Cómo escribir cartas formales a las instituciones

¿Sabes cómo dirigirte a las instituciones? Aprende las fórmulas que debes utilizar, la estructura que debes seguir y los errores que debes evitar al escribir una carta formal.

Hoy en día a menudo debemos escribir (o traducir) *cartas formales de diversa índole, desde una carta de presentación hasta una solicitud de información, pasando por la correspondencia comercial** de tu empresa.

¿Qué cambia, sin embargo, cuando la carta se dirige a un representante de las instituciones? Los principios básicos para escribir una carta institucional en español son bastante sencillos. In fondo all’articolo trovi un pratico manualetto con le norme per scrivere lettere formali e 10 modelli di lettera, che puoi scaricare decidendo tu il prezzo.

Ma prima di passare alla parte tecnica, una riflessione.

Il tempo che perdiamo in burocrazia

Ogni anno, in Italia, milioni di ore di lavoro vengono sprecate per colpa di moduli compilati male, comunicazioni inefficaci, processi lenti e ridondanti. Scrivere lettere formali è solo la punta dell’iceberg: dietro c’è un sistema in cui si continua a fare tutto “a mano”, in modo analogico.

Noi di Qabiria ci occupiamo proprio di questo: automatizziamo i processi ripetitivi e aiutiamo aziende, studi professionali e pubbliche amministrazioni a trasformarsi digitalmente, migliorando la produttività.

Perché sì, è importante sapere come scrivere una lettera al sindaco. Ma è ancora più importante capire come evitare di doverla scrivere ogni mese.

Estructura de una carta formal

En primer lugar, hay que prestar especial atención a la redacción, dando preferencia a una división en secciones y párrafos que haga que el mensaje sea claro y fácil de interpretar.

Por lo general, una carta formal consta de los siguientes elementos:

1. Remitente: si no escribe en papel con membrete, deberás introducir los datos del remitente en la zona superior izquierda de la hoja. Nota: en el sobre debes indicar solo los datos útiles para el servicio postal en caso de entrega fallida (nombre completo y dirección), mientras que en el interior debes insertar también los datos útiles para el destinatario, es decir, el número de teléfono/fax y el posible número de identidad o NIF.
2. Destinatario: debe colocarse a una línea de distancia de los datos del remitente, en la esquina superior derecha. Normalmente estructurada en varias líneas, esta sección incluye: - A la atención de + Título +Nombre y Apellido + Dirección completa de la oficina o instalación donde trabaja el destinatario.
   • Nota: en el caso de las cartas institucionales, es muy importante dirigirse al destinatario con una redacción adecuada: los epítetos más utilizados son «Estimado/a», «Distinguido/a», a menudo acompañados por un «Señor/a» (para individuos), o «A quien corresponda» (para empresas o instituciones); pero los embajadores y distintos cargos políticos tienen títulos específicos (por ejemplo, «Excelencia», «Excelentísimo Señor», «Ilustrísimo», «Ilustrísimo Señor»), que es necesario conocer. Utili in questo senso sono il breve compendio redatto dalla Commissione Europea e la sezione “Appellativi di cortesia” dell’Enciclopedia Treccani online. I titoli vanno con l’iniziale maiuscola. Si una persona tiene varios títulos diferentes, solo se utiliza el más cualificado o apropiado.
3. Lugar y fecha: dejando una línea de espacio, en la esquina superior derecha, indica el lugar y la fecha en que escribes la carta. Ambos van en una sola línea, separados por una coma. La fecha puede escribirse en dos formatos: bien con el día en número, el mes en letras y el año en número, o con el clásico dd/mm/aaaa (dos dígitos para el día y el mes, cuatro dígitos para el año). Si lo deseas, puedes insertar esta sección al final de la carta, en la esquina inferior izquierda, antes de la firma.
4. Asunto: en la esquina superior izquierda, si es posible en una sola línea, se coloca el asunto, es decir, una expresión a modo de título que resume brevemente el tema de la carta. Si es necesario, el asunto debe contener referencias útiles a la documentación mencionada en la carta.
5. Fórmula de apertura: retoma la fórmula utilizada en el punto 2 (Título + Nombre y Apellidos).
6. Cuerpo de la carta: escrito con un estilo conciso, riguroso y preciso, el cuerpo de la carta suele constar de introducción, parte central y conclusión. En primer lugar, debes presentarte y explicar el motivo de tu mensaje, el cual deberás argumentar después, concluyendo con alguna petición o solicitud. Dos advertencias:
   • Puedes utilizar la primera persona del singular (yo) o la primera persona del plural, el llamado «plural mayestático» (nosotros) para presentarte. Deberás elegirlo en función de la formalidad del tono que busques conseguir, si deseas que sea más formal (plural mayestático: «le escribimos») o menos («le escribo»).
   • Para dirigirse al destinatario, es muy habitual y recomendable hablar de usted.
7. Fórmula de cierre: esquina inferior izquierda. Las más frecuentes son los saludos cordiales o distinguidos, que pueden ampliarse precediéndolos de expresiones como
   • a la espera de su respuesta, le envío un cordial saludo,
   • quedo a la espera de su respuesta, le saludo atentamente.
   • Mis más atentos saludos y quedo a su disposición (muy formal)
     -Le saludo con la más alta estima y consideración (muy formal)
     Se invece si vuole ribadire l’affidabilità di quanto testimoniato nella lettera, si possono utilizzare espressioni come “in fede” o “con osservanza”.
8. Firma: se sitúa en la parte inferior izquierda, a una línea de distancia de la despedida (o del lugar y la fecha, si las has colocado en la parte inferior de la carta). Debes incluir tu nombre y apellidos completos, que pueden estar escritos a mano, o por ordenador con una firma manuscrita encima, para facilitar su lectura.
9. Adjuntos: si están presentes y se mencionan en el cuerpo de la carta, deben figurar de forma resumida al final de la misma, en la esquina inferior izquierda.

