L’importanza di avere una guida di stile

Nonostante la semplicità del nome, definire cos’è una guida di stile non è immediato. E capire che cosa deve contenere è ancora peggio. Quindi passiamo subito a spiegare i fondamentali.

Che cos’è una guida di stile?

Nel concreto, è una lista di indicazioni che definiscono lo stile di comunicazione del tuo brand. Spazia da aspetti perlopiù tecnici e formali, come le scelte linguistiche, le norme di punteggiatura o quando impiegare gli acronimi o i numeri, a concetti come il tono di voce, le parole da evitare, come scegliere i termini di modo che siano più o meno inclusivi verso determinate categorie di persone, oppure come gestire la comunicazione su mezzi diversi (per esempio: la comunicazione su TikTok sarà molto diversa rispetto a quella fatta tramite newsletter).

Il risultato è un insieme di regole condivise che rendono uniforme la comunicazione scritta. Non lo nascondiamo: è un lavoro che richiede molto tempo e non è sempre entusiasmante. Eppure è una delle chiavi per il successo dei contenuti: l’uniformità permette chiarezza e rende i testi coerenti e autentici agli occhi dei lettori, che si fideranno di ciò che scrivi e torneranno da te quando avranno bisogno di informarsi.

Inoltre aiuta a rendere i tuoi contenuti riconoscibili: specie se tratti contenuti già discussi da altri, la riconoscibilità dei contenuti è fondamentale per distinguerti dalla concorrenza e guadagnare la fedeltà dei lettori.

La guida di stile è quindi uno strumento potentissimo soprattutto se si lavora in un team, perché fa in modo che ogni componente, che sia copywriter, traduttore, social media manager, redattore tecnico o UX/UI writer, abbia dei riferimenti per creare contenuti in linea con l’identità del brand e quindi coerenti, a prescindere dal mezzo di comunicazione utilizzato.

Cosa deve contenere una guida di stile?

Questa domanda mette tutti in difficoltà, perché non esiste una regola universale che definisca cosa deve contenere una guida di stile. Per decidere cosa inserire, devi avere chiare due cose:

• Chi sei tu, cosa vuoi fare e come lo fai. Una volta che hai perfettamente chiaro chi sei e di cosa vuoi parlare, devi capire come costruire una comunicazione che rifletta la tua identità e il tuo modo di lavorare. Per esempio, se gestisci i contenuti del tuo studio di consulenza legale per persone non esperte del settore, sarà meglio non utilizzare termini troppo tecnici o comunque avere cura di spiegarli in modo semplice, magari con frasi brevi.
• Chi è il tuo pubblico, qual è il suo stile di comunicazione e qual è la forma e i contenuti che ne colgono e mantengono l’attenzione. Per fare un esempio, una pagina di informazione che si rivolge ai giovani può ottenere più successo e fiducia se utilizza elementi come la schwa o l’asterisco per rendere nomi, aggettivi e articoli di genere neutro, in quanto è una tematica molto sentita da questo tipo di target.

Chiariti questi punti, puoi iniziare a ragionare su quali sono le regole che supportano una comunicazione che rifletta la tua identità e che allo stesso tempo risuoni col tuo pubblico. Gli aspetti più frequenti da delineare sono:

• Layout del testo: come vanno strutturati i tuoi contenuti a livello di formato? Intestazione, pie’ di pagina, corpo del testo… Quali font utilizzerai? Quanto saranno grandi i titoli e i sottotitoli? Quando si usa il grassetto, il corsivo e il sottolineato? Che aspetto hanno gli elenchi puntati e numerati, le tabelle, e quanto devono essere lunghi i paragrafi?
• Punteggiatura: i punti esclamativi possono essere una buona risorsa per la tua comunicazione o è meglio evitarli? Quando si usano le virgolette? Che informazioni vanno incluse tra parentesi?
• Citazioni: le citazioni vanno racchiuse tra virgolette (“” o «»), apici (‘’) oppure devono avere un paragrafo con uno stile a parte? Come indicherai la fonte?
• Numeri: quali andranno scritti a cifre e quali in lettere? Come scrivi i numeri ordinali? Qual è il formato e la spaziatura delle unità di misura? Vanno adattate in base alla lingua del testo? Qual è il formato della data e quali separatori vuoi usare?
• Persone: userai nome e cognome per riferirti alle persone? Sono ammessi soprannomi? Come parli di questioni sensibili come l’età, l’etnia, il genere e il peso?
• Luoghi: utilizzi i toponimi ufficiali o preferisci quelli tradizionali (Bombay o Mumbai)? Qual è il formato per gli indirizzi?
• Fonti e riferimenti: come indichi i riferimenti all’interno della pagina? E le fonti esterne?
• Traduzioni: cosa va tradotto? Cosa non va tradotto?
• Parole vietate, alternative e frasi da utilizzare.

Questa lista offre degli spunti di riflessione per iniziare a ragionare su come impostare una guida di stile. Non esiste una lista “completa”: sei tu a decidere che cosa vuoi regolare e come.

Una volta che hai deciso quali punti trattare, rimane da decidere quali sono le indicazioni e metterle tutte insieme in un documento. Per la compilazione puoi utilizzare diverse fonti:

• Manuali di lingua e punteggiatura per definire regole che siano in linea con gli standard della lingua
• Guide di stile di altri brand, associazioni o istituzioni

Come formattare la guide di stile

La soluzione più comune è quella di creare un documento unico, sviluppato in sezioni e sottosezioni, da esportare in PDF e distribuire ai collaboratori. Questo formato, seppure diffusissimo, ha però delle limitazioni, soprattutto per chi deve consultarlo.

