Come si organizzano i file di un progetto di traduzione?

Come vanno salvati i vari file da tradurre? Ecco alcune linee guida per ottimizzare il tempo dei project manager e di chiunque si trovi a dover gestire un progetto di traduzione. Le indicazioni sono pensate per chi richiede traduzioni, ma con qualche accorgimento sono utili anche ai traduttori stessi.

Un elemento chiave per la corretta gestione dei progetti di traduzione è l’ordine nell’archiviazione dei file. L’ordine, che dovrebbe estendersi a tutti gli aspetti di un progetto, è essenziale per organizzare le attività basate sui file, quali sono generalmente le traduzioni: un file in una certa lingua va tradotto in un’altra. Nell’essenza, un progetto di traduzione non è che questo.

Qui ci soffermeremo su un aspetto forse banale, ma spesso fonte di frustrazione, cioè come salvare e organizzare i file di progetto. I file possono essere salvati sul proprio computer oppure su un server condiviso, se il progetto coinvolge più persone o se così lo richiede l’organizzazione per cui si lavora. Senza arrivare agli estremi vissuti dai grafici (vedi immagine sottostante), è molto comune perdersi fra file originale, file tradotto, file rivisto, versione finale, versione da pubblicare, ecc.

Fonte: http://www.theinspiration.com/2015/03/every-designer-world-yash-bhardwaj-jugaad-posters/

Partiamo dall’osservazione.

Se richiedi traduzioni abitualmente, avrai notato che alcuni fornitori di servizi linguistici usano sistemi di gestione integrati.

Questi gestionali rendono più lineari i procedimenti operativi e consentono di centralizzare le operazioni. Nel gergo del settore delle traduzioni questi sistemi di gestione sono chiamati TMS (Translation Management System). Anche in Qabiria ne usiamo uno, TranslationProjex, che ha un comodo portale attraverso il quale i nostri clienti possono richiederci le traduzioni direttamente.

I TMS offrono numerose funzionalità, fra cui schemi predefiniti di strutture di cartelle per organizzare nel modo più logico i file di ogni progetto.

• A volte la struttura mostrata dal TMS corrisponde alle cartelle effettivamente create in automatico sul disco rigido quando si avvia il progetto.
• Altre volte il TMS crea una struttura virtuale che si frappone fra l’utente e i file memorizzati.

In un caso o nell’altro è interessante analizzare come vengono salvati i file in questi sistemi, in quanto i committenti di traduzioni, i traduttori freelance o i team interni di traduzione possono applicare lo stesso metodo ai loro progetti, anche se non utilizzano alcun gestionale.

Gli esempi riportati in questo articolo sono un sunto tratto dalla nostra esperienza; non vogliono essere una soluzione definitiva, ma soltanto un esempio su cui riflettere e da cui trarre spunto.

Dato che si propone un albero di cartelle, esso avrà i limiti di qualsiasi struttura gerarchica rigida. Questi limiti si superano soltanto con l’uso di un database o di un sistema integrato, un cosiddetto DMS (Document Management System), come Alfresco, giusto per citarne uno molto noto.

Inoltre qualsiasi sistema diventa inutile se le istruzioni per il suo uso non sono note a tutti i membri del team, ovvero se ciascuno interpreta le cartelle a modo suo. Tutti gli interessati dovrebbero sempre seguire le linee guida predefinite e salvare in ciascuna cartella solo i file ad essa corrispondenti.

Diamo per scontato che l’organizzazione per cui si lavora sappia come separare un progetto da un altro, ovvero che abbia stabilito criteri chiari per identificare ogni lavoro. Può sembrare una banalità, ma quanto spesso ci siamo chiesti: “Questo progetto va fatturato al mio dipartimento?” o “Devo conteggiare queste traduzioni nel mese in corso o in quello successivo?” o ancora “A quale budget la assegno?”

