Come risparmiare il 50% sui costi di traduzione

Nei seminari di marketing raccontano spesso una storiella, la cui origine o veridicità non ho potuto verificare.

Negli anni Cinquanta una persona si presenta da un grosso produttore di dentifricio (nei racconti quasi sempre è Colgate), offrendogli un’idea innovativa che non costerà quasi nulla, ma che darà un incremento immediato del 40% delle vendite. In cambio chiede 100.000 dollari, per l’epoca una somma considerevole.

In una delle varianti della storiella i dirigenti della società rifiutano l’accordo e convocano i loro migliori esperti per proporre idee che facciano aumentare gli affari del 40%, ma senza successo. In un’altra, accettano immediatamente sapendo che sarebbero rientrati velocemente dell’investimento.

In ogni caso, alla fine richiamano la persona e accettano le sue condizioni.

In cambio dei 100.000 dollari il tizio consegna loro una busta con un foglietto.

Sul foglietto c’è scritto:

“Fate il buco più grande”.

Effettivamente, se si aumenta il diametro del foro di un tubetto di dentifricio da 5 a 6 millimetri, il volume di pasta spremuto, a parità di lunghezza sullo spazzolino, aumenta del 40%. In tal modo, la maggior parte degli utenti consumerà il tubetto più velocemente e avrà bisogno di comprarne un altro più di frequente. Risultato: un incremento del fatturato.

Questa storiella è emblematica di come a volte una soluzione molto semplice può portare risultati enormi.

Se ci spostiamo dall’industria cosmetica al settore dei servizi linguistici, troviamo alcune soluzioni semplici che hanno un impatto importante sulla spesa per le traduzioni.

Come dicevamo nell’articolo “Quanto costa una traduzione?”, il processo di traduzione può essere lungo, laborioso e costoso. È il prezzo da pagare se si vuole comunicare in una lingua diversa dalla propria.

Ma se ti dicessi che c’è un modo per ottimizzare il tuo contenuto originale in modo da ridurre il 50% di quello che spendi per le traduzioni?

Ti starai chiedendo: “Che cosa c’entra l’ottimizzazione del contenuto di partenza con la riduzione delle spese per le traduzioni?”

La risposta sta nelle logiche di fatturazione del nostro settore.

Il tempo di un traduttore è costoso, perché parliamo di manodopera specializzata e con molti anni di formazione alle spalle. Poiché i traduttori si fanno pagare a parola o a cartella (pagina) o a carattere, se ottimizzi il tuo contenuto in modo che contenga meno testo, la spesa sarà minore.

Come ottimizzare il contenuto di origine?

Sono 5 le strategie per ridurre il testo di partenza:

1. Scrivere meno
2. Scrivere meglio
3. Non tradurre quello che non è necessario
4. Usare immagini anziché testi
5. Usare la traduzione automatica

Scrivere meno

È semplice: se vuoi ridurre del 50% la spesa in servizi di traduzione, riduci i tuoi testi della metà.

In oltre vent’anni di carriera ho tradotto svariati milioni di parole. Di queste, almeno la metà erano completamente inutili, non necessarie.

Riformulo:

In vent’anni ho tradotto milioni di parole. La metà, inutili.

Quest’ultima frase ha 11 parole. Quella precedente 22. È il 50% in meno. Il messaggio, nella seconda versione, è più chiaro e diretto.

La triste realtà del mondo attuale in cui impera il sovraccarico cognitivo è che si legge sempre meno. Meno scriviamo dunque, meglio è. Più il messaggio è sintetico, affilato e mirato, meglio arriva a destinazione. A maggior ragione, se quel messaggio deve essere tradotto.

Quindi pensaci, la prossima volta che scrivi un report di 20 pagine:

• rileggi
• taglia
• riscrivi

10 pagine costeranno la metà. L’ufficio acquisti ti ringrazierà. E i tuoi lettori anche.

E questo vale anche per tutti i contenuti non testuali.

