Perdersi nella selva (dei file): come salvare e (ri)trovare i progetti di traduzione

(4 voti)
Etichettato sotto :
Perdersi nella selva (dei file): come salvare e (ri)trovare i progetti di traduzione

Un elemento chiave per la corretta gestione dei progetti di traduzione è un metodo per l’archiviazione dei file. L’ordine, che dovrebbe estendersi a tutti gli aspetti di un progetto, è essenziale per organizzare le attività basate sui file e per poter recuperare le informazioni e i materiali di un progetto in caso di necessità (per esempio in seguito a un reclamo, oppure perché arriva un lavoro simile). In questo breve articolo ci soffermeremo su una modalità di memorizzazione dei file di progetto su un server (locale o remoto che sia). Le indicazioni possono servire a un singolo traduttore freelance, come a un team di traduttori o a una piccola agenzia di traduzioni, mentre allo stesso tempo possono essere utili ai committenti per capire come funziona internamente un fornitore di servizi linguistici.

Utilità dei TMS

Solitamente i fornitori di servizi linguistici più maturi usano software di gestione integrati per linearizzare i procedimenti operativi e centralizzare le operazioni. Questi gestionali, chiamati anche TMS (Translation Management System), offrono numerose funzionalità, fra cui schemi predefiniti di strutture di cartelle per organizzare nel modo più logico i file di ogni progetto. In Qabiria, ad esempio, abbiamo usato per anni un gestionale open-source chiamato ]project-open[, per poi passare recentemente a TranslationProjex, che offre funzioni di CRM, reportistica molto efficiente e soprattutto un portale clienti attraverso il quale i committenti abituali possono avviare un progetto direttamente tramite un pratico modulo online, senza faticosi scambi di email.

translationprojex client portal

Non entreremo nel dettaglio del funzionamento di questi sistemi, ma basti dire che a volte il file storage mostrato dal TMS corrisponde alle cartelle effettivamente create in automatico sul disco rigido quando si avvia il progetto. Altre volte invece, il TMS crea una struttura virtuale che si frappone fra l’utente e i file memorizzati, liberando l’utente dall’incombenza di salvare il materiale del progetto in una cartella determinata. In questi casi il TMS di solito presenta una serie di wizard o percorsi assistiti che collocano i file al posto giusto. In un caso o nell’altro, è interessante analizzare con che criterio vengono salvati i file in questi sistemi, in quanto i traduttori freelance o i team più piccoli potranno applicare la stessa logica ai loro progetti, anche se non utilizzano alcun gestionale.

Due parole di avvertenza

Gli esempi qui riportati sono un sunto tratto dall’esperienza di chi scrive con vari sistemi e non vogliono essere una soluzione definitiva, ma soltanto un esempio su cui riflettere e da cui trarre spunto. Dato che si propone un albero di cartelle, esso avrà i limiti di qualsiasi struttura gerarchica rigida, i quali possono essere superati soltanto con l’utilizzo di un database o di un sistema integrato (appunto, i TMS di cui sopra o un DMS, Document Management System). Va sottolineato inoltre che qualsiasi sistema diventa inutile se le istruzioni per il suo uso non sono note a tutti i membri del team, ovvero se ciascuno interpreta le cartelle a modo suo. Tutti gli interessati dovrebbero sempre seguire le linee guida predefinite e salvare in ciascuna cartella solo i file ad essa corrispondenti.

Un esempio pratico

Diamo per scontato che il fornitore di servizi linguistici sappia come separare un progetto da un altro, ovvero che abbia stabilito criteri chiari per identificare ogni lavoro. In un articolo precedente abbiamo fornito un’utile checklist per agevolare l’apertura dei progetti, a cui rimandiamo. La prima conseguenza è che ogni progetto venga assegnato a un solo cliente (l’organizzazione che paga il lavoro, quella a cui si intesterà la fattura) e che abbia un numero di identificazione univoco. Suggeriamo di usare semplicemente un numero progressivo, il quale può ricominciare ogni anno. In questo caso, è opportuno aggiungere come prefisso anche l’indicativo dell’anno (p. es: 2013_001). La cartella del progetto conterrà tutti i materiali del progetto e dovrà essere creata all’interno della cartella del cliente. Quindi avremo (ipotizzando che il cliente si chiami ACME):

  • ACME
    • 2013_001.

La struttura di ogni progetto dipenderà dal workflow del progetto stesso. Alcune cartelle esisteranno soltanto se necessarie per il progetto. Per esempio, una cartella con i file corretti dal revisore ha senso soltanto se il progetto ha una fase di correzione. Di solito si ha una cartella che contiene i file inviati dal cliente, i quali non sempre coincidono con gli originali da tradurre. Potrebbe infatti essere necessaria una conversione o l’estrazione del testo, quindi avremo da un lato una copia dei file come li abbiamo ricevuti dal cliente e dall’altro i file che invieremo ai traduttori o su cui lavoreremo noi. Questa cartella si può chiamare 01_from_customer.

Allo stesso livello esiste una cartella 02_source_XX in cui XX può essere il codice ISO della lingua di partenza. Il project manager consentirà l’accesso a questa cartella ai traduttori, i quali caricheranno i file tradotti in una cartella chiamata 03_translated_YY, dove YY è il codice della lingua di arrivo. Potranno dunque essere presenti più cartelle 03. Lo stesso schema si mantiene per i file corretti ed eventualmente per quelli rivisti o revisionati: 04_edited_YY e 05_proofread_YY. La logica è che ogni linguista carichi i suoi file nella cartella contrassegnata con l’attività svolta. In mancanza di un sistema che consente l’accesso dall’esterno a queste cartelle (attraverso un gestionale o meno), questa operazione dovrebbe essere svolta dal project manager.

A seconda delle fasi esistenti, possiamo aggiungere una cartella 06_postprocess_YY che contiene i file riconvertiti nel formato originale, e un’altra - 07_DTP_YY - con i file formattati o impaginati. Infine, si consiglia di avere una cartella 99_delivery che contiene i file esatti inviati al cliente. Usiamo il 99 per indicare che è l’ultima fase. Oltre a queste possono essere presenti altre due cartelle: 09_reference, con tutti i file di riferimento (memorie di traduzione, glossari, documenti di appoggio, ecc.) e 00_admin con tutti i file amministrativi (preventivi, ordini, conteggi, ecc.)

Riassumendo, ecco uno schema tipico:

  • ACME
    • 2013_001
      • 00_admin
      • 01_from_customer
      • 02_source_XX
      • 03_translated_YY
      • 04_edited_YY
      • 05_proofread_YY
      • 06_postprocess
      • 07_DTP
      • 09_reference
      • 99_delivery

Per praticità si consiglia di salvare una copia della struttura vuota e usarla come template, allo scopo di non dover creare manualmente le cartelle ad ogni progetto. Seguendo queste indicazioni e con un minimo di impegno si riuscirà a tenere sotto controllo facilmente i progetti di traduzione.

E voi, come salvate i vostri progetti? Usate TMS? Quale? Come sempre, vi invitiamo a usare i commenti per inviarci critiche e suggerimenti.

Qabiria white logo

Crediamo nell’aumento della produttività attraverso l’uso creativo della tecnologia.

il traduttore insostituibile

Ultime notizie

Contatti

Qabiria Studio SLNE
Carrer Lleida, 3 1-2
08912 Badalona
(Barcelona)
SPAGNA

+34 675 800 826

qabiria

Inviaci un messaggio

Ricevi la newsletter

Vuoi leggere gli articoli e le novità di Qabiria direttamente nella posta?