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Horas (des)contadas: cómo leer el presupuesto de una traducción

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Artículo traducido al castellano por Gabriela Richarte.

A menudo, cuando se necesita traducir un sitio o un documento a otro idioma y se recibe un presupuesto de servicio de traducción, no resulta fácil interpretarlo. Esto se debe a que, en el sector de los servicios lingüísticos, se sigue una serie de normas que no son habituales en otro sector. En este artículo explicamos cómo interpretar una oferta comercial inherente al servicio de traducción.

Como ejemplo de partida, supongamos que recibimos el presupuesto para una traducción de italiano a español de un manual de uso de una máquina industrial.

El archivo, además de los datos fiscales del proveedor de servicios, el número de presupuesto y los datos del cliente, tendrá un desglose del núcleo del presupuesto, es decir las líneas con los servicios ofrecidos. El archivo podría tener este aspecto:

presupuesto traduccion 2

o este:

presupuesto traduccion 1

Para quienes están acostumbrados a ver trabajos presupuestados por horas, puede sorprenderles que una traducción se calcule por "palabras" o "páginas" (en algunos países hispanohablantes también se habla de "fojas", veremos más adelante a qué nos referimos). ¿Cómo funcionan estos sistemas de cotización?

¿Cómo se cuentan las palabras de un documento?

Para calcular el número de palabras de un documento y hacerse una idea aproximada del costo, se puede utilizar el editor de textos de Microsoft Word. Basta con abrir el documento y el total se visualizará en la barra inferior izquierda:

contar palabras

Otra alternativa es seleccionar la pestaña "Revisar" y hacer click en "Contar palabras". Se abrirá una ventana con el contenido solicitado:

contar palabras 1

Además de las palabras totales, encontramos otra información, como el número de caracteres -con o sin espacios-. Este dato es útil para convertir documentos.

Por otro lado, si el documento original no está en formato Word, saber cuántas palabras o páginas (fojas) contiene es más complicado. Existen varios programas que cuentan palabras de archivos en diferentes formatos, como por ejemplo PDF. Nosotros nombramos dos: PractiCount o Anycount

Es importante subrayar que el total de palabras puede no coincidir con el del traductor, ya que las reglas de conteo varían en función de la herramienta utilizada. 

¿De qué depende esta diferencia?

Un texto no solamente incluye palabras, sino números, fechas, cadenas alfanuméricas, puntos de suspensión, hipervínculos, rutas de archivos, etc., que no son interpretados y contabilizados de manera unívoca por todas las herramientas. Sin entrar en las diferencias entre los métodos de recuento de las herramientas utilizadas por los traductores, podemos ver que el mismo Word, no nos proporciona siempre el mismo resultado. 

Por ejemplo el porcentaje: si escribimos "30%", nos calcula una palabra. Si por el contrario, escribimos "30 %", con un espacio indivisible (non-breaking space) entre el número y el símbolo, resultan dos palabras. Sin embargo, hemos escrito lo mismo.

Tomemos otro ejemplo con una lista en viñeta y otra numérica. Si escribimos:

"El paquete contiene:

  • un kit de instalación
  • una guía rápida
  • un manual de uso"

Word calcula 14 palabas.

Si en su lugar, escribimos:

"El paquete contiene:

  1. un kit de instalación
  2. una guía rápida
  3. un manual de uso"

Nos calcula 17 porque los números de la lista se consideran palabras.

Es fácil comprender que la misma herramienta nos de resultados coherentes y es más probable aun que las diferentes herramientas adopten distintas herramientas de cálculo.

Además de las diferencias de cálculo, las estimaciones basadas sobre el total de palabras tiene la ventaja de ser transparentes para los clientes, mientras que las calculadas por página resultan más difíciles de interpretar. 

El sistema que utilizan las páginas se remonta a la época en la que la máquina de escribir todavía estaba en uso y el recuento solía hacerse en el número de páginas de papel. Este sistema ha permanecido en uso aun después de la llegada de las computadoras. ¿Qué se entiende, entonces, por página

Depende.

Sí, porque la página no tiene un valor estándar. 

Si hablamos de traducción técnica, una página (foja) equivale a una hoja de 25 renglones por 55/60 caracteres por renglón (para un total de 1 375/1500 caracteres con espacios incluidos).

Para traducciones en papel legal, por ejemplo, un certificado de nacimiento, una página equivale a 25 renglones y 50 caracteres por renglón (para un total de 1250 caracteres con espacios incluidos).

En editorial la página equivale a una hoja mecanografiada de 2 000 caracteres, espacios incluidos.

Convertir un documento en una página es una operación muy sencilla. Arriba vimos que Word, en la ventana de Contar Palabras, indica también el total de caracteres, espacios incluidos.

contar palabras espacios

Tomemos el total de los caracteres y dividámoslo por 1 500, el número de caracteres por página.

Por ejemplo, un documento de 12 000 caracteres, espacios incluidos, corresponde a 8 páginas.

Además de la página y la palabra, también hay que tener el cuenta el tipo de facturación de línea. En este caso tampoco existe un número estándar de caracteres pero la media es de 55. Este método de conteo era muy común cuando se utilizaba la máquina de escribir, que permitía establecer un número fijo de caracteres por renglón y contar, después, los renglones. Actualmente se trata de un sistema de muy poco uso en España, aunque en Alemania aún se utiliza, incluso si se trata de un idioma cuyas palabras tienden a ser más largas respecto de la media.  

¿Cuánto cuesta una traducción?

¿Cuál es, entonces el costo de una palabra o de una página? Depende de varios factores pero solo dos son fundamentales:

  • la combinación de idiomas, es decir, en qué idioma se encuentra el texto original y a cuál debe ir traducido (por ejemplo, una traducción de inglés al español cuesta menos que una traducción del árabe al español)
  • tema del texto.

