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Gestione automatizzata di prenotazioni e fatture per un centro di psicologia

Qabiria ha progettato e implementato un sistema di prenotazioni online e di invio automatico di fatture per lo studio di psicologia cognitiva neuropsicologica Hippocampo.

Schermata della home del sito di Hippocampo

Grazie alla soluzione automatizzata progettata da Qabiria, abbiamo trasformato e ottimizzato la gestione delle prenotazioni e della fatturazione. Ora possiamo dedicarci a quello che ci sta più a cuore: la cura dei nostri pazienti.

Pier Paolo Faresin Psicologo psicoterapeuta, titolare di Hippocampo

Informazioni su Hippocampo

Hippocampo è un centro di psicologia con sede a Brescia che offre servizi di valutazione, diagnosi e trattamento. Il progetto ha automatizzato la gestione delle prenotazioni e della fatturazione, riducendo il carico amministrativo e migliorando l’esperienza complessiva di pazienti e professionisti.

Il case study in sintesi

	https://hippocampo.net
Settore	Salute e benessere
Servizi	Automazione
Lingue	Italiano
Strumenti usati	Google Forms, Make, PayPal, CalendarHero

La sfida

Con l’aumento del numero di pazienti, lo studio di psicologia e neuropsicologia Hippocampo del dottor Pier Paolo Faresin incontrava serie difficoltà nella gestione delle prenotazioni e della fatturazione.

Gestione degli appuntamenti: le prenotazioni avvenivano via telefono o email, generando confusione, sovrapposizioni e un forte carico amministrativo.
Fatturazione: l’emissione e l’invio delle fatture erano processi manuali, dispendiosi in termini di tempo e soggetti a errori o ritardi nel controllo dei pagamenti.

Queste attività amministrative assorbivano risorse preziose, riducendo il tempo dedicabile all’assistenza ai pazienti.

La soluzione

Qabiria ha progettato e implementato un sistema integrato di automazione per rispondere a entrambe le esigenze.

Sistema di prenotazione online
- Implementazione di una piattaforma che consente ai pazienti di prenotare in tempo reale in base agli orari disponibili.
- Sincronizzazione con i calendari Google degli psicologi, per evitare sovrapposizioni e garantire una disponibilità sempre aggiornata.
- Attivazione di promemoria automatici via email e SMS per ridurre le assenze.
Sistema di fatturazione automatizzata
- Generazione automatica della fattura al termine di ogni seduta, con invio diretto via email al paziente.
- Archiviazione centralizzata delle fatture, per un controllo più semplice dei pagamenti.
- Invio automatico di solleciti in caso di mancato pagamento, senza intervento manuale.

Schema dell’automazione realizzata da Qabiria

Il risultato

L’introduzione delle automazioni ha avuto un impatto significativo sull’operatività del centro Hippocampo.

Riduzione di circa il 50% del tempo dedicato alle attività amministrative.
Diminuzione del 30% delle assenze dei pazienti, grazie ai promemoria automatici.
Maggiore precisione ed efficienza nella fatturazione, con il 100% delle fatture inviate puntualmente e un monitoraggio efficace dei pagamenti.
Incremento della soddisfazione dei pazienti, che apprezzano la comodità della gestione online degli appuntamenti.