Cómo ahorrar un 50% en costes de traducción

En los seminarios de marketing suelen contar una historia cuyo origen o veracidad no he podido comprobar.

En los años 50, una persona se presenta ante un gran fabricante de pasta de dientes (en las historias casi siempre es Colgate), ofreciéndole una idea innovadora que no costará casi nada, pero que dará un aumento inmediato del 40% en las ventas. A cambio, pide 100 000 dólares, una suma considerable para la época.

En una de las variantes de la historia, los directivos de la empresa rechazan el acuerdo y llaman a sus mejores expertos para que aporten ideas para aumentar el negocio en un 40%, pero sin éxito. En otra, aceptan de inmediato sabiendo que recuperarían su inversión rápidamente.

En cualquier caso, acaban llamando a la persona y aceptando sus condiciones.

A cambio de los 100 000 dólares, el tipo les entrega un sobre con un papel.

El papel dice:

«Haced el agujero más grande».

De hecho, si se aumenta el diámetro del orificio de un tubo de pasta de dientes de 5 a 6 milímetros, el volumen de pasta exprimido aumenta un 40% para la misma longitud del cepillo. De este modo, la mayoría de los usuarios agotarán el tubo más rápidamente y tendrán que comprar otro más a menudo. Resultado: un aumento de la facturación.

Esta historia es emblemática de cómo a veces una solución muy sencilla puede dar enormes resultados.

Si pasamos de la industria cosmética al sector de los servicios lingüísticos, encontramos algunas soluciones sencillas que tienen un impacto significativo en el gasto de traducción.

Como decíamos en el artículo «¿Cuánto cuesta una traducción?», el proceso de traducción puede ser largo, laborioso y caro. Es el precio que hay que pagar si se desea comunicar en una lengua distinta de la propia.

Pero, ¿y si te dijera que hay una manera de optimizar tu contenido original para reducir el 50% de lo que gastas en traducciones?

Te preguntarás: «¿Qué tiene que ver la optimización del contenido de origen con la reducción de los costes de traducción?»

La respuesta está en las lógicas de facturación de nuestro sector.

El tiempo de un traductor es caro, porque estamos hablando de mano de obra especializada con muchos años de formación a sus espaldas. Como los traductores cobran por palabra, por página o por carácter, si optimizas tu contenido para que contenga menos texto, gastarás menos.

¿Cómo optimizar el contenido de origen?

Hay 5 estrategias para reducir el texto de origen:

1. Escribir menos
2. Escribir mejor
3. No traducir lo que no es necesario
4. Utilizar imágenes en lugar de textos.
5. Utilizar la traducción automática

Escribir menos

Es muy sencillo: si quieres reducir el gasto en servicios de traducción en un 50%, reduce tus textos a la mitad.

En más de veinte años de carrera, he traducido varios millones de palabras. Entre ellas, al menos la mitad eran completamente inútiles, innecesarias.

Déjame reformular:

En veinte años he traducido millones de palabras. La mitad, inútiles.

Esta última frase tiene 11 palabras. La anterior 23. Es un 50% menos. El mensaje, en la segunda versión, es más claro y directo.

La triste realidad del mundo actual sobrecargado de conocimientos es que se lee cada vez menos. Por tanto, cuanto menos escribamos, mejor. Cuanto más conciso, nítido y específico sea el mensaje, mejor llegará a su destino. Con mayor razón, si ese mensaje tiene que ser traducido.

Así que piénsalo la próxima vez que escribas un informe de 20 páginas:

• relee
• corta
• rescribe

10 páginas te costarán la mitad. El departamento de compras te lo agradecerá. Y tus lectores también.

Esto también se aplica a todos los contenidos no textuales.

Si tienes que crear un vídeo corporativo, una infografía o el episodio de un podcast que hay que traducir: resume. No solo tu mensaje será más efectivo, sino que también tendrás más posibilidades de ser escuchado o visto. Y, efectivamente, gastarás menos al subtitular o doblar tu vídeo o audio al inglés o a cualquier otra lengua.