Luego, otros factores pueden intervenir:

  • el tipo de traducción solicitada: técnica, literaria, jurada, publicitaria, etc.
  • la urgencia
  • el formato en el que se entrega el texto a traducir

Es fácil comprender por qué el costo de una traducción depende del tipo de texto y de la urgencia, pero hay que considerar que también el formato de archivo afectará considerablemente sobre el presupuesto. 

Para traducir, los profesionales del sector utilizan las denominadas herramientas de traducción asistida, también llamadas herramienta TAO o CAT tool. Se trata de softwares que reúnen diferentes ayudas para el traductor (glosarios, diccionarios, correctores ortográficos y gramaticales) y que permiten gestionar muchos tipos de archivos: no solamente los archivos Word (.doc o .docx) sino también los archivos InDesing (.indd) o .html o .xml por dar algunos ejemplos. Todos estos formatos son editables: para calcular el total de palabras o traducir el texto basta con abrir el documento.

Existe, sin embargo, un tipo de archivo que los traductores no aprecian en absoluto: los PDF (sigla de Portable Document Format). Se trata de un formato muy utilizado gracias a que permite compartir documentos y visualizarlos independientemente del sistema operativo que se use, para que el contenido no pueda ser modificado, es decir, crea una verdadera "fotocopia" digital.

Para gestionar un PDF con una herramienta TAO es necesario convertirlo a un formato editable: operaciones que requieren tiempo y softwares específicos. En la mejor de las hipótesis, si el texto es seleccionable, puede exportarse a un archivo editable, luego contarse y traducirse. En el peor de los casos, si el documento fue escaneado con un escáner no será posible exportar o traducir el texto. La única opción es utilizar un programa de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), peor luego será necesario intervenir mucho en el documento obtenido antes de calcular el presupuesto y traducirlo.

Todas estas opciones inciden en el costo final de la traducción.

Si quieres profundizar sobre este tema, en nuestro blog econtrarás el post "Cómo analizar, modificar y traducir PDF sin morir en el intento"

Servicios ofrecidos

En cuanto a los servicios ofrecidos, un presupuesto de traducción pude contener servicios diversos, por ejemplo:

  • revisión
  • gestión del proyecto
  • eventual manipulación o conversión de archivos
  • formato, maquetación, desktop publishing (que se factura aparte, por página o por hora)

La revisión a menudo se cuenta por horas, pero incluso aquí los precios varían según el tipo de servicio requerido:

  • revisión monolingüe (proofreading): solo en le texto traducido
  • revisión bilingüe (editing): comparando el texto original con la traducción
  • revisión bilingüe con error report: como arriba pero con un informe de errores
  • posedición: revisión de un texto que fue traducido con un motor de traducción automática

Descuentos

Hemos visto que las traducciones se pagan por palabra o por página, que la corrección o la maquetación se facturan por hora y que son factores que pueden incidir en el aumento del precio. 

¿Cómo se calculan los descuentos?

Los descuentos pueden ser de tres tipos:

  • descuento como porcentaje del total de servicios
  • descuento por cada artículo del presupuesto
  • descuento por "coincidencia" o "repeticiones"

Para comprender la naturaleza de este último tipo es necesario un breve paréntesis.

Tomemos por ejemplo un cliente que quiera hacer traducir las fichas técnicas de una gama de productos, el manual de instrucciones y, quizás su página web. Tratándose de productos similares, es probable que se repitan frases en toda la documentación. Estas repeticiones se llaman "coincidencias". Los descuentos, entonces, se calculan basándose en las coincidencias que se encuentren en la documentación. 

¿Cómo hace un traductor que hay frases repetidas y cómo aplica el descuento?

El descuento basado en las coincidencias o repeticiones implica el uso de programas especiales que asisten a la traducción, las herramientas TAO que vimos antes. En concreto, debemos considerar su función "memoria de traducción", es decir, la posibilidad de guardar todas las traducciones realizadas en una base de datos para poder recuperarlas cuando se nos presenta un texto similar a traducir.

Tomemos el ejemplo anterior. Supongamos que en 10 fichas técnicas se repite la palabra "temperatura de funcionamiento" Son 3 palabras que, multiplicadas por el número de fichas, hacen un total de 30.

Si el proveedor de servicios decide tener en cuenta las "coincidencias" (en caso de las repeticiones), calculará el presupuesto contando 3 palabras en lugar de 30. Se considera que, una vez traducido el segmento "Temperatura de funcionamiento" una vez, no deberá volver a traducirse.

Claramente, se trata de un ejemplo muy banal que solo nos sirve para dejar en claro que el cliente no siempre pagará por todas las palabras de un documento. En otro artículo hablaremos en detalle de las herramientas de traducción asistida, sobre cómo funcionan las coincidencias o repeticiones y de las ventajas para los clientes que confían en profesionales que utilizan este tipo de herramientas.

A modo de conclusión, quien compra un servicio de traducción, ¿debe necesariamente saber qué es? Al fin y al cabo, lo que le interesa al cliente es conocer el costo del servicio y tener el documento traducido. Sin embargo, saber que un presupuesto puede ser calculado de distintas maneras puede permitir su comparación. Si una está basada en el total de palabras y la otra en páginas, estarás en grado de hacer una comparación y valorar la diferencia en el precio. Además, si envías un documento en PDF y aumenta su costo, ya sabes por qué es.

Mientras mejor conozcamos el sector de los servicios de traducción, mejor podremos evaluar las ofertas recibidas y tomar una decisión que nos resulte conveniente.

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