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Quante e-mail riceviamo?
Quante e-mail ricevi in un giorno?
Pensa alla tua casella di posta, invasa ogni mattina da un’orda di messaggi. Ti è già venuto un principio di nausea, vero? Adesso pensa a quante e-mail mandi. Magari non così tante e forse non presti molta attenzione né a come le scrivi né a chi le mandi.
E spesso ricadi in quelle formule arcaiche, stantie, frutto di una scrittura piena di convenevoli che sa un po’ di ufficio del catasto. Ma meglio così, piuttosto che mandare un messaggio spoglio e con pochi fronzoli, no?
No.
Scrivere e-mail chiare, semplici e concise è possibile. E dovrebbe essere obbligatorio.
Un messaggio ben scritto fa risparmiare tempo sia al mittente sia al destinatario. Una mail breve garantisce efficacia ed efficienza. Ma come si fa?
Alcune statistiche dimostrano che, in media, riceviamo un centinaio di e-mail al giorno, se prendiamo in considerazione anche le notifiche, la pubblicità e lo spam.
Di queste cento, ne leggiamo solo sessanta. E rispondiamo solo a una decina, 30 al massimo. La ventina restante è spam, quindi o non lo leggiamo o lo eliminiamo direttamente.
Per “riprendersi” dopo aver letto un’e-mail servono 64 secondi. Un piccolo infarto che ci costa un minuto della nostra esistenza.
Moltiplicalo per cento.
Per circa 220 giorni di lavoro all’anno.
Ci sono i presupposti per un ricovero d’urgenza.
Trascorriamo circa il 28% della settimana lavorativa, più di un quarto della giornata, a leggere tutti questi messaggi.
E come se non bastasse, tutto ciò è fonte di stress. Ma non è il ricevere una quantità esagerata di e-mail che causa lo stress, bensì il poco tempo per leggerle e rispondervi.
Il 38% dei lavoratori tende infatti a vedere le scadenze, e quindi le risposte tempestive, come una fonte inesauribile di stress.
Come riuscire a contrastare questi numeri funesti?
L’unico modo di evitare crisi isteriche è scrivendo bene una mail.
Scrivi un oggetto breve e chiaro
Scrivere l’oggetto del messaggio è molto più importante di quanto sembra.
Spesso viene omesso o non ha nulla a che vedere con l’effettivo contenuto dell’e-mail.
Scrivere un oggetto breve e chiaro serve a far capire al destinatario il contenuto della mail a colpo d’occhio.
Scrivere “riunione giovedì” può essere troppo telegrafico.
Cerca una via di mezzo che sia coincisa, ma non prolissa.
“Invio Odg per riunione giovedì 15 marzo” è già meglio.
Presta attenzione al destinatario
È facile sbagliare l’indirizzo o scrivere male il nome, soprattutto se straniero.
Assicurati di avere il contatto ben registrato nella tua agenda per non doverlo ricontrollare ogni volta. Ricordati di aggiornarlo se necessario.
Se vuoi mandare un’email in copia a un contatto, non scrivere più di un indirizzo nel campo del destinatario, usa il campo CC, o BCC se il secondo destinatario deve restare nascosto.
Se mandi un’e-mail a una persona sconosciuta, presentati a dovere, lascia i tuoi recapiti, un indirizzo e il link al tuo sito o al tuo profilo LinkedIn.
Nel caso di un’email a una persona in un fuso orario diverso, quasi tutti i programmi di posta ti lasciano programmare l’ora e la data di invio dei messaggi. Se il messaggio giungerà durante l’orario lavorativo, e non di notte, avrà più possibilità di essere letto e di non perdersi. Farai cosa gradita al destinatario.
Scrivi frasi brevi e limita l’uso delle subordinate
Scrivi il tuo messaggio in modo che sia facilmente comprensibile e leggibile.
Evita i giri di parole e le frasi lunghe e complesse.
Fa’ in modo che il messaggio arrivi preciso al destinatario.
Evita di usare frasi che invertono l’ordine naturale del periodo (soggetto - verbo - oggetto), con mille subordinate. La scrittura chiara dipende dal pensiero chiaro. Se non hai bene in testa quello che vuoi dire, riflettici prima di provare a scriverlo.
Segui le regole della grammatica e usa un vocabolario adeguato al tuo interlocutore. Se stai scrivendo in un’altra lingua, usa un correttore o chiedi conferma a una persona nativa, per evitare strafalcioni imbarazzanti.