Escribir mejor

Si quieres optimizar tus contenidos para la traducción, tu texto debe ser coherente y sencillo desde el punto de vista del contenido, mientras que a nivel de formato y maquetación, deberás seguir algunos trucos que tengan en cuenta la traducción siguiente.

Simplificar el contenido

Evita utilizar frases diferentes para expresar los mismos conceptos. No utilices sinónimos o adverbios innecesarios, así como frases de jerga o frases cristalizadas que hayan perdido su carga semántica con el tiempo.

El discurso sobre la simplificación de textos es muy amplio. Lo hemos discutido en los artículos «Lenguajes controlados en 2021» y «Cómo escribir un manual de usuario» a los que te remito.

Si quieres ir más allá, también existen las normas ISO y otras normas internacionales. Un caso destacado es el de la norma italiana UNI, la 11482:2013, sobre «Elementos estructurales y aspectos lingüísticos de las comunicaciones escritas en las organizaciones». Como dice Giovanni Acerboni, uno de sus ponentes, que sabe un par de cosas sobre escritura eficaz, en uno de sus artículos (disponible solo en italiano), la norma

«ayuda a las organizaciones a mejorar la eficacia de su comunicación interna y externa».

Giovanni Acerboni también ha desarrollado un programa informático, llamado Writexp, que, basado en la norma UNI 11482:2013, comprueba automáticamente los problemas lingüísticos y comunicativos de los textos, proponiendo construcciones y palabras alternativas y mejores. Según sus creadores, Writexp ahorra de media un 30% de palabras y un 20% de tiempo.

Especialmente si trabajas en un sector tradicionalmente prolijo, como el sector público o los servicios financieros o jurídicos, verás los beneficios inmediatos si te equipas con una herramienta como Writexp.

Diseñar los documentos pensando en la traducción

«Escribir mejor» se refiere no solo al contenido, sino también a la estructura de un documento, entendida como diseño gráfico. Muy a menudo, los documentos complejos (presentaciones de PowerPoint, informes, catálogos y folletos en InDesign, etc.) se formatean sin tener en cuenta la traducción que se hará posteriormente.

Lenguas diferentes ocupan un espacio diferente en el papel (y en la pantalla). El español, por ejemplo, es un 30% más largo que el inglés.

Si el documento original no se diseña teniendo en cuenta estas diferencias, aumentará el gasto en maquetación y DTP.. Será necesario añadir páginas, reducir los bordes, cambiar el tamaño de los caracteres y, en general, manipular mucho el documento para adaptar el texto traducido.

Este coste de rediseño puede minimizarse e incluso eliminarse si se planifica el diseño del documento original teniendo en cuenta la traducción. Algunas ideas:

• deja grandes espacios en blanco en la página
• aumenta los bordes, para reducirlos si es necesario
• ten a la mano varias versiones de las ilustraciones o de las fotos, para insertar la de tamaño más adecuado si el texto circundante requiere cambios de diseño

Los expertos en DTP y de internacionalización conocen estas estrategias (y muchas otras) y las aplican. Confía en profesionales con experiencia demostrada si tienes que maquetar documentos complejos que luego habrán que ser [traducidos(/traduccion/traduccion-profesional).

Una herramienta que sirve para coordinar los esfuerzos de normalización de los textos de una empresa es la guía de estilo. Una guía de estilo es un documento que recoge todas las opciones de escritura y las convenciones de una impresa. Sirve para alinear todo el contenido escrito dentro de la organización, lo que permite al escritor hacerlo más rápidamente, ya que en el manual de estilo encontrará respuesta a todas las preguntas relacionadas con el texto que puedan surgir al escribir.

No traducir lo que no es necesario para tu público objetivo.

A la hora de traducir tu material, solo debes seleccionar textos que sean relevantes para tu público.

