Se sei un professionista, imprenditore o dirigente d'azienda, la tua casella di posta probabilmente ha quest'aspetto: qualche centinaio di messaggi "da gestire", una decina segnati come non letti per ricordarti che esistono e su tutto la vaga sensazione che ci sia qualcosa di importante che stai dimenticando...
Il problema è che la posta in arrivo viene usata per tre scopi incompatibili tra loro:
- ricevere messaggi,
- ricordare cose da fare e
- archiviare informazioni.
Nessuno strumento funziona bene se gli si chiede di svolgere tre attività diverse contemporaneamente.
Il metodo GTD in due parole
Getting Things Done (GTD) è il metodo di produttività descritto da David Allen nel libro omonimo del 2001, pubblicato in italiano come Detto, fatto!. L'idea di fondo è semplice: il cervello serve per avere idee, non per conservarle. Ogni impegno che tieni a mente, anziché essere riversato in un sistema esterno affidabile, occupa risorse mentali e genera quella tensione di fondo che Allen chiama “open loops”, le questioni in sospeso.
Il metodo si articola in cinque fasi:
- catturare tutto ciò che richiede attenzione in un punto di raccolta;
- chiarire che cosa significa ciascun elemento e se richiede un'azione;
- organizzare gli elementi nel posto giusto;
- riflettere periodicamente sul sistema per verificare che funzioni;
- agire con la tranquillità di chi sa che non sta dimenticando nulla.
Un concetto è centrale: i punti di raccolta. Allen li chiama inbox (contenitori degli elementi in entrata), ma non si tratta solo della casella email.
Un punto di raccolta è qualsiasi luogo in cui giungono le cose che reclamano la tua attenzione: l'email, la cassetta della posta, un blocco note, la segreteria telefonica, il vassoio della carta sulla scrivania.
Meno punti di raccolta hai, meglio è, perché ogni contenitore va svuotato con regolarità. La posta elettronica è, per chi lavora oggi, il punto di raccolta più affollato: ecco perché conviene organizzarlo per primo.
Io seguo il metodo GTD da anni, sia per i progetti aziendali di Qabiria sia per quelli personali, con alterne fortune nei periodi di punta, ma con un bilancio nettamente positivo.
Per me non è una religione, ma giusto una serie di abitudini che, una volta acquisite, riducono in modo misurabile lo stress e il numero di cose che finiscono nel dimenticatoio.
Il vantaggio concreto per un professionista è facile da calcolare: ogni email viene valutata una volta sola, invece di essere riletta dieci volte prima di decidere che cosa farne. Moltiplicando questo per 80-100 messaggi al giorno si ottengono ore di tempo risparmiato.
Zero inbox: svuotare, non azzerare
L'altro caposaldo del metodo GTD è il concetto di “zero inbox”, che non significa avere zero email nella posta in arrivo, né rispondere a tutto entro una certa ora. Significa che la posta in arrivo — il punto di raccolta — torna vuota con regolarità, perché per ogni messaggio è stata presa una decisione: cestinato, archiviato, fatto o rimandato in una lista dedicata. Da calderone che ribolle, l'inbox diventa un centro di smistamento.
La differenza è psicologica prima che pratica. Una posta in arrivo con 300 messaggi indistinti è un carico mentale costante: ogni volta che la apri, il cervello riscansiona tutto per capire cosa è urgente.
Una casella di posta in arrivo vuota, con le azioni ordinate in liste separate, libera quella capacità. Allen sostiene che serve meno sforzo mentale a partire da zero che a lasciare le cose in sospeso: sulla base di anni di pratica, non posso che confermarlo.
Ti consiglio vivamente di leggere il libro di Allen. Sono circa 300 pagine discorsive che si leggono in pochi giorni. Mi ringrazierai.
Qui daremo giusto qualche dritta per organizzare la posta secondo il GTD, ma il metodo raggiunge la sua vera efficacia quando si applica in modo sistematico a tutti i punti di raccolta e a tutti i progetti.
La regola di partenza
Nel GTD applicato alla posta, la domanda da porsi davanti a ogni messaggio è una sola: il messaggio richiede un'azione da parte mia?
Se no, ci sono tre uscite:
- cestino
- archivio (se può servire come riferimento)
- o eventualmente una lista "prima o poi" per le cose interessanti ma non urgenti.
Se sì, vale la regola dei due minuti: se l'azione richiede meno di due minuti, falla subito e archivia. Se richiede più tempo, il messaggio va etichettato e tolto dalla posta in arrivo. Se l'azione spetta a qualcun altro, si delega l'azione (tenendo traccia della delega).
