Si gran parte de tu trabajo consiste en crear contenidos digitales en múltiples formatos e idiomas, probablemente también necesites archivarlos en algún sitio.
Ya sean artículos de blog, infografías, anuncios, boletines o documentación técnica, debes saber que pueden reutilizarse en el futuro para campañas de marketing, desarrollo de nuevos productos y mucho más.
Pero sólo unos pocos toman la iniciativa de archivar y organizar todo este valioso contenido para que también sea útil en el futuro.
Es sabido que cuando una empresa crece, también tiende a crecer el número de medios diferentes en los que acaban los contenidos producidos: discos duros, cuentas en la nube, disquetes... Vale, en disquetes quizá ya no, pero seguro que hay gente que sigue prefiriendo usar memorias USB y a veces incluso DVD como dispositivos de almacenamiento, aunque ahora estén anticuados.
¿Cómo encontrar, acceder y utilizar estos contenidos cuando los necesite si no están debidamente indexados y organizados?
Si se descuida la gestión de contenidos por no adoptar un sistema de archivo adecuado, se produce un enorme desperdicio de valiosos recursos y un daño a su productividad. E incluso puedes acabar en problemas con la ley si no encuentras documentación importante cuando las autoridades te la soliciten.
Por eso es tan importante establecer estrategias de archivo digital. De hecho, se trata de crear y mantener un repositorio único para almacenar todos tus activos digitales e introducir las medidas necesarias para evitar que se pierdan o se borren accidentalmente.
Entonces, ¿cómo se archivan correctamente los contenidos digitales? He aquí un método en sólo 4 pasos:
- Organizar el archivo digital
- Instalar un sistema de gestión de documentos (Document Management System)
- Equiparse con el material necesario
- Contratar a un experto en archivos
1. Organizar el archivo digital
El primer paso es la creación de una estructura para el archivo digital. Esto significa que tendrás que reunir a tu equipo y definir las directrices esenciales y las mejores prácticas para hacer un seguimiento de los documentos y activos digitales, pero también un sistema eficaz para garantizar que todos los implicados siguen estas directrices de forma coherente. Empieza con una lista de tipos de contenido y el formato en el que se almacenan y decide si quieres organizarlos por departamento, cronológicamente, por tema, por idioma o por una combinación de estas categorías.
Por ejemplo, nuestro servidor Synology DiskStation (del que hablaremos más adelante) está organizado por departamentos en nueve carpetas principales:
- Gestión
- Producción
- Marketing
- Finanzas
- RRHH
- IT
- Activos lingüísticos
- Archivo
- Referencia
Que es una configuración bastante típica. Cada carpeta contiene otras subcarpetas en un orden lógico.
Por ejemplo, la carpeta Production tiene una subcarpeta para cada año, la carpeta Language assets está organizada... ¡lo has adivinado! - por idioma, mientras que dentro de la carpeta Marketing se encuentran:
- Planning
- Product
- Promotion
- Price
- Place_Distribution
Y así sucesivamente. No te aburriré con toda la estructura de carpetas, pero la idea está clara.
2. Instalar un sistema de gestión de documentos (Document Management System)
Entonces tendrás que elegir un sistema de archivo digital, que consiste esencialmente en una opción de archivo y un sistema de gestión de documentos, en línea con tus necesidades actuales y futuras.
Probablemente tendrás que actualizar el software y el hardware que utilizas actualmente, si ya los tienes, o elegir otros nuevos si tu configuración actual no está a la altura.
Un sistema de gestión de documentos, o Document Management System (DMS), es un software que se encarga de almacenar, compartir, seguir y gestionar archivos o documentos. La mayoría de las soluciones del mercado disponen de seguimiento del historial, una función que registra y conserva todos los cambios realizados en un documento.
Los DMS suelen formar parte de los sistemas de gestión de contenidos empresariales, o Enterprise Content Management (ECM), y están relacionados con la gestión de activos digitales, la digitalización de documentos, los sistemas de gestión de flujos de trabajo y los sistemas de gestión de registros.
