La importancia de tener una guía de estilo

A pesar de la simplicidad del nombre, definir qué es una guía de estilo no es una tarea sencilla. Y, sobre todo, entender lo que debe contener es aún más difícil. Así que, sin darle más vueltas, pasemos directamente a explicar los fundamentos.

¿Qué es una guía de estilo?

Se trata, en concreto, de un conjunto de directrices que definen el estilo de comunicación de tu marca. Abarca toda una serie de aspectos, no exlusivamente técnicos y formales, como el uso de la lengua, las reglas de puntuación o el empleo de acrónimos o números, sino también conceptos como el tono de voz, las palabras a evitar, la elección de términos que sean más o menos inclusivos hacia determinadas categorías de personas, o la gestión de la comunicación en diferentes medios (por ejemplo: la manera de comunicar en TikTok será muy diferente de la comunicación a través de una newsletter).

El resultado es un conjunto de reglas compartidas que hacen que la comunicación escrita sea uniforme. No lo vamos a negar, es una tarea que requiere mucho tiempo y que no siempre es emocionante. Sin embargo, es una de las claves del éxito de los contenidos escritos: la claridad que se alcanza gracias a la uniformidad del texto hace que estos sean coherentes y auténticos ante los ojos de los lectores, los cuales confiarán en lo que escribes y volverán a dirigirse a ti cuando necesiten información.

Además, ayuda a que tu contenido sea reconocible: la reconocibilidad de los contenidos es esencial para distinguirse de la competencia y fidelizar a los lectores, especialmente en el caso de que trates temas ya abordados por otros.

La guía de estilo es, por tanto, una herramienta muy poderosa. Lo es aún más si se trabaja en equipo, ya que asegura que cada miembro, ya sea copywriter, traductor, gestor de redes sociales, redactor técnico o redactor UX/UI, tenga unas pautas para crear contenidos acordes con la identidad de la marca y, por ende, coherentes, independientemente del medio utilizado.

¿Qué debe contener una guía de estilo?

Esto es más bien un dilema que una pregunta, porque no hay una regla universal que defina exactamente qué es lo que debe contener una guía de estilo. Para decidir qué incluir, hay que tener claras dos cosas:

• Quién eres, qué quieres hacer y cómo lo haces. Una vez que tengas perfectamente claro quién eres y de qué quieres hablar, tienes que averiguar cómo lograr una comunicación que refleje tu identidad y tu forma de trabajar. Por ejemplo, si te encargas del contenido de tu bufete de abogados y este está dirigido a personas que no son expertas en la materia, será preferible que no se utilicen términos demasiado técnicos o que, en todo caso, se expliquen de forma sencilla, quizá con frases cortas.
• Quién es tu público, cuál es su estilo de comunicación y cuál es la forma y el contenido que capta y mantiene su atención. A modo de ejemplo, una página de información dirigida a los jóvenes puede obtener más éxito y confianza si se utiliza el pronombre «elle» o la «x» para indicar sustantivos, adjetivos y artículos de género neutro, ya que es un tema muy sensible para este tipo de público.

Una vez aclarados estos puntos, puedes empezar a pensar en cuáles son las reglas que rigen una comunicación que refleje tu identidad y que, al mismo tiempo, sea acorde con tu público. Los aspectos más frecuentes a destacar son:

• Disposición del texto: en términos de formato, ¿cómo hay que estructurar el contenido? Encabezado, pie de página, cuerpo del texto... ¿Qué tipo de letra vas a utilizar? ¿Qué tamaño tendrán los títulos y los subtítulos? ¿Cuándo se utiliza la negrita, la cursiva y el subrayado? ¿Cómo deben ser las listas numeradas y con viñetas, las tablas?, ¿qué extensión deben tener los párrafos?
• Puntuación: ¿Los signos de exclamación pueden beneficiar tu comunicación o es mejor evitarlos? ¿Cuándo se utilizan las comillas? ¿Qué información debe incluirse entre paréntesis?
• Citas: ¿Las citas deben ir entre comillas latinas («»), inglesas (“”), simples (‘’) o es mejor que tengan un párrafo con estilo propio? ¿Cómo vas a citar la fuente?
• Números: ¿Cuáles deben escribirse en cifras y cuáles en letras? ¿Cómo escribes los números ordinales? ¿Cuál es el formato y el espaciado de las unidades de medida? ¿Deben adaptarse al idioma de destino? ¿Cuál es el formato de la fecha y qué separadores quieres utilizar?
• Personas: ¿Utilizarás nombre y apellidos para referirte a las personas? ¿Se pueden utilizar apodos? Come parli di questioni sensibili come l’età, l’etnia, il genere e il peso?
• Lugares: ¿Utilizas topónimos oficiales o prefieres los tradicionales (Bombay o Mumbai)? ¿Cuál es el formato de las direcciones?
• Fuentes y referencias: ¿Cómo se indican las referencias que aparecen en la página? ¿Y las fuentes externas?
• Traducciones: ¿Qué es lo que se traduce? ¿Qué no se debe traducir?
• Palabras prohibidas, alternativas y frases a utilizar.

Esta lista ofrece puntos de reflexión para empezar a pensar en cómo estructurar una guía de estilo. No hay una lista “completa”: eres tú quien decide qué regular y de qué manera.