Come agenzia di traduzioni abbiamo avuto modo di consultare decine di guide di stile, riscontrando sempre lo stesso problema: la difficoltà nel trovare le informazioni, specie in modo rapido. Le guide di stile “tradizionali” sono veri e propri cataloghi, dei lunghissimi documenti in PDF da navigare ogni volta che serve qualcosa.

Di solito succede questo: mentre stai scrivendo, ti accorgi che hai bisogno di consultare la guida di stile; quindi apri il documento, consulti l’indice per trovare l’argomento che ti interessa, e infine scorri il documento fino alla pagina che ti serve. Quando hai bisogno di un’altra informazione, però, devi tornare su fino all’indice e poi di nuovo giù fino alla pagina. Il formato PDF è inoltre scomodo nel caso si vogliano modificare, aggiornare o rimuovere le indicazioni: bisogna avere il documento di testo originale sempre disponibile, modificarlo, esportarlo in PDF e poi distribuire il PDF aggiornato a tutto il team. L’operazione richiede molto tempo, senza contare il rischio che continuino a circolare diverse copie obsolete.

Le guide di stile tradizionali sono quindi un po’ come quando ancora non esistevano i CD: il supporto più popolare era la cassetta, che dovevi riavvolgere ogni volta che volevi ascoltare una certa canzone. Stanchi di questo processo, in Qabiria abbiamo quindi provato a inventare il “CD” delle guide di stile.

The Ultimate Style Guide, la guida di stile gratuita di Qabiria

Finora la nostra guida di stile rivolta ai nostri collaboratori era in formato DokuWiki, che in parte risolve alcuni dei problemi del formato PDF “tradizionale”. Tuttavia, sapevamo che si poteva migliorare. Allora abbiamo cercato qualcosa che fosse più user friendly, di modo che le indicazioni venissero effettivamente interiorizzate dai nostri traduttori per ottenere risultati migliori, più coerenti. Per questo ci siamo messi a lavoro e abbiamo creato The Ultimate Style Guide, la prima guida di stile in Notion.

La natura di questo software ci ha permesso quindi di creare una guida di stile in un formato simile a quello di un database, in cui le informazioni sono più a portata di mano. Il contenuto è quello di una classica guida di stile, ciò che cambia è come accedere alle informazioni: oltre alla categorizzazione più chiara e alla navigazione più snella, la risposta alle domande è immediata perché per trovarla basta usare la ricerca o i filtri.

La potenza della nostra guida di stile sta proprio nella sua interattività, che grazie ai filtri permette due livelli di ricerca.

Puoi partire “dall’alto”, come in qualsiasi PDF, ovvero cercando direttamente l’argomento di cui hai bisogno (per esempio: ti serve capire come gestire una questione che riguarda la punteggiatura). A quel punto ti basta cliccare sulla sezione apposita nel database, arrivare direttamente alla pagina sulla punteggiatura e cercare ciò che ti serve.

Oppure puoi partire “dal basso”: immaginiamo che tu sia un social media manager appena arrivato in una nuova azienda. Hai bisogno di scoprire quali sono le indicazioni dedicate al tuo ruolo (perché, per esempio, i social media seguono una comunicazione diversa da quella della newsletter). Chi compila la guida di stile può applicare delle categorizzazioni alle pagine, e ti basterà cliccare sulla categoria “social media” per accedere a una selezione filtrata della guida di stile, che contiene solamente le indicazioni necessarie al tuo ruolo.

La nostra guida di stile in Notion risolve anche il problema dell’aggiornamento delle informazioni: essendo un software online, i tuoi collaboratori non dovranno scaricare nessun documento e ogni modifica apportata alla guida è istantanea e globale. Avranno quindi sempre accesso alla versione più aggiornata della guida.

Un altro vantaggio di Notion è che ogni spazio di lavoro si può condividere, quindi abbiamo creato un template della nostra guida di stile e lo offriamo gratuitamente a chiunque ne faccia richiesta.

Contenuto del Workspace:

• L’accesso al template della guida di stile, che potrai duplicare nel tuo account e utilizzare liberamente. Nella nostra guida di stile troverai una struttura precompilata con delle informazioni basilari, ma rimane comunque un documento completamente personalizzabile, dai contenuti ai filtri e alle categorie.
• Una sezione dedicata alle risorse per la scrittura. Troverai un elenco di tutte le più autorevoli guide di stile disponibili al pubblico, che potrai consultare per compilare la tua guida oppure quando avrai dubbi su come trattare ambiti particolari. L’elenco include infatti esempi per gestire la comunicazione di argomenti sensibili come l’inclusività e la diversità, così come guide più settoriali come quella della National Geographic, della Apple o della BBC. Tra le risorse troverai anche un elenco di associazioni di categoria e utilissimi strumenti per monitorare e migliorare la tua scrittura.

Il nostro template ti dà quindi la possibilità di costruire da zero una guida di stile che ti aiuterà a rendere più coerente e più efficace la comunicazione del tuo brand e a conquistare la fiducia e la fedeltà dei tuoi lettori. Nel template troverai molti spunti per iniziare a compilarla con le tue regole personali: scaricala gratis tramite il formulario qui sotto.