Se devi creare un video aziendale, un’infografica o la puntata di un podcast che poi andrà tradotto: sintetizza. Non soltanto il tuo messaggio sarà più efficace, ma avrai anche più probabilità di essere ascoltato o visto. E, appunto, spenderai meno al momento di sottotitolare o doppiare il tuo video o audio in inglese o in qualsiasi altra lingua.

Scrivere meglio

Se vuoi ottimizzare i tuoi contenuti per la traduzione il tuo testo dev’essere coerente e semplice dal punto dei vista dei contenuti, mentre a livello di formato e impaginazione dovrai seguire alcuni accorgimenti che tengano conto della successiva traduzione.

Semplificare il contenuto

Evita di usare frasi diverse per esprimere concetti uguali. Non usare sinonimi non necessari o avverbi inutili, così come le frasi gergali o le locuzioni cristallizzate che nel tempo hanno perso la loro carica semantica.

Il discorso sulla semplificazione dei testi è molto vasto. Ne abbiamo parlato fra l’altro negli articoli “I linguaggi controllati nel 2021” e “Come scrivere un manuale utente” a cui ti rimando.

Se vuoi spingerti ancora più in là, esiste anche una norma UNI, la 11482:2013, “Elementi strutturali e aspetti linguistici delle comunicazioni scritte delle organizzazioni”. Come dice Giovanni Acerboni, uno dei suoi relatori, che di scrittura efficace ne sa qualcosa, in uno dei suoi articoli, la norma

“aiuta le organizzazioni a migliorare l’efficacia della loro comunicazione interna ed esterna”.

Giovanni Acerboni ha anche sviluppato un programma informatico, chiamato Writexp, che proprio basandosi sulla norma UNI 11482:2013 controlla automaticamente i problemi linguistici e comunicativi dei testi, proponendo costruzioni e parole alternative e migliori. Secondo i suoi creatori, Writexp fa risparmiare in media il 30% delle parole e il 20% del tempo.

Soprattutto se lavori in un settore tradizionalmente prolisso, come il settore pubblico o quelli dei servizi finanziari o legali, vedrai vantaggi immediati se ti doterai di uno strumento come Writexp.

Progettare i documenti tenendo conto della traduzione

“Scrivere meglio” non si riferisce soltanto al contenuto, ma anche alla struttura di un documento, intesa come progettazione grafica. Molto spesso si impaginano i documenti complessi (presentazioni PowerPoint, relazioni, cataloghi e brochure in InDesign, ecc.) senza tener conto della posteriore traduzione.

Lingue diverse occupano spazio diverso sulla carta (e sullo schermo). Lo spagnolo, ad esempio, è lungo circa il 30% in più dell’inglese.

Se il documento originale non viene progettato tenendo conto di queste differenze, aumenterà la spesa in fase di impaginazione e DTP. Sarà necessario aggiungere pagine, ridurre bordi, cambiare le dimensioni dei caratteri e, in generale, manipolare pesantemente il documento per adattare il testo tradotto.

Questo costo di riprogettazione può essere minimizzato e persino eliminato se si pianifica il design del documento originale tenendo presente la traduzione. Alcune idee:

• lascia ampi spazi bianchi sulla pagina
• aumenta i bordi, in modo da poterli ridurre se necessario
• tieni a disposizione più versioni delle illustrazioni o delle foto, in modo da inserire quella dalle dimensioni più appropriate se il testo circostante richiede cambiamenti di layout

Chi è esperto di DTP e di internazionalizzazione conosce queste strategie (e molte altre) e le applica. Affidati a professionisti dall’esperienza comprovata se devi impaginare documenti complessi che andranno poi tradotti.

Uno strumento che serve a coordinare gli sforzi di standardizzazione dei testi di un’azienda è la guida di stile. Una guida stile è un documento che raccoglie tutte le scelte di scrittura e le convenzioni di un’azienda. Serve ad allineare tutti i contenuti scritti all’interno dell’organizzazione, permettendo a chi scrive di farlo più velocemente, perché nella guida di stile troverà una risposta a tutti i dubbi relativi al testo che possono sorgere durante la scrittura.

Non tradurre quello che non è necessario per il tuo target

Quando traduci il tuo materiale, dovresti selezionare solo i testi rilevanti per il tuo pubblico.

