Si eres un profesional, un empresario o un directivo, es probable que tu bandeja de entrada tenga este aspecto: unos cientos de mensajes «pendientes», una decena marcados como no leídos para recordarte que existen y, sobre todo, la sensación de que hay algo importante que se te está olvidando...
El problema es que la bandeja de entrada se utiliza para tres fines incompatibles entre sí:
- recibir mensajes,
- recordar las cosas que hay que hacer y
- almacenar información.
Ninguna herramienta funciona bien si se le pide que realice tres tareas diferentes al mismo tiempo.
El método GTD en pocas palabras
Getting Things Done (GTD) es el método de productividad descrito por David Allen en el libro del mismo título publicado en 2001, que en español se titula Organízate con eficacia. La idea básica es sencilla: el cerebro sirve para tener ideas, no para almacenarlas. Cada compromiso que tienes presente, en lugar de ser transferido a un sistema externo fiable, consume recursos mentales y genera esa tensión subyacente que Allen denomina «open loops», es decir, asuntos pendientes.
El método se divide en cinco fases:
- recopilar todo lo que requiera atención en un único lugar
- aclarar qué significa cada elemento y si requiere alguna acción
- organizar los elementos en el lugar adecuado
- reflexionar periódicamente sobre el sistema para comprobar que funciona
- actuar con la tranquilidad de quien sabe que no se le está olvidando nada
Hay un concepto fundamental: los puntos de recogida. Allen los llama inbox (carpetas de entrada), pero no se trata solo del buzón de correo electrónico.
Un punto de recogida es cualquier lugar al que llegan las cosas que requieren tu atención: correo electrónico, buzón de correo, bloc de notas, contestador automático, bandeja de papel en el escritorio.
Cuantos menos puntos de recogida haya, mejor, porque cada contenedor debe vaciarse con regularidad. El correo electrónico es, para quienes trabajan hoy en día, el lugar más concurrido: por eso conviene organizarlo primero.
Llevo años aplicando el método GTD, tanto en los proyectos empresariales de Qabiria como en los personales, con altibajos en las épocas de mayor actividad, pero con un balance claramente positivo.
Para mí no es una religión, sino simplemente una serie de hábitos que, una vez adquiridos, reducen notablemente el estrés y la cantidad de cosas que acaban cayendo en el olvido.
La ventaja concreta para un profesional es fácil de calcular: cada correo electrónico se evalúa solo una vez, en lugar de leerse diez veces antes de decidir qué hacer con él. Si multiplicamos esto por 80-100 mensajes al día, el resultado son horas de tiempo ahorrado.
Bandeja de entrada vacía: vaciar, no poner a cero
El otro pilar fundamental del método GTD es el concepto de «zero inbox», o sea la bandeja de entrada vacía, que no significa tener cero correos electrónicos en la bandeja de entrada, ni responder a todo antes de una hora determinada. Significa que la bandeja de entrada —el punto de recogida— se vacía con regularidad, ya que por cada mensaje se ha tomado una decisión: eliminado, archivado, completado o pospuesto en una lista específica. De ser un caldero en ebullición, la bandeja de entrada se convierte en un centro de clasificación.
La diferencia es psicológica antes que práctica. Una bandeja de entrada con 300 mensajes sin clasificar supone una carga mental constante: cada vez que la abres, el cerebro vuelve a analizarlo todo para determinar qué es urgente.
Una bandeja de entrada vacía, con las tareas ordenadas en listas separadas, libera esa capacidad. Allen sostiene que cuesta menos esfuerzo mental empezar desde cero que dejar las cosas a medias: basándome en mis años de experiencia, no puedo sino confirmarlo.
Te recomiendo encarecidamente que leas el libro de Allen. Son unas 250 páginas de texto que se leen en pocos días. Me lo agradecerás.
Aquí te daremos solo algunos consejos para organizar el correo según el GTD, pero el método alcanza su verdadera eficacia cuando se aplica de forma sistemática a todos los puntos de recogida y a todos los proyectos.
La regla básica
En el GTD aplicado al correo electrónico, la pregunta que hay que plantearse ante cada mensaje es solo una: ¿el mensaje requiere que haga algo?
Si no, hay tres salidas:
- papelera
- archivo (por si sirve de referencia)
- o, en su caso, una lista de «tarde o temprano» (someday/maybe) para las cosas interesantes pero no urgentes.
Si sí, se aplica la regla de los dos minutos: si la tarea lleva menos de dos minutos, hazla inmediatamente y archívala. Si lleva más tiempo, hay que etiquetar el mensaje y sacarlo de la bandeja de entrada. Si la acción corresponde a otra persona, se delega dicha acción (llevando un registro de la delegación).
