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Elegir traducir a través de una empresa externa frente a realizar la tarea internamente puede ser una decisión difícil, sobre todo si eres nuevo en el sector o llevas poco tiempo en la organización. Aunque la subcontratación puede parecer más barata y cómoda, también plantea una serie de retos, desde la gestión de costes hasta la gestión de proyectos.
Por otro lado, traducir con personal interno puede ayudarte a controlar los costes y mantener la coherencia.
La elección entre estos dos métodos suele ser muy contextual y depende de tus objetivos y de los recursos de que disponga tu organización.
Para ayudarte a decidir si externalizar o gestionar internamente los proyectos de traducción, aquí van 7 variables que te harán decidir entre externalizar o gestionar internamente la traducción.
Algunas organizaciones emplean tanto servicios de traducción internos como externos. Suele depender de los requisitos específicos de cada proyecto.
No hay decisión correcta o incorrecta. La clave está en conocer los objetivos de su empresa y elegir la solución que mejor se adapte a ellos.
1. Coste
Elegir un proveedor externo de servicios lingüísticos suele ser rentable si la actividad de traducción es ocasional o implica un volumen reducido de textos.
Como explicamos en el artículo ¿Cuánto cuesta una traducción?, la traducción es una actividad cara, por lo que instintivamente podrías pensar que es más barato hacerla internamente.
Sin embargo, para calcular la rentabilidad de crear un equipo interno de traducción, debes tener en cuenta los siguientes factores:
- ¿Cuántos contenidos se generan al año?
- ¿En cuántas lenguas deben traducirse?
- Si aún no dispones de un equipo interno, ¿cuánto cuesta seleccionar a los traductores necesarios?
- ¿Cuánto cuesta formar traductores si no están especializados en la materia?
- ¿Quién gestionará las traducciones? ¿Un gestor de proyectos? ¿Un traductor?
- ¿Cuál es el coste anual de las licencias de los programas necesarios (herramientas TAO/CAT, herramientas de control de calidad, etc.)?
Podrías empezar con un solo proyecto o dos y luego medir el coste para ver si tiene sentido seguir gestionando el proyecto internamente.
Por otro lado, si tu organización ya cuenta con un departamento de traducción formado a tiempo completo, probablemente tenga más sentido traducir tus documentos internamente.
2. Idioma
Otro factor clave es el idioma o idiomas necesarios. Para una empresa que traduce habitualmente un solo idioma, puede ser conveniente contratar a uno o dos lingüistas para cubrir sus necesidades de traducción.
Sin embargo, si los idiomas que hay que cubrir son varios y no se traducen en paralelo, es decir, si no hay que traducir todo el contenido a todas las lenguas, contratar a varias personas puede ser una carga demasiado pesada para la organización. Existe el riesgo de que algunos traductores estén ocupados todo el tiempo y otros sólo ocasionalmente. Por no hablar de que luego alguien tiene que coordinar a los distintos traductores. Si contratas a una agencia, el coste de la gestión del proyecto está incluido en la tarifa.
3. Especialización
Incluso si tu organización cuenta con un departamento de traducción, siempre debes plantearte si tus recursos internos tienen competencias suficientes para traducir todos los tipos de textos que necesitas.
Por ejemplo, si tu organización es una empresa farmacéutica y necesita una gran cantidad de traducciones médicas, tiene sentido utilizar recursos internos para estos proyectos, pero si hay que traducir un contrato o un texto jurídico importante, considera primero si los traductores internos están a la altura de la tarea.
4. Control de calidad
En cuanto a la calidad, la mayoría de los proveedores de servicios lingüísticos tienen normas y parámetros de calidad preestablecidos que garantizan una calidad constante. Si, por el contrario, las traducciones se hacen internamente, es posible que no dispongas de procedimientos normalizados para evaluar la calidad de las traducciones y hacer ajustes en caso de desviaciones.
Crear un proceso de control de calidad tiene un coste y requiere ciertas competencias. Si no quieres complicarte la vida redactando nuevos procedimientos, contrata a una agencia externa.
5. Conocimientos técnicos
Por mucho que una pequeña empresa cuente con personal bilingüe o con conocimientos lingüísticos suficientes para ocuparse de las traducciones que necesita, hay que tener en cuenta que no todos los archivos que hay que traducir tienen el mismo formato.
Si tu empresa produce materiales de marketing, los archivos a traducir podrían ser archivos de InDesign, presentaciones de PowerPoint, por no hablar de la traducción del sitio web desarrollado en WordPress, Joomla u otro CMS. Para traducir estos contenidos, no basta con tener conocimientos lingüísticos: alguien debe ser capaz de separar y extraer el contenido textual de las imágenes o el código. Además, las diferencias de longitud entre un idioma y otro obligarán a revisar la maquetación de todos los archivos destinados a la impresión o la visualización en línea, como un folleto realizado con InDesign o una presentación en PowerPoint.
No está escrito que tus recursos internos sepan cómo hacerlo. En cambio, si contratas a una agencia, ésta tendrá los conocimientos técnicos y las herramientas necesarias para traducir y maquetar cualquier tipo de archivo.
6. Escalabilidad
Otro argumento a favor de la externalización de los servicios de traducción es la escalabilidad: a la hora de evaluar entre externalizar o realizar las traducciones internamente, hay que valorar si las necesidades de traducción son constantes a lo largo del tiempo o si están sujetas a fluctuaciones.
Tener una persona interna dedicada, a la que se paga un sueldo fijo, tiene sentido si el volumen de traducciones es constante a lo largo del año o si la persona puede alternar las traducciones con otras tareas (administrativas o de atención al cliente, por ejemplo). Pero, ¿qué pasa si un mes no hay documentos que traducir? ¿O si son demasiados y el traductor interno no da abasto?
Cuando confías en una agencia, estas fluctuaciones pasan a ser su problema, pagando sólo por lo que solicitas, sin costes fijos.
Puedes aumentar o disminuir los recursos en función de tus necesidades organizativas contratando a traductores autónomos con experiencia o a una agencia de traducción cuando necesites traducir grandes volúmenes de documentos. Este enfoque te ofrece la flexibilidad necesaria para hacer frente a condiciones empresariales inestables sin tener que contratar empleados a largo plazo.
7. Coherencia de las traducciones
Uno de los mayores retos a la hora de externalizar tus proyectos de traducción es gestionar la coherencia de las traducciones. Cuando gestionas los proyectos de traducción internamente, tienes pleno control sobre la coherencia de los textos. Esto puede ser una ventaja clave si la coherencia es una parte importante de la identidad de tu marca.
Puedes conseguir el mismo nivel de coherencia si confías siempre en la misma agencia y si ésta usa glosarios y bases de datos específicos para cada cliente. Si, por el contrario, pasas de una agencia a otra sin continuidad, prepárate para vivir con las inevitables incoherencias en la traducción.
Conclusiones
Decidir entre externalizar los proyectos de traducción o gestionarlos internamente no siempre es fácil. Aunque la externalización puede ayudarte a escalar cuando tienes que traducir grandes volúmenes de documentos, también presenta una serie de retos, desde la gestión de costes hasta la gestión de proyectos. Por otro lado, la gestión interna de proyectos de traducción puede ayudarte a controlar los costes y mantener la coherencia. La elección entre estos dos métodos suele ser muy contextual y depende de tus objetivos y de los recursos de que disponga tu organización.
Ponte en contacto con nosotros si necesitas ayuda para decidir cuál es la mejor estrategia para tus necesidades de traducción. ¡Estaremos encantados de ayudarte!
