Automatizzare i progetti di traduzione

Qabiria nacque con una missione molto concreta: far comunicare persone e aziende senza fraintendimenti, con un livello di qualità che regga anche quando il testo finisce in mano a utenti, clienti, enti regolatori o avvocati.

Poi giunse l’intelligenza artificiale. Intorno al 2022 ha iniziato a diventare davvero utile nel lavoro quotidiano: non come “bacchetta magica”, ma come acceleratore per attività ripetitive, controlli, estrazioni, normalizzazioni, analisi. Meno tempo perso, più attenzione alle scelte linguistiche e al project management.

Da lì il nostro passo successivo è stato naturale: usare automazioni e integrazioni per rendere più fluido tutto il ciclo di vita di un progetto di traduzione o localizzazione.

Cosa si può automatizzare in un progetto di traduzione

Prendiamo un progetto “standard” (file inviato dal cliente, analisi, preventivo, assegnazione, produzione, QA, consegna, feedback). Quasi ogni fase può beneficiare di un certo grado di automazione. Alcune automazioni possono essere immediate, altre richiedono un minimo di progettazione.

1) Ricezione dei file

Obiettivo: far arrivare i materiali nel posto giusto, con le informazioni minime per lavorare bene.

Automazioni tipiche:

• caricamento tramite portale o form dedicato;
• ingest da email (allegati salvati in cartelle predefinite);
• monitoraggio di cartelle cloud (Drive, OneDrive, Dropbox);
• rinomina automatica dei file secondo regole concordate (cliente, lingua, versione).

Risultato: meno situazioni tipo “te lo rimando perché mancava l’allegato” e meno andirivieni infiniti di mail.

2) Analisi del materiale e pre-quotazione

Obiettivo: capire cosa c’è dentro ai file e stimare tempi e costi con criteri chiari.

Automazioni tipiche:

• conteggio parole e segmenti;
• analisi ripetizioni e confronti con memorie di traduzione;
• rilevamento lingua e varianti;
• pre-classificazione per tipo di contenuto (marketing, tecnico, legale, UI, etc.)
• generazione automatica di un report interno per il project manager.

Se lavori con molti formati, questa fase è dove si bruciano ore su ore. Automatizzarla fa la differenza.

3) Pianificazione e assegnazione

Obiettivo: assegnare il lavoro alle persone giuste e farlo scorrere senza intoppi.

Automazioni tipiche:

• template di progetto (traduzione + revisione + QA + impaginazione, a seconda del progetto);
• assegnazione basata su competenze, lingua, dominio e disponibilità;
• sincronizzazione con calendari e gestione scadenze;
• notifiche automatiche al cambio stato (mail, Teams, Slack, etc.).

Qui si cerca la serenità del PM per aumentare il suo controllo reale sul progetto.

4) Produzione (traduzione e revisione) + risorse linguistiche

Obiettivo: far lavorare gli strumenti insieme, con coerenza terminologica.

Automazioni tipiche:

• collegamento CAT tool, memorie e glossari;
• aggiornamento continuo delle risorse (senza copie sparse in giro);
• pre-traduzione dove ha senso (in base a contenuto e policy);
• suggerimenti e controlli basati su IA, con revisione umana.

La parte importante resta in mano a chi traduce e revisiona. All’automazione si affida il lavoro più meccanico.

5) Monitoraggio e gestione rischi

Obiettivo: sapere sempre a che punto si è e intercettare problemi prima che esplodano.

Automazioni tipiche:

• dashboard con avanzamento in tempo reale;
• alert su scadenze a rischio e colli di bottiglia;
• trigger su anomalie (file mancanti, formati corrotti, blocchi in revisione);
• log e tracciabilità delle versioni.

Quando il progetto cresce, questa fase può evitare il panico.

6) Controllo qualità e consegna

Obiettivo: consegnare file puliti, coerenti e tecnicamente corretti.

Automazioni tipiche:

• QA automatici su terminologia, numeri, tag, punteggiatura, formattazione;
• controlli specifici per formati (HTML, XML, InDesign, sottotitoli, ecc.);
• consegna via canali sicuri con conferma di ricezione;
• archiviazione automatica dei deliverable e delle risorse aggiornate.

Qui l’automazione aiuta a prevenire errori banali e spesso costosi.