Cuando se trata de sistemas de gestión de documentos, las opciones son variadas. Entre las más conocidas están Microsoft SharePoint, Confluence, Alfresco, DocuWare, pero también entran en esta categoría herramientas aparentemente más sencillas como Google Docs y Adobe Acrobat Pro. Sí, has leído bien: Adobe Acrobat no sólo sirve para crear PDF, sino que es un DMS a todos los efectos.
Por supuesto, los DMS permiten almacenar, organizar y compartir todos los documentos, pero eso no es todo. A la hora de elegir, también debes tener en cuenta cualquier funcionalidad adicional, como el control de versiones, el flujo de trabajo de aprobación de documentos, los permisos de acceso, etc. Tómate tu tiempo para encontrar la mejor solución que satisfaga las necesidades actuales y futuras de tu empresa.
3. Equiparse con el material necesario
Ahora necesitas un lugar donde guardar todos tus documentos bien organizados. Aquí es donde entran en juego soluciones de almacenamiento en la nube como Microsoft OneDrive, Google Drive, Backblaze, Synology C2 o Dropbox. Estés donde estés, si tienes conexión a Internet puedes acceder a todos tus documentos, por lo que las empresas con una plantilla repartida por varios lugares obviamente se beneficiarán más.
Pero no olvidemos otra ventaja del cloud storage que a menudo se pasa por alto: hace que los contenidos digitales estén más seguros gracias a funciones como las copias de seguridad automáticas y otras herramientas de recuperación de desastres, que actúan como un paracaídas digital.
Si no quieres una solución totalmente basada en la nube, puede añadir dispositivos de hardware a tu lista de deseos de almacenamiento digital. Investigando un poco, te encontrarás con el acrónimo NAS, que significa network-attached storage. Los dispositivos NAS son básicamente pequeños servidores que se conectan a una red y actúan como almacenamiento compartido con control de acceso. Es posible configurar copias de seguridad automáticas de los contenidos y, si hay problemas, suelen ofrecerse opciones de recuperación de datos.
Para una solución híbrida, también es posible sincronizar el almacenamiento local con la nube y esto es lo que hemos estado haciendo durante algún tiempo con nuestro NAS Synology. Synology es una marca conocida por sus dispositivos NAS robustos, fiables y fáciles de usar. Hasta ahora, ha sido una elección excelente teniendo en cuenta nuestras necesidades de archivo digital. También hemos aumentado recientemente la capacidad de almacenamiento, lo que nos permite guardar más contenidos de vídeo sin preocuparnos por quedarnos sin espacio.
4. Contratar a un experto en archivos
Incluso con el mejor equipo, no puedes hacerlo todo tú solo. La mayoría de las veces es necesario contratar a una persona que supervise y gestione todo lo relacionado con el archivo digital. Esta figura, a veces denominada archivista digital, deberá garantizar que todos los materiales digitales se recopilan de forma eficiente, pero también estará disponible para prestar asistencia.
Además de ayudar a los distintos equipos a acceder a los recursos almacenados en el archivo digital, también les enseñará a utilizar las herramientas y los sistemas en uso. A veces, este perfil se solapa con el de un arquitecto de la información: te ayuda a definir la estrategia adecuada para organizar tus contenidos.
A continuación, el archivista digital debe analizar toda la colección de contenidos digitales creados hasta el momento y encontrar la mejor manera de utilizarlos en beneficio de la empresa, quizá como fuente de inspiración para el desarrollo de un nuevo producto, para una nueva campaña de marketing o, en general, para iniciativas acordes con los objetivos de la empresa.
Para ello, los archiveros digitales no pueden centrarse únicamente en lo que tienen delante, sino que deben ampliar sus horizontes. Deben mantenerse al día y conocer las nuevas tecnologías o prácticas del sector para poder aprovechar las nuevas oportunidades del mercado.
Las ventajas de esta nueva incorporación al equipo de archivo digital son numerosas. En un mundo plagado de contenidos digitales, la capacidad de encontrar, acceder y visualizar todos sus esfuerzos pasados no sólo es útil para revivir los mejores momentos. Son dones preciosos que pueden redescubrirse y convertirse en un recurso para iniciativas y [campañas] actuales y futuras (/recursos/blog/campanas-marketing-globales).
Contacta con nosotros y te ayudaremos a definir tu estrategia de archivado.
