantener un tono formal o informal, cómo lidiar con ciertos términos, cuáles palabras «prohibidas» evitar, etc.

Del mismo modo, para proyectos más complejos, se puede acordar un sistema fácil de preguntas y respuestas para comunicarse de forma más sistemática con los traductores y resolver cualquier duda. Para esto, se puede compartir una simple hoja de cálculo, o bien se puede buscar un sistema en línea que permita gestionar, responder, archivar, buscar y reutilizar la información o, incluso, se puede utilizar un sistema chat como Slack o Mattermost.

En cualquier caso, lo ideal es centralizar toda la comunicación para evitar que se pierda información y tiempo.

4. Seleccionar los recursos oportunos

Dependiendo del tipo de tarea, volumen, complejidad y fecha de entrega, la selección del proveedor de traducción puede tomar mucho tiempo.

En este caso existen algunos atajos para reducir los imprevistos. Para comenzar, puede ser una buena idea preguntar a los contactos personales y comerciales si pueden recomendar un traductor o una agencia. Tener referencias confiables es de gran importancia. Las redes sociales y los foros profesionales como LinkedIn ayudan mucho en este aspecto. Si alguien que conocemos ha estado en la misma situación y ha hecho parte de «la tarea», ¿por qué no aprovecharlo?

Luego, están las asociaciones de traductores, que en muchos casos ofrecen en su sitio listados de traductores y algunos instrumentos de búsqueda y filtrado. Para obtener más opciones, podemos abordar portales específicos, como ProZ, Translatorscafé, Translatorsbase y otros. A este punto ya deberíamos haber encontrado un número suficiente de potenciales proveedores.

En el caso de las empresas, los pasos son similares. Después de haber realizado la solicitud a nuestros contactos, podemos contactar a las asociaciones nacionales y sucesivamente a los marketplaces ya mencionados.

El objetivo de todo esto es seleccionar posibles proveedores para contactarlos. Aunque hoy en día es mucho más cómodo enviar un correo electrónico es sorprendente la cantidad de información que se obtiene a partir de una llamada telefónica. En algunos casos, el contacto telefónico puede ser un factor determinante en la elección final.

Después del primer contacto, podemos enviar una solicitud, indicando toda la información sobre el trabajo en cuestión, en particular:

  • idioma del texto original
  • idioma a traducir, también llamado «idioma 2», «idioma de destino» o «idioma de destino»
  • fecha de entrega
  • volumen estimado (en palabras, carpetas o páginas)
  • el texto completo (o al menos una muestra)

Además de una cotización, también podemos solicitar disponibilidad para aplicar una prueba de traducción.

Los traductores generalmente aceptan una prueba de traducción de al menos 300 palabras, y una vez recibida, las pruebas pueden enviarse a otros traductores o agencias para su evaluación. A veces, algunos traductores prefieren enviar muestras del trabajo realizado en el pasado.

Finalmente, es aconsejable preguntar si el proveedor tiene la capacidad de gestionar los volúmenes solicitados y si ofrece garantías en caso de reclamos. Además, no es necesario enviar todos los contenidos a traducir al mismo tiempo, pero la primer entrega nos servirá para confirmar nuestra elección.

5. Firmar un contrato de servicio

Si la carga de trabajo y el tipo de trabajo lo requieren, antes de comenzar, se recomienda estipular un contrato que vincule a las partes. Este contrato debe incluir los términos de la provisión de servicios, por ejemplo:

  • definición del servicio (traducción, revisión, maquetación ...)
  • idiomas de origen y destino
  • formatos originales y de destino
  • términos de la entrega
  • tarifas y condiciones de pago
  • protocolo en caso de quejas y reclamaciones

Conclusión

En este breve artículo he evitado el tema de la tecnología aplicada a la traducción, porque tomo por sentado que los posibles proveedores usen todos las herramientas informáticas necesarias para ofrecer un servicio moderno y eficiente.

También, en este caso aconsejo optar, si es posible, alternativas abiertas (open source) como OmegaT, que utilizan formatos de archivos compatibles con otros programas. A lo largo de los años, Qabiria ha trabajado con este programa y podemos garantizar que la madurez que ha alcanzado lo sitúa al mismo nivel del software comercial.

Sin embargo, lo importante a tener en cuenta es que en nuestro sector los trabajos de prisa y corriendo no conducen a buenos resultados, en términos de costos y calidad.

Los 3 factores que entran en juego son usualmente el costo, la fecha de entrega y calidad, y estos deben estar equilibrados.

Si insistimos en obtener una tarifa baja, es posible que el tiempo y la calidad se vean afectados.

Igualmente, si la fecha de entrega es muy próxima, porque esperamos hasta el último momento para contactar al traductor, es probable que la tarifa sea más alta y que la calidad no sea satisfactoria.

Si nos dedicamos a realizar cada uno de los pasos con calma, tendremos más tiempo para tomar una decisión, y de seguro que esto beneficiará nuestros bolsillos y obtendremos un mejor resultado.

¿Necesitas traducir tu documentación o tu web? ¡Hablamos!

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