Una vez que hayas elegido los puntos a tratar, queda decidir cuáles son las indicaciones y, finalmente, reunirlas en un documento. Puedes utilizar diferentes fuentes durante el proceso de compilación:

• Manuales de lengua y puntuación para definir las reglas de acuerdo con las normas lingüísticas
• Guías de estilo de otras marcas, asociaciones o instituciones

Cómo formatear la guía de estilo

Crear un documento único, dividido en secciones y subsecciones, para luego exportarlo en formato PDF y distribuirlo a los colaboradores suele ser la solución más común. A pesar de su popularidad, este formato tiene sus limitaciones, sobre todo para quienes tengan que consultarlo.

Como agencia de traducción hemos consultado decenas de guías de estilo, encontrándonos siempre con el mismo problema: la dificultad a la hora de encontrar información, especialmente de forma rápida. Las guías de estilo «tradicionales» son auténticos catálogos, larguísimos documentos PDF que se consultan cada vez que se necesita algo.

Suele pasar esto: mientras estás escribiendo, te das cuenta de que necesitas consultar la guía de estilo; abres entonces el documento, consultas el índice para encontrar el punto que te interesa y, después, recorres todo el documento hasta llegar a la página que necesitas. Sin embargo, cuando necesitas otra información, estás obligado a volver a subir al índice y luego volver a bajar hasta la página. El formato PDF también es incómodo en el caso de que quieras editar, actualizar o eliminar algunas indicaciones: tienes que disponer en todo momento del documento de texto original, editarlo, exportarlo a PDF y luego volver a distribuir el documento actualizado a todo el equipo. La operación lleva mucho tiempo, por no hablar del riesgo de que sigan circulando varios ejemplares obsoletos.

Podemos decir entonces que las guías de estilo tradicionales son un poco como cuando aún no existían los CD: el soporte más popular en ese entonces era el casete, que se tenía que rebobinar cada vez que se quería escuchar una determinada canción. Hartos de este proceso, en Qabiria quisimos idear el «CD» de las guías de estilo.

The Ultimate Style Guide, la guía de estilo gratuita de Qabiria

La guía de estilo dirigida a nuestros colaboradores había estado, hasta ese momento, en formato DokuWiki, el cual sí resuelve algunos de los problemas del formato «tradicional» de PDF, pero sabíamos que podíamos hacer algo mejor. Así que buscamos algo que fuera más fácil de usar, de manera que nuestros traductores pudieran interiorizar las instrucciones y así obtener resultados mejores y más coherentes. Así que nos pusimos manos a la obra y creamos La guía de estilo definitiva, la primera guía de estilo de Notion.

La naturaleza de este software nos ha permitido crear una guía de estilo en un formato similar al de una base de datos, donde la información está más al alcance. El contenido es el de una clásica guía de estilo, lo que cambia es cómo se accede a la información: además de una categorización más clara y una navegación más ágil, las respuestas a las preguntas son inmediatas porque se pueden encontrar simplemente utilizando la búsqueda o los filtros.

La fuerza de nuestra guía de estilo reside en su interactividad, que, gracias a los filtros, permite dos niveles de búsqueda.

Puede empezar «desde arriba», como en cualquier PDF, es decir, buscando directamente el contenido que necesites (por ejemplo necesitas entender cómo resolver una cuestión relacionada con la puntuación). Pues es suficiente con hacer clic en la sección correspondiente de la base de datos, ir directamente a la página de puntuación y buscar lo que necesitas.

O, si no, puedes empezar «desde abajo»: pongamos que eres un gestor de redes sociales que acaba de empezar en una nueva empresa. Tienes que averiguar cuáles son las indicaciones para tu puesto (porque, por ejemplo, las redes sociales siguen una comunicación diferente a la de la newsletter). Quien elabore la guía puede aplicar categorizaciones a las páginas, y entonces será suficiente hacer clic en la categoría «redes sociales» para acceder a una selección filtrada de la guía de estilo, que contiene solo y exclusivamente la información relacionada a tu puesto.

Nuestra guía de estilo en Notion también resuelve el problema de la actualización de la información: al tratarse de un software en línea, tus colaboradores no tendrán que descargar ningún documento. Además, los cambios que se realicen en la guía se harán efectivos de manera inmediata y global. De esta manera, siempre tendrán acceso a la versión más actualizada de la guía.

Otra ventaja de Notion es que cualquier espacio de trabajo puede ser compartido, por lo que hemos creado una plantilla de nuestra guía de estilo y la ofrecemos gratuitamente a quien la solicite.

Contenido del espacio de trabajo:

• El acceso a la plantilla de la guía de estilo, que podrás duplicar en tu cuenta y utilizar libremente. En nuestra guía de estilo encontrarás una estructura precompilada con la información básica, pero sigue siendo un documento totalmente personalizable, desde el contenido hasta los filtros y las categorías.
• Una sección dedicada a los recursos de escritura. Encontrarás una lista de las guías de estilo más prestigiosas de dominio público, que podrás consultar a la hora de crear tu guía o cuando tengas dudas sobre cómo tratar determinados aspectos. La lista incluye ejemplos de cómo tratar la comunicación de temas sensibles como la inclusión y la diversidad, así como guías más específicas de algún sector como la de National Geographic, Apple o la BBC. Entre los recursos también encontrarás una lista de asociaciones profesionales y unas herramientas muy útiles para revisar y mejorar tu escritura.

Nuestra plantilla te ofrece la oportunidad no solo de crear desde cero una guía de estilo que te ayudará a que la comunicación de tu marca sea más coherente y eficaz, sino que también te ayudará a ganar la confianza y la fidelidad de tus lectores. En la plantilla encontrarás muchas sugerencias para empezar a compilarla con tus propias reglas: descárgala gratuitamente a través del formulario aquí abajo.