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Emergencia idioma: cómo solicitar servicios de traducción

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Emergencia idioma: cómo solicitar servicios de traducción
Artículo traducido al castellano por Gabriela Richarte.

Quien desea ponerse en contacto con una empresa de traducción para solicitar un presupuesto para una traducción profesional no siempre sabe qué información incluir en su solicitud. A menudo, llegan mensajes como «me gustaría traducir este documento» sin siquiera indicar en qué idioma debe ser traducido. O llega un correo que dice «quisiera hacer traducir un manual del italiano al español» sin agregar un archivo adjunto.

Es lógico: quien no pertenece a este sector desconoce cuáles son los datos necesarios que se necesitan para elaborar un presupuesto por servicios lingüísticos. En este artículo explicamos qué debe especificarse y qué archivos deben ser proporcionados para obtener una respuesta satisfactoria para este tipo de servicio.

Información básica para obtener un presupuesto de traducción

Cuando solicites un servicio de traducción, no olvides indicar lo siguiente:

  1. el idioma en el que está escrito el texto (lo que en la jerga de la industria se llama «lengua de origen»)
  2. la lengua a la que se va a traducir (la «lengua de destino» o «lengua de llegada»)
  3. el país o mercado de destino
  4. el plazo deseado de entrega
  5. cualquier servicio adicional.

Además de esta información, no olvides adjuntar el archivo de preferencia en un formato editable, es decir, que pueda ser abierto con Word o un editor de texto y no en PDF. Ya veremos el por qué.

Idiomas de origen y destino

Especificar el idioma del documento o sitio a traducir puede parecer superfluo. ¿No basta con abrir el archivo para ver en qué idioma está escrito? No siempre. Por ejemplo, un documento escrito en serbio con caracteres cirílicos, si no se sabe serbio, es muy similar a un documento en ruso.

Además, la persona que recibe la solicitud de presupuesto para la traducción puede no ser la persona que hará la traducción en sí, por lo que no es seguro que sepa reconocer todos los idiomas a simple vista. Esto casi siempre ocurre cuando se envía la solicitud a una agencia de traducción, donde las solicitudes de presupuesto se derivan al departamento del idioma correspondiente.

En segundo lugar, indicar el idioma del documento puede ayudar al destinatario a hacerse una idea a simple vista del trabajo, especialmente si en ese momento la persona no puede abrir el archivo adjunto.

Por supuesto, es esencial indicar el idioma en el que se traducirá el documento. En todos los casos debe especificarse también el país de destino. Para el inglés, por ejemplo, si se trata de Estados Unidos, Australia o Reino Unido, para el alemán si se trata de Austria, Suiza o Alemania, etc.

El país de destino de una traducción

¿Por qué el traductor necesita saber a qué país o mercado está destinado el documento, sitio o software? Por ejemplo, si desea una traducción al español, ¿es importante saber si la necesita para España, Argentina o México? Sí, porque este aspecto permite llegar con éxito a los destinatarios para quienes está escrito ese documento.

¿No es un español de España capaz de comunicarse con un mexicano? Sí, por supuesto, pero entre las dos variantes lingüísticas hay diferencias en el uso de las palabras, en la forma de dirigirse a las personas, en la terminología, etc.

Tomemos como ejemplo algunas palabras y expresiones del español hablado en Argentina con su equivalente del español hablado en España:

  • en liquidación = en oferta
  • una piba = una chica
  • la heladera = la nevera
  • un par de jeans = un par de tejanos
  • frutillas con crema = fresas con nata

Lo mas probable es que, en contexto, un español comprenda lo que dice un argentino. Pero pensemos qué sucede si el documento entero está en español argentino: para quien vive en España le sonará extraño y hasta inusual, o incluso le hará reir... pero por otro lado puede pensar también que se está incurriendo en errores o que el texto no esté escrito correctamente.

Además, cada país tiene sus propias convenciones:

  • las unidades de medida
  • el formato de fecha
  • el formato de hora
  • el formato de los números de teléfono, etc.

Por ejemplo, en inglés americano la fecha se escribe en el formato mes/día/año, mientras que en inglés británico se escribe en el formato día/mes/año. Piense en un sitio que se ocupe de las reservas: si no tiene en cuenta esta diferencia, puede haber malentendidos.

¿Cómo se calcula la fecha de entrega de una traducción?

En el párrafo anterior vimos que siempre es necesario especificar el plazo de entrega de la traducción. En particular, se recomienda:

  • indicar la fecha exacta
  • indicar la fecha realista
  • evitar la palabra «urgente»

Si el primer punto está claro, el segundo podría no estarlo.

¿Cuándo se puede considerar «realista» una fecha de entrega? Para responder a esa pregunta, debemos primero formular otra:

¿Cuántas palabras puede traducir un traductor en un día?

No existe una cifra oficial, ya que hay varios factores que afectan a la productividad.

  • ¿El traductor está especializado en este campo y, por ende, está familiarizado con el vocabulario?
  • ¿El archivo entregado está bien escrito y es fácil de entender?
  • ¿El texto trata de un tema general o es altamente especializado?
  • ¿Hay alguna imagen que necesite ser traducida?
  • ¿Ha proporcionado un glosario o necesita buscar terminología?

Un solo traductor traduce una media de 3.000 palabras al día (en 8 horas). Obviamente, no es un dato válido para todo el mundo. Ni siquiera es siempre válido para el mismo traductor. Naturalmente, una agencia de traducción tiene una productividad mucho mayor, ya que puede utilizar varios traductores al mismo tiempo.

Además del tiempo necesario para la traducción, hay que añadir el tiempo que se dedicará a la revisión del texto traducido, o a la verificación de los textos y a la realización de la prueba funcional, si se trata de una página web o de un software.

