Se gran parte del tuo lavoro consiste nel creare contenuti digitali in molteplici formati e lingue, è probabile che tu abbia anche bisogno di archiviarli da qualche parte.
Che si tratti di articoli di un blog, infografiche, pubblicità, newsletter o documentazione tecnica, dovresti sapere che si possono riutilizzare in futuro per campagne di marketing, lo sviluppo di nuovi prodotti e non solo.
Ma solo pochi prendono l’iniziativa di archiviare e organizzare tutti questi preziosi contenuti in modo da renderli anche utili in futuro.
Si sa che, quando un’azienda è in crescita, tende anche a crescere il numero di supporti diversi in cui finiscono i contenuti prodotti: dischi rigidi, account cloud, floppy disc… Ok, sui floppy disk forse non più, ma sono sicuro che qualcuno preferisce ancora usare le chiavette USB e a volte persino i DVD come dispositivi di archiviazione, anche se ormai superati.
Come si fa a trovare, accedere e utilizzare questi contenuti quando servono se non sono adeguatamente indicizzati e organizzati?
Se trascuri la gestione dei contenuti perché non adotti un sistema di archiviazione adeguato, comporta un enorme spreco di risorse preziose e un danno alla tua produttività. E puoi persino finire nei guai con la giustizia, se non riesci a ritrovare una documentazione importante quando le autorità la richiedono.
Ecco perché stabilire strategie di archiviazione digitale è così importante. Infatti si tratta di configurare e mantenere un unico archivio per conservare tutte le tue risorse digitali e introdurre le misure necessarie per evitare che vadano perse o vengano cancellate accidentalmente.
Quindi, come si fa ad archiviare correttamente i contenuti digitali? Ecco un metodo in soli 4 passaggi:
- Organizzare l’archivio digitale
- Installare un sistema di gestione documentale (Document Management System)
- Dotarsi dell’attrezzatura necessaria
- Assumere un esperto di archiviazione
1. Organizzare l’archivio digitale
Il primo passo è la creazione di una struttura per l’archivio digitale. Ciò significa che dovrai riunire il tuo team e definire insieme le linee guida e le best practice essenziali per tener traccia di documenti e risorse digitali, ma anche un sistema efficace per assicurarti che queste linee guida siano seguite in modo coerente da tutti i soggetti coinvolti. Inizia con un elenco dei tipi di contenuti e il formato in cui sono archiviati e decidi se vuoi organizzarli per reparto, in ordine cronologico, per argomento, per lingua o per una combinazione di queste categorie.
Ad esempio, il nostro server Synology DiskStation (di cui parleremo più avanti) è organizzato per reparto in nove cartelle principali:
- Management
- Production
- Marketing
- Finance
- HR
- IT
- Language assets
- Archive
- Reference
Che è una configurazione abbastanza tipica. Ogni cartella contiene poi altre sottocartelle secondo un ordine logico.
Ad esempio, la cartella Production ha una sottocartella per ogni anno da cui dipende una cartella per ciascun cliente, la cartella Language assets è organizzata – hai indovinato! – per lingua, mentre all’interno della cartella Marketing si trovano:
- Planning
- Product
- Promotion
- Price
- Place_Distribution
E così via. Non vi annoierò con l’intera struttura delle cartelle, ma il concetto è chiaro.
2. Installare un sistema di gestione documentale (Document Management System)
Dovrai quindi scegliere un sistema di archiviazione digitale, che consiste essenzialmente in un’opzione di archiviazione e in un sistema di gestione documentale, in linea con le tue esigenze attuali e future.
Probabilmente dovrai aggiornare software e hardware che usi al momento, se ce li hai già, o sceglierne di nuovi se la configurazione attuale non è all’altezza.
Un sistema di gestione documentale, o Document Management System (DMS), è un software che si incarica di archiviare, condividere, tracciare e gestire file o documenti. La maggior parte delle soluzioni in commercio ha il tracciamento della cronologia, una funzione che registra e conserva tutte le modifiche apportate a un documento.
I DMS fanno spesso parte dei sistemi di gestione dei contenuti aziendali, o Enterprise Content Management (ECM), e sono collegati alla gestione delle risorse digitali, alla digitalizzazione dei documenti, ai sistemi di gestione del flusso di lavoro e ai sistemi di gestione dei registri.
