¿Cómo se organizan los archivos de un proyecto de traducción?

¿Cómo deben guardarse los distintos archivos que se van a traducir? Aquí tienes algunas pautas para optimizar el tiempo de los gestores de proyectos y de cualquier persona que tenga que gestionar un proyecto de traducción. Los consejos están pensados para todos aquellos que necesiten traducciones, pero con algunos ajustes también son útiles para los propios traductores.

Un elemento clave para la correcta gestión de los proyectos de traducción es el orden con el que se archivan los expedientes. El orden, que tendría que abarcar todos los aspectos de un proyecto, es esencial para organizar las actividades basadas en archivos, como suelen ser las traducciones: un archivo en un determinado idioma debe ser traducido a otro. En esencia, un proyecto de traducción es precisamente eso.

Aquí nos centraremos en un aspecto quizá trivial pero a menudo frustrante, es decir, cómo guardar y organizar los archivos de proyecto. Puedes guardar los archivos en tu propio ordenador o en un servidor compartido, si el proyecto implica a varias personas o si la organización para la que trabajas lo requiere. Sin llegar a los extremos experimentados por los gráficos (véase la imagen de abajo), es muy común perderse entre el archivo original, el archivo traducido, el archivo revisado, la versión final, la versión a publicar, etc.

Fuente: http://www.theinspiration.com/2015/03/every-designer-world-yash-bhardwaj-jugaad-posters/

Empecemos por la observación.

Si sueles solicitar traducciones regularmente, te habrás dado cuenta de que algunos proveedores de servicios lingüísticos utilizan sistemas de gestión integrados.

Dichos sistemas agilizan los procedimientos operativos y centralizan las operaciones. En la jerga de la industria de la traducción estos sistemas de gestión se denominan TMS (Translation Management System). En Qabiria también utilizamos uno, TranslationProjex, que cuenta con un cómodo portal a través del cual nuestros clientes pueden solicitarnos traducciones directamente.

Los TMS ofrecen numerosas funcionalidades, entre ellas esquemas predefinidos de estructuras de carpetas para organizar los archivos de cada proyecto de la forma más lógica posible.

• A veces, la estructura mostrada por el TMS realmente corresponde a las carpetas creadas automáticamente en el disco duro cuando se inicia el proyecto.
• Otras veces, el TMS crea una estructura virtual que se interpone entre el usuario y los archivos almacenados.

En cualquier caso, es interesante analizar cómo se guardan los archivos en estos sistemas, ya que los clientes que solicitan la traducción, los traductores autónomos o los equipos internos de traducción de una empresa pueden aplicar el mismo método a sus proyectos, aunque no utilicen ningún sistema de gestión.

Los ejemplos que se dan en este artículo son un resumen de nuestra propia experiencia; no pretenden ser una solución definitiva, sino simplemente un ejemplo sobre el que reflexionar y en el que basarse.

Dado que se propone un árbol de carpetas, este tendrá las limitaciones de cualquier estructura jerárquica rígida. Estas limitaciones solo pueden superarse mediante el uso de una base de datos o un sistema integrado, un llamado sistema de gestión documental o DMS (Document Management System), como Alfresco, por mencionar uno muy conocido.

Además, cualquier sistema resulta inútil si las instrucciones de uso no son conocidas por todos los miembros del equipo, es decir, si cada uno interpreta las carpetas a su manera. Todos los interesados deben seguir siempre las directrices por defecto y guardar solo los archivos correspondientes a cada carpeta.

Damos por sentado que la organización para la que trabajas sabe separar un proyecto de otro, es decir, que ha establecido criterios claros para identificar cada trabajo. Puede parecer trivial, pero ¿cuántas veces nos hemos preguntado: «¿Debo facturar este proyecto a mi departamento?» o «¿Debo contabilizar estas traducciones en el mes actual o en el siguiente?» o «¿A qué presupuesto lo asigno?».