El plazo aceptable para traducir un manual de 10.000 palabras podría ser una semana, o un par de días para una hoja técnica de 3.000 palabras, si la agencia decide confiar el trabajo a una persona.

También hay que tener en cuenta que los traductores no trabajan los fines de semana y que si envía una solicitud el viernes a las 17.00 horas, lo más probable es que se procese el lunes siguiente. También hay que tener en cuenta que la agencia puede participar en otros trabajos encargados con anterioridad, por lo que los plazos de entrega pueden ser más largos.

Por último: la urgencia.

«Urgente» no es una fecha de entrega. Aunque el servicio de traducción es a menudo una de las últimas actividades relacionadas con la distribución de un producto y, por lo tanto, el cliente siempre ve su traducción como «urgente», es mucho más útil que un proveedor de servicios de traducción reciba una fecha clara, para poder confirmarla o proponer otra. En definitiva, siempre se debe especificar una fecha precisa, incluso si la traducción es necesaria para el día siguiente. También hay que tener en cuenta que casi todos los traductores aplican un suplemento o recargo por urgencia (especialmente si se trata de un trabajo a realizar por las tardes-noches o los fines de semana).

¿Necesita más servicios, además de la traducción?

Además de traducir el documento, el software o el sitio, es posible que necesite otros servicios, tales como:

  • la revisión de un documento ya traducido
  • convertir un archivo de un formato a otro
  • la maquetación (o desktop publishing)
  • la creación de un glosario (por ejemplo, para ayudar a los editores técnicos) a partir de otros documentos traducidos

Estos servicios se cotizan por separado y de forma diferente a la traducción. Para más información, por favor lea nuestro post «Las horas (des)contadas: cómo leer el presupuesto de una traducción»

El formato de archivo

Hemos dicho que cuando se solicita un presupuesto, es conveniente adjuntar siempre el archivo en formato editable (Word, Excel, .txt, etc.) y no el PDF. Si el archivo puede ser editado, el traductor calcula el presupuesto sin dificultad y luego responde primero.

En nuestro post «Cómo analizar, modificar y traducir PDF sin morir en el intento» explicamos por qué un archivo en formato no editable es difícil de gestionar y por qué implica un aumento en el costo (y tiempo) de la traducción.

¿Y si no tienes que traducir un manual o un documento, pero si un sitio web? Las cosas se complican un poco más aquí, porque el formato de archivo depende de cómo se desarrolló el sitio web.

El tema es bastante complejo y te remitimos al artículo «Cómo traducir un sitio desarrollado con WordPress» para más información.

Aquí basta con decir que no basta con proporcionar la dirección del sitio, si ya está en línea, para recibir un presupuesto preciso. El traductor debe tener acceso al contenido traducible del sitio (entradas de blog, cadenas de interfaz, mensajes de sistema, etc.) que puede encontrarse en archivos HTML o, si el sitio ha sido desarrollado en un sistema de gestión de contenido como WordPress, en una base de datos y otros archivos de configuración.

Si no tiene acceso a estos archivos o no sabe cómo recuperarlos, debes pedir ayuda al desarrollador o al traductor.

Documentos útiles para el traductor

Para ayudar al traductor a definir con mayor precisión la fecha de entrega, el cliente de una traducción también debe proporcionar (en la medida de lo posible):

  • los documentos ya traducidos o su dirección, si está disponible en Internet
  • otros textos que traten del mismo tema
  • direcciones de sitios de Internet, quizás incluso de competidores, que venden los mismos productos o servicios y que pueden servir de referencia (a seguir o evitar)
  • un glosario (una colección de términos específicos de la industria)
  • la guía de estilo, si la hubiera, es decir, el documento que contiene todas las convenciones de la empresa relativas al tono de voz, el estilo (formal o informal), las palabras a utilizar o evitar, etc
  • De esta manera, el traductor no tiene que recoger toda la información por sí mismo, ahorra tiempo en la búsqueda del material y reduce los plazos de entrega.

    Información adicional, pero siempre útil

    Si hay que traducir un boletín manual o folleto técnico que contiene imágenes, gráficos o tablas, no olvides indicar si estos gráficos deben ser traducidos. Por ejemplo, es posible que no sea necesario traducir las capturas de pantalla de un software a otro idioma cuando el software solo está disponible en inglés.

    O bien, si has encargado previamente una traducción de un texto a la misma agencia o traductor y ahora necesitas que se traduzcan las actualizaciones o cambios, por favor comunícalo al momento de la solicitud de presupuesto. Además de agilizar la entrega, el traductor puede aplicar un descuento en las partes previamente traducidas. En el post «Las horas (des)contadas cómo leer el presupuesto de una traducción» explicamos por qué no siempre se pagan todas las palabras a traducir.

    Si desea traducir un sitio o documento complejo, es aconsejable especificar si debe traducirse íntegramente o si hay secciones que pueden omitirse. Por ejemplo, se debe considerar si todos los productos de un comercio electrónico en un país determinado se venderán o si los artículos de un blog o los capítulos de un manual técnico son todos relevantes para un mercado determinado.

    Si proporcionas la información adecuada, obtendrás un mejor servicio de traducción

    Proporcionar la información enumerada en este artículo al solicitar una cotización para una traducción le permitirá recibir una respuesta en un plazo más corto, tener una estimación más precisa del costo y el tiempo de entrega, y disminuir los intercambios de correos electrónicos para aclarar dudas. En suma, con un pequeño esfuerzo para mejorar la comunicación inicial, obtendrás a cambio un mejor servicio de traducción profesional.

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