Organizzare i file di un progetto di traduzione

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Organizzare i file di un progetto di traduzione

Un elemento chiave per la corretta gestione dei progetti di traduzione è l'ordine nell'archiviazione dei file. L'ordine, che dovrebbe estendersi a tutti gli aspetti di un progetto, è essenziale per organizzare le attività basate sui file. In questo breve articolo ci soffermeremo sul metodo di memorizzazione dei file di progetto sul server (locale o remoto che sia) di un team di traduttori.

Solitamente i fornitori di servizi linguistici maggiori utilizzano sistemi di gestione integrati per linearizzare i loro procedimenti operativi e centralizzare le operazioni. Questi gestionali, chiamati anche TMS (Translation Management System), offrono numerose funzionalità, fra cui schemi predefiniti di strutture di cartelle per organizzare nel modo più logico i file di ogni progetto. A volte la struttura mostrata dal TMS corrisponde alle cartelle effettivamente create in automatico sul disco rigido quando si avvia il progetto. Altre volte il TMS crea una struttura virtuale che si frappone fra l'utente e i file memorizzati. In un caso o nell'altro è interessante analizzare come vengono salvati i file in questi sistemi, in quanto i traduttori freelance o i team più piccoli potranno applicare lo stesso metodo ai loro progetti, anche se non utilizzano alcun gestionale.

Gli esempi riportati nell'articolo sono un sunto tratto dall'esperienza di chi scrive con vari sistemi e non vogliono essere una soluzione definitiva, ma soltanto un esempio su cui riflettere e da cui trarre spunto. Dato che si propone un albero di cartelle, esso avrà i limiti di qualsiasi struttura gerarchica rigida, i quali possono essere superati soltanto con l'utilizzo di un database o di un sistema integrato. Va sottolineato inoltre che qualsiasi sistema diventa inutile se le istruzioni per l'uso non sono note a tutti i membri del team, ovvero se ciascuno interpreta le cartelle a modo suo. Tutti gli interessati dovrebbero sempre seguire le linee guida predefinite e salvare in ciascuna cartella solo i file ad essa corrispondenti.

Diamo per scontato che il fornitore di servizi linguistici sappia come separare un progetto da un altro, ovvero che abbia stabilito criteri chiari per identificare ogni lavoro. La prima conseguenza è che ogni progetto sia assegnato a un solo cliente (l'organizzazione che paga il lavoro) e che abbia un numero di identificazione univoco. Suggeriamo di usare semplicemente un numero progressivo, il quale può ricominciare ogni anno. In questo caso, andrà aggiunto come prefisso anche l'indicativo dell'anno (p. es: 2013_001). Questa cartella conterrà tutti i file del progetto e dovrà essere creata all'interno della cartella del cliente. Quindi avremo:

  • ACME
    • 2013_001.

La struttura di ogni progetto dipenderà dal workflow del progetto stesso. Alcune cartelle esisteranno soltanto se necessarie per il progetto. Per esempio, una cartella con i file corretti ha senso soltanto se il progetto ha una fase di correzione. Di solito si ha una cartella che contiene i file inviati dal cliente, i quali non sempre coincidono con gli originali da tradurre. Potrebbe infatti essere necessaria una conversione o l'estrazione del testo. Questa cartella si può chiamare 01_from_customer. Allo stesso livello esiste una cartella 02_source_XX in cui XX può essere il codice della lingua di partenza. Il project manager consentirà l'accesso a questa cartella ai traduttori, i quali caricheranno i loro file in una cartella chiamata 03_translated_YY, dove YY è il codice della lingua di arrivo. Potranno dunque essere presenti più cartelle 03. Lo stesso schema si mantiene per i file corretti ed eventualmente per quelli rivisti: 04_edited_YY e 05_proofread_YY. La logica è che ogni linguista carichi i suoi file nella cartella contrassegnata con l'attività svolta. Questa operazione può essere svolta anche dal project manager.

A seconda delle fasi esistenti, possiamo aggiungere una cartella 06_postprocess_YY che contiene i file riconvertiti nel formato originale, e un'altra - 07_DTP_YY - con i file formattati. Infine si consiglia di avere una cartella 99_delivery che contiene i file esatti inviati al cliente. Usiamo il 99 per indicare che è l'ultima fase. Oltre a queste possono essere presenti altre due cartelle: 09_reference, con tutti i file di riferimento (memorie di traduzione, glossari, documenti di appoggio, ecc.) e 00_admin con tutti i file amministrativi (preventivi, ordini, conteggi, ecc.)

Riassumendo ecco uno schema tipico:

  • ACME
    • 2013_001
      • 00_admin
      • 01_from_customer
      • 02_source_XX
      • 03_translated_YY
      • 04_edited_YY
      • 05_proofread_YY
      • 06_postprocess
      • 07_DTP
      • 09_reference
      • 99_delivery

Per praticità si consiglia di salvare una copia della struttura vuota e usarla come template, allo scopo di non dover creare manualmente le cartelle ad ogni progetto. Come sempre, invitiamo i lettori a usare i commenti per inviarci critiche e suggerimenti.

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