La tendencia que hemos visto en muchos clientes es la de traducir el 100% del contenido. Esto es porque a veces, detrás de la solicitud de traducción, no hay una verdadera estrategia de internacionalización. No se ha pensado lo suficiente en los objetivos.

Por ejemplo, una empresa italiana que necesite traducir su sitio web para el mercado alemán podrá excluir de la traducción todas las entradas del blog que se refieran a eventos o normativas nacionales sin relevancia para Alemania.

Del mismo modo, la empresa también puede excluir de la traducción todas las páginas dedicadas a productos y servicios que no se exportan, si ha decidido entrar en ese mercado con una cartera de servicios reducida.

También puede ser el momento de adaptar los textos al público del nuevo país. Cada cultura tiene su propia idiosincrasia, como explicábamos en el artículo «Las palabras clave perfectas».

Esa larga descripción de la empresa podría resumirse o sustituirse por una línea de tiempo. A menudo, la fase de traducción requiere un replanteamiento del contenido original (los traductores son muy buenos para detectar errores o incoherencias en el texto de origen...)

Traducir todo lo que no afecta directamente a tu público objetivo es una pérdida de tiempo y recursos. Limítate a traducir lo esencial para tus fines comerciales.

Usar imágenes en lugar de textos

Todos conocemos los infames manuales de montaje de IKEA, los del hombrecito narigón. Son uno de los ejemplos más conocidos y exitosos de instrucciones sin palabras. Permiten a IKEA ahorrar mucho en las traducciones. El mismo manual de montaje se distribuye de forma casi idéntica en más de 50 países y en casi 450 tiendas IKEA de todo el mundo.

Sin embargo, no es fácil prescindir de los textos. Implica un gran esfuerzo de simplificación y diseño de la comunicación, lo que a su vez supone un coste.

No es casualidad que en IKEA esta tarea esté encomendada a una veintena de comunicadores técnicos que crean más de 400 instrucciones de montaje al año y realizan más de 900 modificaciones en las existentes para reflejar los cambios en los productos existentes, como explica Jan Fredlund, uno de los diseñadores de IKEA, en el artículo "How Ikea Designs Its (In)famous Instruction Manuals" en Fast Company.

¿Cuándo es posible prescindir de los textos escritos y basarse únicamente en las ilustraciones?

Es posible prescindir de los textos escritos cuando:

• los procesos que se describen no son demasiado complicados, por ejemplo, son instrucciones de montaje para un producto con menos de 100 piezas
• los procesos pueden expresarse con una serie de pasos secuenciales
• sólo hay una manera de montar o ensamblar el producto

A veces el uso de ilustraciones es una necesidad: Consideremos los manuales de los juguetes diseñados para niños que aún no saben leer. No es casualidad que LEGO lleve años utilizando manuales en los que las palabras están casi totalmente ausentes.

Un punto crucial es el punto de vista: a menudo, en las instrucciones de montaje mal diseñadas, faltan pasos fundamentales o se dan por supuestas ciertas nociones que el consumidor puede no saber.

Richard Saul Wurman, arquitecto y diseñador de información, creador de las conferencias TED, entre otros proyectos, atribuye estos casos a la «enfermedad de la familiaridad» que se produce cuando quien enseña algo conoce tan bien el tema que se olvida de explicar lo básico, sin lo cual el resto de la charla se vuelve incomprensible.

¿Cuáles son las mejores prácticas para las instrucciones basadas en ilustraciones?