Usa la punteggiatura adeguatamente. Ad esempio, la maggior parte delle persone non se ne rende conto, ma la virgola tra soggetto e verbo può causare fraintendimenti.
Non rispondere troppo velocemente
Abbiamo sempre in testa cento cose. Nella foga del momento, per togliercene una di dosso, rispondiamo troppo rapidamente alle e-mail.
Ciò nonostante, rispondere troppo in fretta fa correre grossi rischi. È facile dimenticarsi di dettagli rilevanti oppure utilizzare un registro troppo informale.
Si perde così credibilità nei confronti del destinatario. Lo scambio di messaggi affrettati farà perdere tempo a entrambi.
Ritagliati del tempo un giorno alla settimana (all’inizio o alla fine, cioè lunedì o venerdì) per rispondere con calma a tutti i messaggi. Un’altra strategia è quella di prenderti un’ora al giorno per occuparti di tutte le mail non lette.
Concentrando l’attenzione sulla gestione della posta, eviterai dimenticanze ed errori.
Evita di mandare risposte monosillabiche
L’autocompletamento delle frasi introdotto da Gmail e altri strumenti di posta spesso aiuta e non ci sentiamo di condannarlo.
Tuttavia, mandare come risposta un “OK.” sbrigativo non è sempre il massimo, soprattutto se stai scrivendo a un cliente con cui hai un buon rapporto.
Quasi sempre è superfluo rispondere con “grazie”, “prego” o “sì”.
Per evitare scambi costituiti da botte e risposte inutili, è conveniente dare per implicita la risposta positiva e i ringraziamenti. Puoi scrivere ad esempio “La ringrazio anticipatamente” o “Procederemo con l’ordine se non riceviamo altre istruzioni”, in modo da evitare una mail in più.
Se hai già mandato un’e-mail e hai ricevuto la conferma, scrivere anche solo una parola può farti perdere tantissimo tempo. Allo stesso modo, risparmierai al destinatario la fatica di aprire un messaggio costituito da un semplice “grazie”.
In conclusione, con questi 5 consigli per scrivere un’e-mail efficace il tuo messaggio arriverà chiaro e conciso al destinatario. Il risparmio di tempo a lungo termine sarà sempre maggiore.
Riuscirai persino a liberarti dall’ansia che provi quando devi rispondere a un’e-mail. In sintesi: meno stress e più tempo per altro.
Domande frequenti
Esistono strumenti o tecniche per la gestione delle comunicazioni via e-mail tenendo conto della differenza di fuso orario?
Le aziende dovrebbero sensibilizzare i dipendenti in merito all’importanza di rispettare i fusi orari dei destinatari durante la comunicazione via e-mail, promuovendo una cultura del rispetto reciproco e della consapevolezza del tempo, incoraggiando i dipendenti a pianificare le comunicazioni in modo da minimizzare le interruzioni e rispettare i ritmi di lavoro dei destinatari.
Quali sono le strategie più efficaci per ridurre il volume dello spam?
Alcune misure per ridurre il volume di posta indesiderata sono:
- configurare il server di posta con filtri antispam avanzati. È un servizio fornito dal provider di posta elettronica che tuttavia a volte va richiesto separatamente;
- registrarsi a servizi di filtraggio delle e-mail che identificano automaticamente i messaggi indesiderati;
- educare i dipendenti a non condividere l’indirizzo e-mail aziendale in modo indiscriminato;
- segnalare ed eliminare regolarmente le e-mail non pertinenti o indesiderate, in modo da addestrare il cliente di posta a riconoscere lo spam.
Quali indicatori valutano l’impatto delle politiche di comunicazione via e-mail in un’azienda?
Le aziende possono valutare l'impatto delle politiche di comunicazione via e-mail sulla produttività e sul benessere dei dipendenti attraverso una serie di indicatori:
- il tempo medio trascorso dai dipendenti nella gestione delle e-mail;
- il numero di e-mail inviate e ricevute giornalmente;
- il tasso di risposta alle e-mail;
- il livello di stress dichiarato dai dipendenti correlato alla gestione delle e-mail;
- il feedback raccolto attraverso sondaggi o interviste sulle pratiche di comunicazione aziendale.
Se hai bisogno di una mano per scrivere meglio le tue e-mail, contattaci e ti aiuteremo volentieri!
