Gestión automatizada de reservas y facturas para un centro de psicología

El desafío

A medida que aumentaba el número de pacientes, la consulta de psicología y neuropsicología Hippocampo del Dr. Pier Paolo Faresin se encontraba con serias dificultades para gestionar las citas y la facturación.

• Gestión de las citas médicas: las reservas se hacían por teléfono o correo electrónico, lo que generaba confusión, solapamientos y una carga administrativa adicional para el equipo.
• Facturación: la emisión y el envío de facturas eran procesos manuales, que consumían mucho tiempo y daban lugar a errores o retrasos en el seguimiento de los pagos.

Estas tareas administrativas consumían recursos valiosos y reducían el tiempo que podía dedicarse a la atención de los pacientes.

La solución

Qabiria diseñó e implantó un sistema de automatización integral para satisfacer ambas necesidades.

1. Sistema de gestión de reservas en línea

   • Se implementó una plataforma que permite a los pacientes reservar su cita médica en tiempo real en función de los horarios disponibles.
   • Este sistema, sincronizado con los calendarios Google de los psicólogos, previene solapamientos y muestra la disponibilidad actualizada.
   • Además, se activaron recordatorios automáticos por correo electrónico y SMS para minimizar las ausencias.

2. Sistema de facturación automatizado

   • Al final de cada sesión, el sistema genera automáticamente una factura personalizada y la envía por correo electrónico al paciente.
   • Las facturas se almacenan en un sistema centralizado que facilita el seguimiento de los pagos.
   • En caso de impagos, el sistema envía recordatorios automáticos, sin necesidad de intervención manual.

El resultado

La introducción de la automatización ha tenido un impacto significativo en el funcionamiento del centro Hippocampo.

• El tiempo dedicado a las tareas administrativas se ha reducido aproximadamente en un 50%.
• Han disminuido del 30% las ausencias de pacientes, gracias a los recordatorios automáticos.
• Mayor precisión y eficiencia en la facturación, con el 100 % de las facturas enviadas a tiempo y un seguimiento eficaz de los pagos.
• Mayor satisfacción de los pacientes, que valoran la comodidad de poder gestionar sus citas médicas en línea.