Todos los expertos en la materia sugieren:

• no utilizar fotografías, sino ilustraciones
• utilizar ilustraciones en blanco y negro (dibujos lineales) o reproducir los colores de forma realista
• mantener constante la perspectiva del diseño, es decir, no variar el ángulo sin las explicaciones oportunas (por ejemplo, en los manuales de LEGO se utilizan flechas muy grandes para indicar que el producto o la pieza deben girar); la perspectiva más correcta es la del cliente, cuyo punto de vista debe ser reproducido
• ilustrar partes enteras, no utilizar vistas parciales, para cada paso
• encontrar el equilibrio adecuado entre el respeto a la realidad, el detalle y la simplificación del diseño
• mantener la coherencia entre las diferentes ilustraciones, es decir, no cambiar el tamaño de las cajas de un pasaje a otro
• garantizar una continuidad adecuada entre una ilustración y otra, sin saltos

Y, por supuesto, hay que ser consciente de las limitaciones de este enfoque. Si es necesario insertar una indicación textual, hay que hacerlo.

Otro punto a tener en cuenta son las diferencias culturales. Sin entrar en el campo de las ilustraciones, detengámonos en los iconos. Sin un contexto claro, incluso un icono de una cruz (✚) puede interpretarse de varias maneras:

• ¿es un símbolo de adición?
• ¿un símbolo religioso?
• ¿identifica una urgencia o un medicamento?

Y todo esto dentro de una misma cultura. También hay símbolos que significan conceptos diametralmente opuestos en diferentes países. Pensemos en la esvástica (de la que ya hemos hablado en el artículo «Las palabras clave perfectas»), que en Japón identifica los templos budistas en los mapas y en las señales de tráfico, o en el uso del color, que varía de una cultura a otra.

Utilizar la traducción automática

La traducción automática puede servir para reducir drásticamente los costes de traducción. Sin embargo, ¡cuidado! No estamos hablando de utilizar Google Translate o cualquier otro motor de traducción automática generalista, sino de un traductor específico para tus contenidos, personalizado según tus propios datos.

Quien produce grandes volúmenes de textos para traducir debería considerar la posibilidad de añadir un motor de traducción automática personalizado a lo largo de la cadena de producción de textos. Esta fase de pretraducción sirve para elaborar una primera versión de la traducción, que luego debe ser revisada por traductores humanos.

La ventaja es doble:

1. con la traducción automática, se puede generar un primer borrador de traducción al instante, lo que reduce drásticamente el plazo de entrega;
2. la productividad de los traductores humanos aumenta, ya que no tienen que traducir desde cero, sino que sólo revisan el resultado de la máquina.

Naturalmente, se da por supuesto que el traductor automático proporcionado dará lugar a traducciones por encima del umbral mínimo de calidad exigido.

Sin entrar en demasiados detalles técnicos, la creación de un motor de traducción propio requiere no solo conocimientos técnicos (lingüísticos e informáticos), sino también datos suficientes para alimentar y entrenar el motor de traducción.

Los datos pueden proceder de repertorios comerciales que deben ser integrarados con todas las traducciones anteriores, tras procesarlas para que sean compatibles con el sistema de formación.

Una empresa con un departamento informático capaz puede adquirir los conocimientos necesarios para crear un traductor automático personalizado.

En el pasado, hemos publicado una serie de vídeos en nuestro canal de YouTube en los que se explica paso a paso cómo personalizar un motor de traducción automática, "MT for Everyone", al que remitimos para más información.

¿Gastar para ahorrar?

Como aprendimos de la historia de la pasta de dientes, reducir los costes o aumentar la facturación siempre requiere una inversión.

• Sintetizar nuestros propios textos corporativos no es para todos. Hay que recurrir a profesionales de la escritura o formar adecuadamente a sus redactores.
• Del mismo modo, mejorar la calidad de los textos corporativos significa invertir en formación o externalizar la escritura a terceros.
• Seleccionar los textos a traducir para un sitio web requiere tiempo, capacidad de organización y, sobre todo, implica pensar en la internacionalización, horas caras.
• La decisión de convertir los manuales en folletos ilustrados implica la creación de un departamento especial, con competencias en diseño de información, dibujo técnico, ilustración, que no son nada triviales de encontrar en el mercado.
• Y, por último, crear un traductor automático personalizado supone un esfuerzo de desarrollo considerable, cuyo retorno de la inversión debe evaluarse cuidadosamente.