5 consejos para escribir un correo electrónico eficaz

¿Cuántos correos electrónicos recibimos?

¿Cuántos correos electrónicos recibes en un día?

Piensa en tu bandeja de entrada, invadida cada mañana por una horda de mensajes. Ya te notas un poco mareado, ¿verdad? Ahora piensa en la cantidad de correos electrónicos que envías. Quizás no tantos y quizás no prestes mucha atención ni a cómo los escribes ni a quién se los envías.

Y a menudo se recurre a esas fórmulas arcaicas y anquilosadas, resultado de una escritura llena de cumplidos que suena un poco a oficina del Registro de la Propriedad. Pero mejor esto que enviar un mensaje escueto con pocos adornos, ¿verdad?

Pues no.

Escribir correos electrónicos claros, sencillos y concisos es posible. Y debería ser obligatorio.

Un mensaje bien redactado ahorra tiempo tanto al remitente como al destinatario. Un correo electrónico breve garantiza eficacia y eficiencia. ¿Pero cómo se hace?

Algunas estadísticas muestran que, de media, recibimos un centenar de correos electrónicos al día, si tenemos en cuenta también las notificaciones, la publicidad y el spam.

De estos cien, solo leemos sesenta. Y solo respondemos a unos diez o 30 como máximo. Los 20 restantes son spam, así que no los leemos o los borramos directamente.

Tardamos 64 segundos para «recuperarnos» después de leer un correo electrónico. Un pequeño infarto que nos cuesta un minuto de nuestra existencia.

Multiplica esto por cien.

Durante unos 220 días laborables al año.

Hay todos los supuestos para una hospitalización de urgencia.

Nos pasamos alrededor del 28% de la semana laboral leyendo todos estos mensajes, es decir, más de una cuarta parte del día.

Y por si fuera poco, todo esto es una fuente de estrés. Pero no es la recepción de una cantidad exagerada de correos electrónicos lo que provoca el estrés, sino la falta de tiempo para leerlos y responderlos.

De hecho, el 38% de los trabajadores tiende a ver los plazos, y por tanto las respuestas puntuales, como una fuente inagotable de estrés.

¿Cómo contrarrestar estas cifras tan desalentadoras?

La única manera de evitar la histeria es escribir bien un correo electrónico.

Escribe un asunto corto y claro

Escribir el asunto del mensaje es mucho más importante de lo que parece.

A menudo se omite o no tiene nada que ver con el contenido real del correo electrónico.

Escribir un asunto corto y claro sirve para que el destinatario entienda el contenido del correo electrónico de un vistazo.

Escribir «reunión jueves» puede ser demasiado telegráfico.

Busca una solución intermedia que sea concisa, pero no prolija.

«Envío del o. del d. de la reunión del jueves 15 de marzo» ya es mejor.

Presta atención al destinatario

Es fácil equivocarse al escribir la dirección o el nombre, sobre todo si es extranjero.

Asegúrate de haber guardado correctamente el contacto en tu agenda para no tener que volver a comprobarlo cada vez. Recuerda actualizarlo si es necesario.

Si deseas enviar un correo electrónico en copia a un contacto, no escribas más de una dirección en el campo de destinatario, utiliza el campo CC o CCO si quieres ocultar al segundo destinatario.

Si envías un correo electrónico a una persona desconocida, preséntate adecuadamente, deja tus datos de contacto, una dirección y un enlace a tu sitio web o perfil de LinkedIn.

En el caso de un correo electrónico dirigido a una persona en una zona horaria diferente, casi todos los programas de correo permiten programar la hora y la fecha de envío de los mensajes. Si el mensaje llega en horario laboral, y no por la noche, tiene más posibilidades de ser leído y no perderse. Le harás un favor al destinatario.

Escribe frases cortas y limita el uso de subordinadas

Escribe tu mensaje de manera que sea fácilmente comprensible y legible.

Evita andar por las ramas y las *frases largas y complejas.

Asegúrate de que el mensaje llegue al destinatario con precisión.

Evita utilizar frases que inviertan el orden natural del período (sujeto - verbo - objeto), con mil subordinadas. Una escritura clara depende de un pensamiento claro. Si no tienes claro en tu cabeza lo que quieres decir, piénsalo antes de intentar escribirlo.