Quando si parla di sistemi di gestione documentale, le opzioni sono svariate. Tra i più conosciuti ci sono Microsoft SharePoint, Confluence, Alfresco, DocuWare, ma anche strumenti apparentemente più semplici come Google Docs e Adobe Acrobat Pro rientrano in questa categoria. Sì, hai letto bene: Adobe Acrobat non serve solo a creare PDF, ma è un DMS a tutti gli effetti.
Certo, i DMS consentono di archiviare, organizzare e condividere tutti i documenti, ma non solo. Nella scelta devi tenere conto anche di tutte le funzionalità aggiuntive, come il controllo versione, il flusso di lavoro di approvazione dei documenti, i permessi di accesso e così via. Prenditi il tempo necessario per trovare la soluzione migliore per soddisfare le esigenze attuali e future della tua azienda.
3. Dotarsi dell’attrezzatura necessaria
A questo punto ti serve un posto dove conservare tutti i tuoi documenti ben organizzati. È qui che entrano in gioco soluzioni di cloud storage come Microsoft OneDrive, Google Drive, Backblaze, Synology C2 o Dropbox. Dovunque ti trovi, se hai una connessione internet puoi accedere a tutti i tuoi documenti, quindi le aziende che hanno una forza lavoro distribuita in varie sedi ne trarranno ovviamente maggiori vantaggi.
Ma non dimentichiamo un altro vantaggio spesso trascurato del cloud storage: rende i contenuti digitali più sicuri grazie a funzioni come il backup automatico e altri strumenti di disaster recovery, che funzionano come paracadute digitale.
Se non vuoi una soluzione completamente basata sul cloud, puoi aggiungere dispositivi hardware alla tua lista dei desideri dell’archiviazione digitale. Facendo qualche ricerca, ti imbatterai nell’acronimo NAS, che significa network-attached storage, archivio collegato in rete. I dispositivi NAS sono essenzialmente piccoli server che si collegano a una rete e fungono da archivio condiviso con controllo degli accessi. È possibile impostare il backup automatico dei contenuti e, se ci fossero problemi, di solito sono previste opzioni di recupero dei dati.
Per una soluzione ibrida, è anche possibile sincronizzare l’archiviazione locale con il cloud ed è quello che facciamo da tempo con il nostro NAS Synology. Synology è un marchio noto per i suoi dispositivi NAS resistenti, affidabili e facili da usare. Finora è stata un’ottima scelta tenendo conto delle nostre esigenze di archiviazione digitale. Di recente abbiamo anche aumentato la capacità di archiviazione, il che ci ha permesso di salvare più contenuti video senza preoccuparci di esaurire lo spazio.
4. Assumere un esperto di archiviazione
Anche con la miglior attrezzatura, non si può fare tutto da soli. Il più delle volte è necessario assumere una persona che supervisioni e gestisca tutto ciò che riguarda l’archiviazione digitale. Questa figura, detta a volte archivista digitale dovrà assicurarsi che tutti i materiali digitali siano raccolti in modo efficiente, ma sarà anche a disposizione per fornire assistenza.
Oltre ad aiutare i vari team ad accedere alle risorse conservate nell’archivio digitale, gli insegnerà anche a destreggiarsi nell’utilizzo degli strumenti e dei sistemi in uso. A volte questo profilo si sovrappone a quello di un information architect: ti aiuta a definire la giusta strategia per organizzare i contenuti.
L’archivista digitale dovrebbe poi scandagliare l’intera collezione di contenuti digitali creati fino a quel momento e trovare il modo migliore per utilizzarli a vantaggio dell’azienda, magari come fonte d’ispirazione per lo sviluppo di un nuovo prodotto, per una nuova campagna di marketing o in generale per iniziative in linea con gli obiettivi aziendali.
Per farlo, gli archivisti digitali non possono concentrarsi solo su ciò che hanno davanti, ma devono allargare i loro orizzonti. Devono tenersi aggiornati ed essere a conoscenza delle nuove tecnologie o pratiche del settore, per poter cogliere le nuove opportunità del mercato.
I benefici di questa nuova aggiunta al team che si occupa di archiviazione digitale sono numerosi. In un mondo sommerso da contenuti digitali, la possibilità di trovare, accedere e visualizzare tutti i tuoi sforzi passati non è utile solo per rivivere i momenti migliori. Sono doni preziosi che possono essere riscoperti e diventare una risorsa per iniziative e campagne attuali e future.
Contattaci e ti aiuteremo a definire la tua strategia di archiviazione.