7) Feedback e miglioramento continuo

Obiettivo: far tesoro del progetto appena chiuso.

Automazioni tipiche:

• richiesta feedback con breve sondaggio;
• report automatici (cosa è andato bene, cosa si ripete, cosa migliorare);
• aggiornamento e sincronizzazione di glossari e memorie;
• “lezioni apprese” salvate in un sistema condiviso.

Questa fase evita di ripetere lo stesso errore varie volte di fila. Sembra banale, invece è rarissima.

TMS/TBMS vs low-code e no-code: come scegliere senza farsi male

Per implementare le automazioni illustrate qui sopra si possono seguire sostanzialmente due strade: usare un sistema integrato di gestione o collegare vari sistemi indipendenti con strumenti low-code o no-code.

Molte agenzie e reparti linguistici usano sistemi integrati di gestione, spesso chiamati TMS o TBMS, Translation (Business) Management System. Offrono un flusso centralizzato: portale clienti, portale fornitori, assegnazioni, tracking, QA, reportistica, fatturazione, etc.

Pro:

• coerenza e controllo end-to-end;
• standardizzazione dei processi;
• tracciabilità e governance.

Contro:

• costi e complessità che possono pesare per PMI e team piccoli;
• integrazioni limitate con strumenti fuori dal perimetro del TMS.

Le soluzioni low-code/no-code (Make, Zapier, Power Automate, n8n e simili) lavorano bene quando ti serve:

• collegare strumenti già in uso (CRM, ticketing, cloud, BI, chat);
• costruire flussi su misura;
• partire in modo graduale, con budget più leggero.

Pro:

• flessibilità e rapidità;
• integrazione con ecosistemi aziendali esistenti;
• automazioni mirate, senza cambiare tutto.

Contro:

• serve progettazione: flussi fatti male diventano debito tecnico;
• qualità e sicurezza richiedono attenzione (permessi, log, privacy).

Spesso la scelta migliore è un approccio ibrido: un sistema “centrale” per i processi linguistici e automazioni low-code per integrare il resto dell’azienda.

Esempi pratici per PMI e freelance con volumi ricorrenti

Caso A: “Riceviamo richieste via email e perdiamo pezzi”

Soluzione tipica:

• regole su casella email dedicata;
• salvataggio automatico allegati in cartella progetto;
• creazione task in un tool (Trello, Asana, Jira, etc.);
• notifica al PM con link e metadati.

Caso B: “Stesso cliente, stessi materiali, stessi errori”

Soluzione tipica:

• glossario centralizzato e aggiornato;
• QA automatico prima della consegna;
• report di non conformità ricorrenti;
• aggiornamento memoria di traduzione a fine progetto.

Caso C: “Produciamo contenuti in più lingue, con marketing e prodotto che vanno ognuno per conto suo”

Soluzione tipica:

• workflow condiviso con stati e responsabilità;
• template di briefing obbligatorio;
• approvazioni tracciate (chi ha detto sì, quando, su quale versione);
• consegne e versioning automatici.

Tabella riassuntiva

Fase	TMS/TBMS	Low-code / no-code
Ricezione file	Portali, integrazione email/FTP	Monitoraggio cloud, parsing email, trigger su eventi
Analisi	Conteggi, confronto con TM, report	API esterne, dashboard custom, classificazioni su misura
Pianificazione	Template, regole, visibilità centralizzata	Calendari e notifiche personalizzate, timeline dinamiche
Assegnazione risorse	Database integrato	Integrazioni con tool HR/CRM, alert su chat e mail
Produzione + QA	CAT/TM/QA integrati	Collegamenti via API, controlli esterni, report automatici
Monitoraggio	Dashboard e alert nativi	Power BI / Looker Studio, notifiche e trigger custom
Consegna	Portali sicuri, tracking	Flussi cloud + mailing + conferme e archiviazione
Feedback e risorse	Raccolta e gestione centralizzata	Survey + report, sync materiali in cloud, routine ad hoc

Vuoi automatizzare davvero? Si parte da una mappa, non da un tool

Se stai pensando “ok, bello, da dove comincio”, la risposta è sempre la stessa: mappa il processo reale (quello che fai oggi), poi scegli cosa automatizzare per primo.

Di solito i primi candidati sono:

• ingest file e raccolta briefing;
• pre-analisi e report;
• notifiche e cambi stato;
• QA pre-consegna.