Ortografía y formato de una carta formal

Prima dell’invio, è opportuno verificare che l’ortografia e la grammatica della missiva formale siano corrette usando il correttore ortografico di Word o del programma di scrittura usato. Ci si può anche affidare a un correttore professionista, se la lettera è di una certa importanza.

Además, es mejor preferir un tipo de letra claro y bien legible, dejando bastante espacio entre líneas (por ejemplo, 1,5) y evitar las partes coloreadas que puedan distraer la atención del destinatario. Para más información sobre la legibilidad de los textos, puedes leer el artículo “De un tirón: qué es la legibilidad y por qué es importante».

Errores a evitar en una carta

Es aconsejable evitar la jerga demasiado especializada, los acrónimos o las abreviaturas, a menos que estés seguro de que el destinatario conoce su significado. Para más información sobre cómo escribir textos no creativos, sino formales o técnicos, puedes leer el artículo «12 errores que hay que evitar al escribir un manual de usuario», que contiene indicaciones útiles no sólo para quienes tengan que elaborar manuales, sino también para cualquier persona que tenga que redactar un texto descriptivo.

I concetti esposti brevemente in questo articolo sono trattati nel manualetto Come scrivere una lettera formale di Chiara Boarina e Marco Cevoli, che si può scaricare qui sotto come file PDF, a prezzo libero (minimo 1.99 €).

Este folleto también contiene 10 plantillas o plantillas de cartas formalesque el lector puede copiar y modificar libremente para redactar sus propias cartas a las instituciones:

1. Rescisión de un contrato de suministro de agua.
2. Carta al alcalde informando de un problema.
3. Denuncia de un siniestro a la compañía de seguros.
4. Solicitud de pago de salario.
5. Solicitud de asistencia técnica por avería de la caldera.
6. Candidatura para un empleo.
7. Carta de reclamación al director de la escuela.
8. Solicitud de un presupuesto para reformas.
9. Carta de agradecimiento.
10. Invitación para asistir a un evento.

Leggi il manuale su

Nota: articolo scritto originariamente il 20/03/2015 e aggiornato il 05/05/2025.