7 motivi per cui dovresti esternalizzare i tuoi progetti di traduzione

Scegliere di tradurre attraverso una società esterna rispetto a svolgere l’incarico internamente può essere una decisione difficile, soprattutto se sei nuovo nel settore o se fai parte da poco dell’organizzazione. Sebbene l’outsourcing possa sembrare più economico e conveniente, presenta anche una serie di sfide, dalla gestione dei costi alla gestione dei progetti.

D’altra parte, tradurre con il personale interno può aiutarti a controllare i costi e mantenere la coerenza.

La scelta tra questi due metodi è spesso molto contestuale e dipende dai tuoi obiettivi e dalle risorse che si hanno a disposizione come organizzazione.

Per aiutarti a decidere se esternalizzare o gestire internamente i progetti di traduzione, ecco 7 variabili che ti faranno decidere tra outsourcing e gestione interna delle traduzioni.

Alcune organizzazioni impiegano servizi di traduzione sia interni che esternalizzati. Di solito dipende dai requisiti specifici di ciascun progetto.

Non esiste una decisione giusta o sbagliata. La chiave è conoscere i tuoi obiettivi di business e scegliere la soluzione che meglio si adegua ad essi.

1. Costo

Scegliere un fornitore esterno di servizi linguistici di solito conviene se l’attività di traduzione è saltuaria o comporta un volume ridotto di testi.

Come abbiamo spiegato nell’articolo Quanto costa una traduzione?, la traduzione è un’attività cara, quindi d’istinto potresti pensare che è più economico farla svolgere internamente.

Tuttavia, per calcolare la convenienza di allestire un team interno di traduttori, devi considerare i seguenti fattori:

• Quanti contenuti vengono generati all’anno?
• In quante lingue vanno tradotti?
• Se non hai già un team interno, quanto costa selezionare i traduttori necessari?
• Quanto costa formare i traduttori se non sono specializzati in materia?
• Chi si occuperà della gestione delle traduzioni? Un project manager? Un traduttore?
• Qual è il costo annuo delle licenze dei programmi necessari (CAT tool, strumenti di controllo qualità, ecc.)?

Potresti iniziare con un singolo progetto o due e poi misurare il costo per vedere se ha senso continuare a gestire il progetto internamente.

D’altro canto, se la tua organizzazione dispone già di un reparto traduzione a tempo pieno già formato, probabilmente ha più senso tradurre i tuoi documenti internamente.

2. Lingua

Un altro fattore chiave è la lingua o le lingue di cui si hanno bisogno. Per un’azienda che traduce abitualmente una sola lingua può essere conveniente assumere uno o due linguisti con cui coprire le necessità di traduzione.

Tuttavia, se le lingue da coprire sono varie e non procedono in parallelo, cioè se non tutti i contenuti vanno tradotti in tutte le lingue, assumere più persone può rappresentare un onere troppo elevato per l’organizzazione. Si rischia che alcuni traduttori siano impegnati tutto il tempo e altri lo siano solo saltuariamente. Senza contare che qualcuno deve poi coordinare i vari traduttori. Se ti affidi a un’agenzia, il costo del project management è invece compreso nella tariffa.

3. Specializzazione

Anche se la tua organizzazione ha un reparto di traduzione, dovresti sempre considerare se le risorse interne hanno le competenze sufficienti per tradurre tutti i tipi di testi di cui hai bisogno.

Ad esempio, se la tua organizzazione è un’azienda farmaceutica e ha bisogno di una grande quantità di traduzioni mediche, ha senso usare le risorse interne per questi progetti, ma se c’è da tradurre un contratto o un importante testo legale, valuta prima se i traduttori interni sono all’altezza di questo compito.

4. Controllo della qualità

Per quanto riguarda la qualità, la maggior parte dei fornitori di servizi linguistici ha standard e parametri di qualità prestabiliti che garantiscono una qualità costante. Se invece le traduzioni sono svolte internamente, potresti non avere in atto procedimenti standardizzati per valutare la qualità delle traduzioni e apportare le dovute modifiche in caso di deviazioni.