Se la tua azienda ha stabilito linee guida in merito, la prima conseguenza è che ogni progetto sarà assegnato a un unico dipartimento e a un solo budget. Dunque dovrai comunicare al fornitore di traduzioni almeno i seguenti dati da inserire in fattura:

• dati fiscali dell’organizzazione che paga il lavoro
• dipartimento competente
• numero di progetto interno
• eventuale persona di riferimento (se diversa da quella che segue il progetto)

Il numero di progetto o di riferimento interno (numero d’ordine) è particolarmente importante, perché sarà il numero di identificazione univoco del progetto.

A chi ha libertà di scelta (cioè a chi non deve usare un numero fornito dal proprio gestionale) suggeriamo di usare semplicemente un numero progressivo, che può ricominciare ogni anno. In questo caso, conviene aggiungere come prefisso anche l’indicativo dell’anno (p. es: 2021_001).

Questo numero servirà per creare la cartella principale in cui salvare tutti i file del progetto. Per chiarezza, questa cartella può essere creata all’interno della cartella del fornitore (se sei il committente della traduzione), oppure del cliente (se sei il traduttore).

Quindi avremo:

ACME
├── 2021_001
├── 2021_002
└── ...

La struttura di ogni progetto dipenderà poi dal flusso di lavoro del progetto stesso. Alcune cartelle esisteranno soltanto se necessarie per il progetto.

Per esempio, una cartella contenente i file riveduti ha senso soltanto se il progetto ha una fase di correzione/revisione.

Chi richiede traduzioni ha di solito bisogno almeno di queste cartelle:

ACME
├── 2021_001
│   ├── 01_source_XX
│   ├── 02_translated_YY
│   └── 99_final
└── ...

Di solito si ha una cartella che contiene i file originali, che si può chiamare 01_source_XX in cui XX è il codice della lingua di partenza (p. es. 01_source_IT per l’italiano), quindi una cartella 02_translated_YY in cui YY è il codice della lingua di arrivo (p. es. 02_translated_EN per l’inglese) e infine una cartella 99_final in cui mettere i file eventualmente riveduti e corretti, pronti da usare.

Chi svolge la traduzione potrebbe aver bisogno invece di qualche cartella in più:

ACME
├── 2021_001
│   ├── 00_from_customer_XX
│   ├── 01_source_XX
│   ├── 02_translated_YY
│   ├── 03_edited_YY
│   ├── 04_proofread_YY
│   └── 99_final
└── ...

Una cartella 00_from_customer_XX è utile quando i file ricevuti dal cliente non coincidono con quelli da tradurre, perché previamente è necessaria una conversione o l’estrazione del testo, per esempio se si ricevono file PDF da convertire in testo editabile.

Il resto di cartelle segue lo schema precedente, con l’eventuale presenza di cartelle per i file corretti 03_edited_YY e per quelli rivisti 04_proofread_YY. La logica è che ogni linguista carichi i suoi file nella cartella contrassegnata dall’attività svolta. Questa operazione può essere svolta anche dal project manager.

Se il progetto comprende altre fasi, si può aggiungere una cartella 05_postprocess_YY, che contiene i file riconvertiti nel formato originale, un’altra - 06_DTP_YY - con i file formattati o impaginati, o anche 09_reference con eventuali file di riferimento (documenti di appoggio, guide di stile, glossari, ecc.). Tutti i file amministrativi (preventivi, ordini, conteggi, ecc.) possono tranquillamente stare dentro la cartella principale, senza dover creare una sottocartella apposita.

Riassumendo, ecco un albero di cartelle completo:

ACME
├── 2021_001
│   ├── 00_from_customer_XX
│   ├── 01_source_XX
│   ├── 02_translated_YY
│   ├── 03_edited_YY
│   ├── 04_proofread_YY
│   ├── 05_postprocess_YY
│   ├── 06_DTP_YY
│   ├── 09_reference
│   └── 99_final
└── ...

L’uso dei numeri come prefisso delle cartelle non risponde soltanto a un criterio di ordine. Quando si navigano le cartelle con la tastiera, basterà digitare il numero corrispondente per accedere alla cartella desiderata.

Per praticità ti consiglio di salvare una copia della struttura vuota e usarla come template, per evitare di creare manualmente le cartelle a ogni progetto.