Respeta las reglas gramaticales y utiliza un vocabulario adecuado a tu interlocutor. Si escribes en otro idioma, recurre a un corrector o pídele ayuda a una persona nativa, para evitar faltas embarazosas.

Utiliza correctamente los signos de puntuación. Por ejemplo, la mayoría de la gente no se da cuenta, pero la coma entre sujeto y verbo puede dar lugar a malentendidos.

No respondas demasiado rápido

Siempre tenemos un montón de cosas en la cabeza. Solemos responder demasiado rápido a los correos electrónicos, para quitárnoslos de encima.

Sin embargo, responder demasiado rápido conlleva grandes riesgos. Es fácil olvidar detalles relevantes o utilizar un registro demasiado informal.

Esto hace que se pierda la credibilidad ante el destinatario. El intercambio de mensajes apresurados hará perder tiempo a ambas partes.

Dedica un día a la semana (al principio o al final, es decir, el lunes o el viernes) a responder con calma a todos los mensajes. Otra estrategia es dedicar una hora al día a atender todos los correos sin leer.

Si te centras en la gestión del correo, evitarás los olvidos y los errores.

Evita enviar respuestas monosilábicas

El autocompletado de frases introducido por Gmail y otras herramientas de correo a menudo ayuda, y no creemos que podamos condenarlo.

Sin embargo, enviar un «Vale» apresurado como respuesta no siempre es lo mejor, sobre todo si se escribe a un cliente con el que se tiene una buena relación.

Casi siempre es superfluo responder con «gracias», «de nada» o «sí».

Para evitar intercambios inútiles, es conveniente dar por supuesta la respuesta positiva y el agradecimiento. Puedes escribir, por ejemplo, «Gracias por adelantado» o «Seguiremos adelante con el pedido si no recibimos más instrucciones», para evitar un correo electrónico adicional.

Si ya has enviado un correo electrónico y recibido una confirmación, escribir incluso una sola palabra puede hacerte perder mucho tiempo. Asimismo, ahorrarás al destinatario la molestia de abrir un mensaje que consiste tan solo en un simple «gracias».

En conclusión, con estos 5 consejos para escribir un correo electrónico eficaz tu mensaje llegará claro y conciso al destinatario. El ahorro de tiempo a largo plazo será cada vez mayor.

Incluso conseguirás librarte del nerviosismo que sientes cuando tienes que responder a un correo electrónico. En resumen: menos estrés y más tiempo para otras cosas.

Preguntas frecuentes

¿Existen herramientas o técnicas para gestionar las comunicaciones por correo electrónico teniendo en cuenta las diferencias horarias?

Las empresas deberían concienciar a los empleados de la importancia de respetar las zonas horarias de los destinatarios cuando se comunican por correo electrónico, fomentando una cultura de respeto mutuo y conciencia del tiempo, y animándolos a planificar las comunicaciones de forma que se minimicen las interrupciones y se respeten los ritmos de trabajo de los destinatarios.

¿Cuáles son las estrategias más eficaces para reducir el volumen de correo indeseado (spam)?

Algunas medidas para reducir el volumen de correo basura son:

• Configurar el servidor de correo con filtros de spam avanzados. Es un servicio proporcionado por el proveedor de correo electrónico, pero a veces hay que solicitarlo por separado.
• Registrarse en servicios de filtrado de correo electrónico que identifican automáticamente los mensajes no deseados.
• Educar a los empleados para que no compartan indiscriminadamente su dirección de correo electrónico de empresa.
• Notificar y eliminar con regularidad los correos electrónicos irrelevantes o no deseados, para entrenar al cliente de correo a reconocer el spam.

¿Qué indicadores evalúan el impacto de las políticas de comunicación por correo electrónico en una empresa?

Las empresas pueden evaluar el impacto de las políticas de comunicación por correo electrónico en la productividad y el bienestar de los empleados a través de una serie de indicadores:

• il tiempo medio dedicado por los empleados a la gestión del correo electrónico
• el número de correos electrónicos enviados y recibidos diariamente
• el índice de respuesta a los correos electrónicos
• el nivel de estrés declarado por los empleados en relación con la gestión del correo electrónico
• las opiniones recogidas mediante encuestas o entrevistas sobre las prácticas de comunicación de las empresas