Si tu empresa ha establecido directrices al respecto, la primera consecuencia es que cada proyecto se asignará a un departamento y a un presupuesto. Por lo tanto, tendrás que comunicar al proveedor de traducciones al menos los siguientes datos para que los incluya en la factura:

• datos fiscales de la organización que paga el trabajo
• departamento competente
• número de proyecto interno
• persona de contacto, si la hay (si es diferente de la persona que sigue el proyecto)

El número de proyecto o de referencia interna (número de pedido) es especialmente importante, ya que será el número de identificación único del proyecto.

Para aquellos que tienen libertad de elección (es decir, que no tienen que utilizar un número proporcionado por su sistema de gestión) sugerimos simplemente utilizar un número progresivo, que puede empezar de nuevo cada año. En este caso, el indicativo del año debe añadirse también como prefijo (por ejemplo: 2021_001).

Este número se utilizará para crear la carpeta principal en la que se guardarán todos los archivos del proyecto. Para mayor claridad, esta carpeta puede crearse dentro de la carpeta del proveedor (si eres el cliente de la traducción), o del cliente (si eres el traductor).

Así que tendremos:

ACME
├── 2021_001
├── 2021_002
└── ...

La estructura de cada proyecto dependerá entonces del flujo de trabajo del propio proyecto. Algunas carpetas solo existirán si son necesarias para el proyecto.

Por ejemplo, una carpeta que contenga archivos revisados solo tiene sentido si el proyecto tiene una fase de corrección/revisión.

Los que solicitando traducciones suelen necesitar al menos estas carpetas:

ACME
├── 2021_001
│   ├── 01_source_XX
│   ├── 02_translated_YY
│   └── 99_final
└── ...

Normalmente hay una carpeta que contiene los archivos originales, a la que se puede llamar 01_fuente_XX, donde XX es el código del idioma fuente (por ejemplo, 01_fuente_ES para el español), luego una carpeta 02_traducido_YY donde YY es el código del idioma de destino (por ejemplo, 02_traducido_EN para [inglés] (/traduccion/traducciones-ingles)) y, por último, una carpeta 99_final en la que se colocan los archivos revisados y corregidos, listos para ser utilizados.

Los que se encargan de la traducción pueden necesitar algunos archivos adicionales en su lugar:

ACME
├── 2021_001
│   ├── 00_from_customer_XX
│   ├── 01_source_XX
│   ├── 02_translated_YY
│   ├── 03_edited_YY
│   ├── 04_proofread_YY
│   └── 99_final
└── ...

Una carpeta 00_del_cliente_XX es útil cuando los archivos que se reciben del cliente no coinciden con los que se van a traducir, porque es necesario convertir o extraer el texto previamente, por ejemplo si se reciben archivos PDF para convertirlos en texto editable.

El resto de las carpetas siguen el patrón anterior, con carpetas para los archivos corregidos 03_corregido_YY y los archivos revisados 04_revisado_YY. La lógica es que cada lingüista cargue sus archivos en la carpeta marcada por la actividad realizada. Esto también lo puede hacer el gestor de proyecto.

Si su proyecto incluye otras etapas, puede añadir una carpeta 05_posprocesado_YY, que contiene los archivos convertidos en el formato original, otra - 06_DTP_YY - con los archivos formateados o paginados, o incluso 09_referencias con cualquier archivo de referencia (documentos de apoyo, guías de estilo, glosarios, etc.). Todos los archivos administrativos (presupuestos, pedidos, facturas, etc.) pueden almacenarse en la carpeta principal sin tener que crear una subcarpeta especial.

En resumen, este es un árbol de carpetas completo:

ACME
├── 2021_001
│   ├── 00_from_customer_XX
│   ├── 01_source_XX
│   ├── 02_translated_YY
│   ├── 03_edited_YY
│   ├── 04_proofread_YY
│   ├── 05_postprocess_YY
│   ├── 06_DTP_YY
│   ├── 09_reference
│   └── 99_final
└── ...

El uso de números como prefijos de las carpetas no solo responde a un criterio de orden. Al navegar por las carpetas con el teclado, basta con teclear el número correspondiente para acceder a la carpeta deseada.

Por comodidad, te recomiendo guardar una copia de la estructura vacía y utilizarla como plantilla, para evitar crear manualmente carpetas para cada proyecto.