Creare un procedimento per il controllo della qualità ha un costo e presuppone certe competenze. Se non vuoi complicarti la vita scrivendo nuovi procedimenti, affidati a un’agenzia esterna.

5. Competenze tecniche

Per quanto una piccola azienda possa avere personale bilingue o con competenze linguistiche sufficienti ad affrontare le traduzioni di cui ha bisogno, considera che non tutti i file da tradurre sono uguali a livello di formato.

Se la tua azienda produce materiali di marketing, i file da tradurre potrebbero essere file di InDesign, presentazioni in PowerPoint, per non parlare della traduzione del sito web sviluppato in WordPress, Joomla o altri CMS. Per tradurre questi contenuti non bastano le sole competenze linguistiche: qualcuno deve essere in grado di separare ed estrarre i contenuti testuali dalle immagini o dal codice. Inoltre, le differenze di lunghezza fra una lingua e l’altra obbligheranno a una revisione dell’impaginazione di tutti i file destinati alla stampa o alla visualizzazione online, come una brochure realizzata con InDesign o una presentazione in PowerPoint.

Non è detto che le tue risorse interne sappiano come fare. Invece, se ti affidi a un’agenzia, questa avrà le conoscenze tecniche e gli strumenti per tradurre e impaginare qualsiasi tipo di file.

6. Scalabilità

Un altro argomento a favore dell’esternalizzazione dei servizi di traduzione è la scalabilità: nella valutazione fra esternalizzare o affrontare internamente le traduzioni bisogna valutare se le necessità di traduzioni sono costanti nel tempo o se sono soggette a fluttuazioni.

Avere una persona interna dedicata, a cui pagare uno stipendio fisso, ha senso se il volume di traduzioni è costante durante l’anno o se la persona può alternare le traduzioni con altre mansioni (amministrative o di servizio ai clienti, ad esempio). Ma cosa succede se un mese non ci sono documenti da tradurre? O se invece ce ne sono troppi e il traduttore interno non riesce a tenere il passo?

Nel momento in cui ti affidi a un’agenzia, ripercuoti su di loro queste fluttuazioni, pagando soltanto per quello che richiedi, senza costi fissi.

Puoi incrementare o diminuire le risorse in base alle tue esigenze organizzative assumendo traduttori freelance esperti o affidandoti a un’agenzia di traduzione quando devi tradurre grandi volumi di documenti. Questo approccio ti offre la flessibilità di affrontare condizioni aziendali instabili senza dover assumere dipendenti a lungo termine.

7. Coerenza delle traduzioni

Una delle maggiori sfide nell’esternalizzare i tuoi progetti di traduzione è gestire la coerenza delle traduzioni. Quando gestisci i progetti di traduzione internamente, hai il pieno controllo sulla coerenza dei testi. Questo può essere un vantaggio chiave se la coerenza è una parte importante dell’identità del tuo brand.

Puoi ottenere lo stesso livello di coerenza se ti affidi sempre alla stessa agenzia e se questa usa glossari e banche dati specifiche per ogni cliente. Se invece passi da un’agenzia all’altra senza continuità, aspettati di convivere con le inevitabili incongruenze a livello di traduzione.

Conclusione

Decidere tra l’esternalizzare i progetti di traduzione o gestirli internamente non è sempre una scelta facile. Sebbene l’outsourcing possa aiutarti a scalare quando devi tradurre grandi volumi di documenti, esso presenta anche una serie di sfide, dalla gestione dei costi alla gestione dei progetti. D’altra parte, la gestione interna dei progetti di traduzione può aiutarti a controllare i costi e mantenere la coerenza. La scelta tra questi due metodi è spesso molto contestuale e dipende dai tuoi obiettivi e dalle risorse a tua disposizione come organizzazione.