La implementación en Gmail
Gmail tiene todo lo que necesitas, sin necesidad de instalar extensiones ni de contratar suscripciones adicionales. Se necesitan tres elementos:
- etiquetas,
- atajos de teclado,
- varias bandejas de entrada.
1. Crea las etiquetas
Ve a Configuración → Etiquetas → Crear nueva etiqueta y crea al menos tres, que se correspondan con las «acciones», tal y como se llaman en el libro:
- @por-hacer: correos electrónicos que te supongan más de dos minutos de trabajo.
- @pendiente-de: correos delegados o para los que estás esperando una respuesta de otras personas.
- @para-leer: boletines informativos, informes, artículos. Cosas para leer cuando tengas tiempo, no para hacer.
El símbolo @ delante del nombre hace que la etiqueta aparezca en la parte superior de la lista.
Allen sugiere clasificar las acciones según el contexto: Así que @oficina para marcar todas las tareas que hay que hacer en la oficina, @casa para todas las que hay que hacer en casa, etc.
Sin embargo, dada la omnipresencia de los dispositivos digitales, el usuario medio ya no está limitado a un lugar físico, por lo que esta distinción pierde su sentido.
Siguen siendo importantes algunas etiquetas, como @recados (@errands en el original), para señalar todas las acciones que implican salir de casa (supermercado, oficina de correos, etc.)
2. Activa los atajos de teclado
Configuración → General → Atajos de teclado → Activados.
Tres atajos importantes: e para archivar, l para abrir el menú de etiquetas, # para eliminar. Con l y las primeras letras de la etiqueta, ordenar un mensaje lleva aproximadamente un segundo. El ratón es el principal cómplice de la procrastinación.
3. Configurar varias bandejas de entrada
Aquí está el truco para convertir Gmail en un panel de control GTD. Ve a Configuración → Bandeja de entrada → Tipo de bandeja de entrada y selecciona Varias bandejas de entrada. A continuación, define las secciones:
| Sección | Consulta de búsqueda |
|---|---|
| Por hacer | label:@por-hacer |
| Pendientes de | label:@pendientes-de |
| Para leer | label:@para-leer |
De esta forma, cuando abras Gmail, verás la bandeja de entrada (solo los mensajes nuevos) y, al lado o debajo, las tres listas de tareas. No tendrás que acordarte de ir a comprobar las etiquetas: siempre estarán en primer plano.
4. Un filtro para el ruido
Los boletines informativos y las notificaciones automáticas no merecen aparecer en la bandeja de entrada. Crea un filtro (Configuración → Filtros) que aplique la etiqueta @para-leer a todos los correos electrónicos que correspondan a los boletines informativos y marca la casilla «Ignorar bandeja de entrada (archivar)».
Consulta la ayuda de Gmail para obtener más información sobre cómo crear filtros.
El flujo diario
Revisa el correo dos o tres veces al día. Para cada mensaje: envía a la papelera, archiva, contesta al instante si lleva menos de dos minutos; si no, l + etiqueta + e.
Vaciarás tu bandeja de entrada en diez minutos. El trabajo de verdad viene después, en la sección «Por hacer», de la que elegirás —en función del tiempo y la energía de que dispongas— las actividades que vas a realizar.
Una vez a la semana es necesario realizar una revisión: revisa @pendiente-de y da un recordatorio a quienes no hayan respondido; vacía @para-leer sin sentirte culpable (si un boletín lleva semanas sin tocarse, significa que nunca lo vas a leer: bórralo), comprueba que no haya tareas vencidas en @por-hacer.
El error más habitual es reproducir el caos de la bandeja de entrada en las etiquetas. Si @por-hacer supera los 20-30 mensajes, me atrevería a decir que el problema no radica en el sistema, sino en la actitud ante las tareas pendientes: estás sobrevalorando tus recursos. Pero eso es tema para otra conversación y quizá lo abordemos en otro artículo.
Si en la empresa el exceso de correos no afecta solo a tu buzón, sino también a los de tus compañeros, entonces el problema podría estar en los procesos que generan todos esos correos electrónicos. Con nuestros proyectos de transformación digital, te ayudamos a reducir a la mitad los mensajes internos gracias a la automatización. Hablemos.
Por supuesto, el GTD va mucho más allá de estos breves consejos. Como hemos dicho, solo con una aplicación completa y sistemática se obtienen los beneficios que promete el método: tener la seguridad de estar realizando en todo momento la acción más adecuada y necesaria para alcanzar los propios objetivos.