La tendenza che abbiamo riscontrato in molti clienti è quella di tradurre il 100% dei contenuti. Questo succede perché a volte, dietro la richiesta di traduzione, non c’è una vera strategia di internazionalizzazione. Non si è riflettuto abbastanza sugli obiettivi.

Ad esempio, un’azienda italiana che debba tradurre il suo sito per il mercato tedesco potrà escludere dalla traduzione tutti i blog post che si riferiscono a eventi o regolamenti nazionali senza importanza per la Germania.

Allo stesso modo l’azienda potrà escludere dalla traduzione anche tutte le pagine dedicate a prodotti e servizi che non vengono esportati, se ha deciso di entrare in quel mercato con un portfolio ridotto di servizi.

Può essere anche il momento di adattare i testi al pubblico del nuovo paese. Ogni cultura ha le proprie idiosincrasie, come spiegavamo nell’articolo “Le keyword perfette”.

Quella lunga descrizione dell’azienda potrebbe essere sintetizzata o sostituita con una timeline. Spesso, la fase di traduzione obbliga a un ripensamento dei contenuti originali (i traduttori, fra l’altro, sono molto bravi a rilevare errori o incongruenze del testo di partenza...)

Tradurre tutto ciò che non riguarda direttamente il tuo pubblico target è una perdita di tempo e di risorse. Limitati a tradurre l’essenziale per i tuoi scopi aziendali.

Usare immagini anziché testi

Tutti conosciamo i famigerati manuali di montaggio dell’IKEA, quelli con l’omino nasuto. Sono uno degli esempi più noti e riusciti di istruzioni senza parole. Consentono a IKEA di risparmiare moltissimo in traduzioni. Lo stesso libretto di montaggio è distribuito quasi identico negli oltre 50 paesi e quasi 450 negozi IKEA del mondo.

Prescindere dai testi tuttavia non è semplice. Implica un grosso sforzo di semplificazione e di progettazione della comunicazione, che a loro volta costituiscono un costo.

Non a caso in IKEA questo compito è affidato a circa 20 comunicatori tecnici che creano ogni anno oltre 400 istruzioni di montaggio e apportano oltre 900 modifiche a quelle esistenti per riflettere le modifiche dei prodotti esistenti, come spiega Jan Fredlund, uno dei designer IKEA, nell’articolo “How Ikea Designs Its (In)famous Instruction Manuals” su Fast Company.

Quando è possibile prescindere dai testi scritti e affidarsi solo alle illustrazioni?

È possibile prescindere dai testi scritti quando:

• i processi da descrivere non sono troppo complicati, ad es. sono istruzioni di montaggio di un prodotto con meno di 100 pezzi
• i processi possono essere espressi con una serie di passi sequenziali
• esiste solo un modo di montare o assemblare il prodotto

A volte l’impiego delle illustrazioni è una necessità: si pensi ai manuali dei giocattoli ideati per bambini che ancora non sanno leggere. Non a caso LEGO impiega da anni manuali dove le parole sono quasi del tutto assenti.

Un punto cruciale è il punto di vista: spesso nelle istruzioni di montaggio poco riuscite mancano passaggi fondamentali o si danno per scontate alcune nozioni che il consumatore potrebbe non avere.

Richard Saul Wurman, architetto e information designer, creatore fra l’altro delle conferenze TED, imputa questi casi alla “malattia della familiarità” che si manifesta quando chi insegna qualcosa conosce così bene l’argomento che si dimentica di spiegare le basi, senza le quali il resto del discorso diventa incomprensibile.

Quali sono le migliori pratiche per le istruzioni basate su illustrazioni?

