Las horas (des)contadas

Cuando se necesita traducir una web o un documento a otro idioma, y se recibe un presupuesto de un proveedor de traducciones, uno a menudo se encuentra un poco desorientado, porque en el sector de los servicios lingüísticos se siguen algunas convenciones que no son habituales en otros lugares.

Para interpretar una oferta comercial de servicios de traducción, empecemos con un ejemplo: el presupuesto por la traducción de español a italiano de un manual de uso de una máquina industrial.

Además de los datos fiscales del proveedor de servicios, el número de presupuesto y los datos del cliente, el núcleo del presupuesto, es decir las líneas con los servicios ofrecidos, podrían tener este aspecto:

o este:

Para quienes están acostumbrados a que los servicios se cobren por horas, puede resultar sorprendente que las traducciones se cobren por «palabras» o «cuartillas». ¿Cómo funcionan estos sistemas de cotización?

¿Cómo se cuentan las palabras de un documento?

Para calcular el número de palabras de un documento y hacerse una idea del costo, se puede utilizar el editor de textos de Microsoft Word. Basta con abrir el documento y el total se visualiza en la barra inferior izquierda:

También se puede seleccionar la pestaña de «Revisión», hacer clic en «Recuento de palabras» y se abrirá esta ventana:

Además de las palabras totales, encontramos otra información, como el número de caracteres con o sin espacios. Este dato es útil para convertir documentos.

Naturalmente, si el documento original no está en formato Microsoft Word, saber cuántas palabras o cuartillas contiene es más complicado. Hay varios programas en la red que cuentan las palabras de archivos de diferentes formatos, como PDF, como PractiCount o Anycount.

El total de palabras puede no coincidir con el total del proveedor de traducción porque las reglas de recuento varían según la herramienta utilizada.

¿De qué depende esta diferencia?

Un texto no solamente incluye palabras, sino números, fechas, cadenas alfanuméricas, puntos de suspensión, hipervínculos, rutas de archivos, etc. que no son interpretados y contabilizados de manera unívoca por todas las herramientas. Sin entrar en las diferencias entre los métodos de recuento de las herramientas utilizadas por los traductores, podemos ver que el mismo Word no nos proporciona siempre el mismo resultado.

Por ejemplo el porcentaje: si escribimos «30%», nos calcula una palabra. Si en su lugar escribimos «30 %», con un espacio indivisible (non-breaking space) entre el número y el símbolo, resultan dos palabras. Sin embargo, hemos escrito lo mismo.

Tomemos otro ejemplo con una lista viñeta y una numérica. Si escribimos:

«El paquete contiene:

  - un kit de instalación
  - una guía rápida
  - un manual de uso”

Word calcula 14 palabras.

Si en su lugar, escribimos:

«El paquete contiene:

1.  un kit de instalación
2.  una guía rápida
3.  un manual de uso»

Nos calcula 17 porque los números de la lista se consideran palabras.

Es fácil advertir que, si incluso la misma herramienta no proporciona resultados coherentes, es aún más probable que diferentes herramientas adopten reglas de cálculo diferentes.

Dejando de lado las diferencias de cálculo, los presupuestos basados en el total de palabras tienen la ventaja de ser transparentes para el cliente, mientras que los calculados por cuartilla pueden ser más difíciles de interpretar.

El sistema de pago por cuartillas se remonta a la época en que todavía se utilizaban máquinas de escribir y el recuento se hacía por número de páginas de papel. Este sistema ha permanecido en uso aun después de la llegada de las computadoras. ¿Qué se entiende hoy, por lo tanto, por cuartilla?

Depende.

La cuartilla no tiene un valor estándar.

Si se trata de traducciones técnicas, una carpeta equivale a una página de 25 líneas por 55/60 caracteres por línea (lo que suma un total de 1375 / 1500 caracteres incluyendo espacios).

Para las traducciones de documentos legales, un certificado de nacimiento por ejemplo, una cuartilla equivale a 25 líneas y 50 caracteres por línea (un total de 1250 caracteres incluidos los espacios).

*En la industria editorial**, una cuartilla equivale a una página escrita de 2000 caracteres, incluidos los espacios.

Convertir un documento en una página es una operación muy sencilla. Arriba vimos que Word, en la ventana de Contar Palabras, indica también el total de caracteres, espacios incluidos.

Tomamos el número total de caracteres y lo dividimos por 1500, el número de caracteres por cuartilla.

Por ejemplo, un documento de 12000 caracteres, incluidos los espacios, corresponde a 8 cuartillas.

Además de la cuartilla y la palabra, también existe el sistema de facturación por línea. En este caso tampoco existe un número estándar de caracteres pero la media es de 55. Este método de conteo era muy común cuando se utilizaba la máquina de escribir, que permitía establecer un número fijo de caracteres por renglón y contar, después, los renglones. Actualmente se trata de un sistema de muy poco uso en España, aunque en Alemania aún se utiliza, incluso si se trata de un idioma cuyas palabras tienden a ser más largas respecto de la media.

¿Cuánto cuesta una traducción?

¿Cuál es, por lo tanto, el coste de una palabra o cuartilla? Depende de varios factores, pero dos son los principales:

• la combinación de idiomas, es decir, en qué idioma está el texto original y a qué idioma se va a traducir (por ejemplo, una traducción del inglés al español cuesta menos que una traducción del árabe al español);
• el tema del texto.