L'implementazione in Gmail
Gmail ha tutto quello che serve, senza la necessità di installare estensioni, né sottoscrivere abbonamenti aggiuntivi. Servono tre elementi:
- etichette;
- scorciatoie da tastiera;
- caselle multiple.
1. Crea le etichette
Vai su Impostazioni → Etichette → Crea nuova etichetta e creane almeno tre, che corrispondono alle “azioni”, così come le chiama nel libro:
- @da-fare: email che richiedono più di due minuti di lavoro da parte tua.
- @in-attesa: email delegate o per cui aspetti una risposta da altri.
- @da-leggere: newsletter, report, articoli. Cose da leggere quando hai tempo, non da fare.
La chiocciolina davanti al nome fa comparire il tag in cima all'elenco.
Allen suggerisce di suddividere le azioni a seconda del contesto: quindi @ufficio per etichettare tutte quelle da compiere in ufficio, @casa per tutte quelle da compiere a casa, etc.
Tuttavia, data l'ubiquità degli strumenti digitali ormai l'utente medio non è più vincolato a un luogo fisico, per cui questa distinzione perde di significato.
Restano invece significative alcune etichette, come @commissioni (@errands nell'originale), per contrassegnare tutte le azioni che implicano uscire di casa (supermercato, posta, etc.)
2. Attiva le scorciatoie da tastiera
Impostazioni → Generali → Scorciatoie da tastiera → Attivate.
Tre scorciatoie importanti: e per archiviare, l per aprire il menu delle etichette, # per eliminare. Con l e le prime lettere dell'etichetta, smistare un messaggio richiede circa un secondo. Il mouse è il principale complice della procrastinazione.
3. Configura le caselle multiple
Qui sta il trucco per trasformare Gmail in una dashboard GTD. Vai su Impostazioni → Posta in arrivo → Tipo di posta in arrivo e seleziona Più caselle di posta. Poi definisci le sezioni:
| Sezione | Query di ricerca |
|---|---|
| Da fare | label:@da-fare |
| In attesa | label:@in-attesa |
| Da leggere | label:@da-leggere |
In questo modo quando aprirai Gmail vedrai la posta in arrivo (solo i nuovi messaggi) e, accanto o sotto, le tre liste operative. Non dovrai ricordarti di andare a controllare le etichette: saranno sempre in primo piano.
4. Un filtro per il rumore
Le newsletter e le notifiche automatiche non meritano di passare dalla posta in arrivo. Crea un filtro (Impostazioni → Filtri) che applica l'etichetta @Leggere a tutte le email che corrispondono alle newsletter e spunta "Ignora Posta in arrivo (archivia)".
Consulta l'aiuto di Gmail per ulteriori informazioni su come creare i filtri.
Il flusso quotidiano
Apri la posta due o tre volte al giorno. Per ogni messaggio: cestina, archivia, rispondi al volo se ci vogliono meno di due minuti, altrimenti l + etichetta + e.
Svuoterai la posta in arrivo in dieci minuti. Il lavoro vero viene dopo, dalla sezione "Da fare", da cui sceglierai - in base a tempo ed energia disponibili - le attività da svolgere.
Una volta alla settimana è necessaria la revisione: scorri @in-attesa e sollecita chi non ha risposto, svuota @da-leggere senza sensi di colpa (se una newsletter giace intoccata da settimane significa non la leggerai mai: eliminala), verifica che in @da-fare non ci siano attività ormai scadute.
L'errore classico è ricreare il caos dell'inbox all'interno delle etichette. Se @da-fare supera i 20-30 messaggi, mi sento di diagnosticare che il problema non riguarda il sistema, ma l'atteggiamento nei confronti delle cose da fare: stai sopravvalutando le tue risorse. Ma questa è un'altra conversazione e magari l'affronteremo in un altro articolo.
Se in azienda il sovraffollamento non riguarda solo la tua casella, ma anche quelle dei colleghi, allora il problema potrebbe essere nei processi che generano tutte quelle email. Con i nostri progetti di trasformazione digitale ti aiutiamo a eliminare metà dei messaggi interni attraverso l'automazione. Parliamone.
Naturalmente GTD va molto al di là di questi brevi consigli. Come già detto, soltanto con un'implementazione completa, sistematica, si ottengono i benefici promessi dal metodo: avere la sicurezza di star facendo in ogni momento l'azione più adeguata e necessaria al raggiungimento dei propri obiettivi.
