¿Genérico o personalizado? Cómo elegir el mejor sistema de gestión de proyectos para tu agencia

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¿Genérico o personalizado? Cómo elegir el mejor sistema de gestión de proyectos para tu agencia

Si bien los gestores de proyecto son los responsables de que la ejecución y compleción de los proyectos de traducción se lleve a cabo, en la actualidad, la implementación de sistemas de gestión es una práctica vital para garantizar una colaboración, control y calidad exitosos. Los sistemas de gestión de traducción actuales varían mucho según sus características y precio, pero en una industria altamente competitiva como esta, los sistemas de gestión de traducción son esenciales para el desarrollo logístico de las agencias. Ya sea una empresa de traducción pequeña o mediana, la inversión en un software que se ajuste a su forma de trabajo es fundamental.

Una alternativa además de invertir en una solución dedicada a proyectos de traducción es comprar o alquilar un sistema de gestión de proyectos genérico. Sin embargo, la personalización de una solución genérica podría ser costosa, y podría causar efectos negativos de corto y largo plazo. Por ejemplo, debido a la diversa naturaleza de cada proyecto de traducción, la mayoría de las opciones económicas de programas para la planificación de recursos de empresa (Enterprise Resource Planning, en inglés) no están diseñados para cumplir con los diversos criterios de facturación utilizados en el sector, tales como: recuento de palabras, combinación de idiomas, nivel de complejidad, coincidencias parciales, entre otros. Aunque estos sistemas parecen ser soluciones muy viables, pronto un gestor de proyectos se sentirá frustrado por las limitaciones que presentan estos sistemas genéricos, y deseará tener un sistema que dé un seguimiento efectivo de las fechas de entrega, del progreso de los proyectos, la lista de clientes y las fases de facturación.

Las siguientes son algunas de las características que la mayoría de los sistemas genéricos de gestión de proyectos carecen y que en cambio están presentes en las soluciones específicas para el sector de la traducción:

  • Mecanismos de cotización y facturación dedicados a los servicios de traducción.
  • Recuento de palabras de los archivos y cálculo de la tarifa, según las coincidencias parciales cuando se crean nuevos proyectos.
  • Correspondencias automáticas entre proyectos, traductores o revisores.
  • Compatibilidad con los archivos de análisis producidos por los programas de traducción y localización, por ejemplo: SDL Trados, memoQ, Star Transit, entre otros.
  • Soporte para múltiples divisas y zonas horarias.
  • Flujos de trabajo predefinidos, tales como: traducción, traducción + edición, traducción + edición + revisión, incluyendo las notificaciones automáticas a todos los miembros del proyecto.

Estas son tareas que suele realizar el gestor de proyectos, y para garantizar eficiencia, estas tareas deben ser desarrolladas en un solo sistema. De lo contrario, sería muy caótico para un PM aplicar distintas tarifas de traducción a diferentes pares de idiomas y clientes. Si a pesar de esto todavía estás considerando utilizar un sistema genérico para la gestión de proyectos de traducción (Translation Management System, en inglés), las características mencionadas antes deberían tomarse en cuenta a la hora de modificar un sistema genérico.

TMS independiente o TMS con editor de traducción integrado

Ahora que ya hemos discutido sobre la importancia de adoptar un sistema dedicado a la gestión proyectos de traducción, es necesario también tratar de los dos principales tipos de sistemas de gestión de traducción. Podemos encontrar:

  1. programas TMS completos (inclusive con funciones dedicadas a la facturación) o bien
  2. TMS que también incluyen un editor de traducción integrado.
El primer tipo usualmente ofrece consolas de gestión y plantillas más sofisticadas, pero no ofrece un entorno de traducción en el que los lingüistas puedan trabajar. Para cubrir el proceso de traducción con estos sistemas, es necesario que los recursos descarguen los archivos, los traduzcan externamente y finalmente los suban nuevamente al sistema cuando estén traducidos.

El segundo tipo ofrece características similares (aunque a menudo no tan sofisticadas) en cuanto a la parte de gestión, combinadas con un editor de traducción, cuya complejidad puede variar. Puede ser tan básico como con un editor de dos paneles o puede ser tan avanzado como una herramienta TAO cualquiera. En este caso, no es necesario que los lingüistas descarguen los archivos. La traducción y revisión se puede llevar a cabo directamente desde la misma aplicación.

TMS TranslationProjex

La pregunta con respecto a cuál TMS es mejor para tu agencia dependerá de tus necesidades y exigencias. Si estás interesado en mejorar la organización en general de tu negocio, pero estás satisfecho con las herramientas externas que utilizas para traducir, entonces no hay necesidad de invertir en un TMS con un editor de traducción integrado. Sin embargo, hay casos en los que la agencia está interesada en reducir gastos en licencias, y un sistema de gestión con un editor integrado representa una oportunidad muy provechosa.

Obviamente, la decisión dependerá de los activos de la agencia, ya sean licencias de herramientas TAO o infraestructura IT. Para tener una base sólida, se necesita realizar un estudio sobre los planes de crecimiento de la empresa, así como su estrategia de mercado, ya que el precio varía según el número de usuarios (gestores de proyectos, contadores, clientes, traductores), el número de proyectos abiertos, e incluso el volumen de los proyectos (usualmente estos se miden en cadenas o palabras). Si tu agencia busca una solución para mejorar la organización de empresa, entonces el primer tipo de TMS antes descrito será más conveniente.

Si necesitas ayuda para elegir una herramienta de gestión de proyectos, puedes contactar con nosotros. Tenemos un paquete especial de una hora de consultoría más una herramienta comparativa en Excel para que encuentres el sistema que mejor se ajuste a tus necesidades. Contacta con nosotros para más detalles.

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