Luego, otros factores pueden intervenir:

• el tipo de traducción requerida: técnica, literaria, jurada, publicitaria, etc;
• la urgencia,
• el formato en el que se proporciona el texto a traducir.

Es fácil comprender por que el costo de una traducción depende del tipo de texto y de la urgencia, mientras que la razón por la que el formato de archivo afecta sobre el presupuesto. 

Esto ocurre por lo siguiente:

Para traducir, los profesionales del sector utilizan las denominadas herramientas de traducción asistida, también llamadas herramientas TAO o CAT tools. Son programas informáticos que reúnen diferentes ayudas para el traductor (glosarios, diccionarios, correctores ortográficos y gramaticales) y que permiten gestionar muchos tipos de archivos: no solamente los archivos Word (.doc o .docx) sino también los archivos InDesign (.indd) o .html o .xml por dar algunos ejemplos. Todos estos formatos son editables: para calcular el total de palabras o traducir el texto basta con abrir el documento.

Existe, sin embargo, un tipo de archivo que los traductores no aprecian en absoluto: el PDF (acrónimo de Portable Document Format). Se trata de un formato muy utilizado gracias a que permite compartir documentos y visualizarlos independientemente del sistema operativo que se use, para que el contenido no pueda ser modificado, es decir, crea una verdadera «fotocopia» digital.

Para operar sobre un PDF con un sistema de traducción asistida por ordenador, es necesario convertirlo en formato editable: operaciones que requieren tiempo y softwares específicos. En la mejor de las hipótesis, si el texto es seleccionable, puede exportarse a un archivo editable, luego contarse y traducirse. En el peor de los casos, si el documento fue escaneado con un escáner no será posible exportar o traducir el texto. La única opción es utilizar un programa de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), peor luego será necesario intervenir mucho en el documento obtenido antes de calcular el presupuesto y traducirlo.

Todas estas opciones inciden en el costo final de la traducción.

Si quieres saber más, en nuestro blog puedes encontrar el post «Cómo recontar, editar y traducir archivos PDF».

Servicios ofrecidos

En cuanto a los servicios ofrecidos, un presupuesto de traducción pude contener servicios diversos, por ejemplo:

• revisión,
• gestión del proyecto,
• cualquier manipulación o conversión del archivo,
• el formato, maquetación y la autoedición (que se facturan por separado, por página o por hora).

La revisión a menudo se cuenta por horas, pero incluso aquí los precios varían según el tipo de servicio requerido:

• revisión monolingüe (proofreading): solo en le texto traducido;
• revisión bilingüe (edición): comparando el texto original con la traducción;
• revisión bilingüe con informe de errores: como arriba pero con un informe de errores;
• post-revisión o post-edición: revisión de un texto que fue traducido con un motor de traducción automática.

Descuentos

Hemos visto que las traducciones se pagan por palabra o por carpeta, que la corrección o la maquetación se facturan por hora y que son factores que pueden incidir en el aumento del precio. 

¿Cómo se calculan los descuentos?

Los descuentos pueden ser de tres tipos:

• descuento sobre el total de los servicios,
• descuento para cada artículo del presupuesto,
• descuento por «coincidencia» o «repetición».

Para comprender la naturaleza de este último tipo es necesario un breve paréntesis.

Tomemos por ejemplo un cliente que quiera hacer traducir las fichas técnicas de una gama de productos, el manual de instrucciones y, quizás su página web Tratándose de productos similares, es probable que se repitan frases en toda la documentación. Estas repeticiones se llaman «coincidencias». Los descuentos, entonces, se calculan basándose en las coincidencias que se encuentren en la documentación. 

¿Cómo hace un traductor que hay frases repetidas y cómo aplica el descuento?

El descuento basado en las coincidencias o repeticiones implica el uso de programas especiales que asisten a la traducción, las herramientas TAO que vimos antes. En concreto, hay que tener en cuenta su función denominada «memoria de traducción», es decir, la posibilidad de almacenar en una base de datos todas las traducciones que se realicen para poder recuperarlas cuando vuelva a surgir un texto similar a traducir.

Tomemos el ejemplo anterior. Supongamos que en 10 fichas técnicas se repite la palabra «temperatura de funcionamiento» Son 3 palabras que, multiplicadas por el número de fichas, hacen un total de 30.

Si el proveedor de servicios decide tener en cuenta las «coincidencias» (en caso de las repeticiones), calculará el presupuesto contando 3 paroles en lugar de 30. Se considera que, una vez traducido el segmento «Temperatura de funcionamiento» una vez, no deberá volver a traducirse.

Evidentemente, se trata de una simplificación extrema, que solo sirve para hacer ver que el cliente no siempre pagará por todas las palabras de un documento. En otro artículo hablaremos en detalle de las herramientas de traducción asistida, sobre cómo funcionan las coincidencias o repeticiones y de las ventajas para los clientes que confían en profesionales que utilizan este tipo de herramientas.

A modo de conclusión, quien compra un servicio de traducción, ¿debe necesariamente saber qué es? Al fin y al cabo, lo que le interesa al cliente es conocer el costo del servicio y tener el documento traducido. Sin embargo, saber que un presupuesto puede ser calculado de distintas maneras puede permitir su comparación. Si una está basada en el total de palabras y la en carpetas, estarás en grado de hacer una comparación y valorar la diferencia en el precio. Además, si envías un documento en PDF y aumenta su costo, ya sabes por qué es.

Mientras mejor conozcamos el sector de los servicios de traducción, mejor podremos evaluar las ofertas recibidas y tomar una decisión que nos resulte conveniente.