Tutti gli esperti in materia suggeriscono di:

• non usare fotografie, ma illustrazioni
• usare illustrazioni in bianco e nero (disegni lineari) oppure riprodurre i colori in modo realistico
• mantenere la prospettiva del disegno costante, cioè non variare l’angolo senza le opportune spiegazioni (ad es. nei manuali LEGO per indicare che il prodotto o il pezzo va ruotato si usano delle frecce molto grandi); la prospettiva più corretta è quella del cliente, il cui punto di vista va riprodotto
• illustrare le parti intere, non usare viste parziali, per ogni passaggio
• trovare il giusto equilibrio fra aderenza alla realtà, dettaglio e semplificazione del disegno
• mantenere una coerenza fra le diverse illustrazioni, cioè non cambiare le dimensioni dei riquadri da un passaggio all’altro
• assicurarsi che ci sia la giusta continuità fra un’illustrazione e l’altra, senza salti

E naturalmente bisogna essere coscienti dei limiti di questo approccio. Se è necessario inserire un’indicazione testuale, va inserita.

Un altro punto di cui tener conto sono le differenze culturali. Senza addentrarci nel campo delle illustrazioni, fermiamoci alle icone. Senza un contesto chiaro, anche un’icona di una croce (✚) può essere interpretata in vari modi:

• è un simbolo di addizione?
• un simbolo religioso?
• identifica un pronto soccorso o un medicinale?

E tutto questo all’interno di una stessa cultura. Ci sono poi simboli che significano concetti diametralmente opposti in paesi diversi. Si pensi alla svastica (di cui abbiamo già parlato nell’articolo “Le keyword perfette”), che in Giappone identifica i templi buddisti sulle carte geografiche e nei segnali stradali, oppure all’uso del colore, che varia da cultura a cultura.

Usare la traduzione automatica

Per tagliare drasticamente i costi di traduzione si può ricorrere alla traduzione automatica. Attenzione, però! Non stiamo parlando di usare Google Translate o un qualsiasi altro motore di traduzione automatica generalista, ma di un traduttore specifico per i propri contenuti, personalizzato in base ai propri dati.

Chi produce grossi volumi di testi da tradurre dovrebbe valutare l’aggiunta di un motore di traduzione automatica personalizzato lungo la catena di produzione dei testi. Questa fase di pre-traduzione serve a produrre una prima versione della traduzione, che poi andrà rivista da traduttori umani.

Il vantaggio è duplice:

1. con la traduzione automatica si può generare una prima bozza di traduzione all’istante, quindi si riduce drasticamente il tempo di consegna;
2. la produttività dei traduttori umani aumenta, perché non devono tradurre da zero, ma solo rivedere l’output della macchina.

Naturalmente, si dà per scontato che il traduttore automatico approntato dia come risultato traduzioni oltre la soglia di qualità minima richiesta.

Senza scendere troppo nel tecnico, per creare il proprio motore di traduzione servono non solo competenze tecniche (linguistiche e informatiche), ma anche una mole di dati sufficienti ad alimentare e addestrare il motore di traduzione.

I dati possono provenire da repertori commerciali che vanno integrati con tutte le traduzioni pregresse, dopo averle elaborate in modo da essere compatibili con il sistema di addestramento.

Un’azienda dotata di un reparto informatico capace può acquisire le competenze necessarie alla creazione di un traduttore automatico personalizzato.

In passato abbiamo pubblicato una serie di video sul nostro canale di YouTube spiegando passo per passo come personalizzare un motore di traduzione automatica, “MT for Everyone”, a cui rimandiamo per ulteriori informazioni.

Spendere per risparmiare?

Come abbiamo imparato dalla storiella sul dentifricio, per diminuire i costi o aumentare il fatturato è sempre necessario un investimento.

• Sintetizzare i propri testi aziendali non è un’attività alla portata di tutti. Bisogna rivolgersi a professionisti della scrittura o formare adeguatamente i propri redattori.
• Allo stesso modo, migliorare la qualità dei testi aziendali significa investire in formazione o affidare la scrittura a terzi.
• Selezionare i testi da tradurre di un sito richiede tempo, capacità di organizzazione e soprattutto implica una riflessione sull’attività di internazionalizzazione, ore costose.
• La decisione di trasformare i manuali in libretti illustrati implica la creazione di un apposito reparto, con competenze di information design, disegno tecnico, illustrazione, niente affatto banali da trovare sul mercato.
• E infine, creare un traduttore automatico personalizzato comporta uno sforzo di sviluppo non indifferente, il cui ROI va attentamente valutato.