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Nel contesto aziendale odierno, gestire le informazioni in modo efficiente è fondamentale per il successo dei team. Condividere link e risorse utili in maniera organizzata può essere una sfida, soprattutto quando ognuno salva i propri riferimenti in modo sparso.
Il problema si aggrava con i segnalibri: link di interesse che potrebbero essere utili a tutta l’organizzazione, ma che vengono salvati nel browser di un singolo utente e lì rimangono, senza che i colleghi vi abbiano accesso.
Per affrontare questo problema, abbiamo progettato (e implementato internamente) un’automazione che collega Pinboard, Mattermost e DokuWiki, facilitando la raccolta e la distribuzione di link rilevanti per tutto il team.
Implementazione dell’automazione
L’automazione parte da Pinboard, un servizio di segnalibri online. Pinboard consente di salvare link di interesse nel cloud e organizzarli con etichette personalizzate, invece di conservarli direttamente nel browser.
Per assicurarci che i link destinati al team venissero raccolti correttamente, abbiamo concordato l’uso di un tag specifico: nel nostro caso, “qabiria”.
Ottenere il feed RSS del tag in Pinboard
Tra le tante funzioni disponibili, Pinboard genera un feed RSS per ogni tag.
Un feed RSS è un sistema che permette di ricevere automaticamente aggiornamenti da un sito web senza doverlo visitare. Funziona come un canale di notizie che raccoglie e mostra i contenuti più recenti di una pagina, come articoli, podcast o link salvati, consentendo di leggerli tramite un lettore di feed o di integrarli in altri strumenti.
Il feed generato da Pinboard permette di accedere ai link salvati in modo strutturato. Per ottenere il feed RSS del tag “qabiria”, si utilizza il seguente URL, sostituendo [nome-utente] con il nome utente corretto:
https://feeds.pinboard.in/rss/u:[nome-utente]/t:qabiria/
Questo feed si aggiorna automaticamente ogni volta che si aggiunge un nuovo link con l’etichetta stabilita.
Integrare il feed RSS in DokuWiki
Per centralizzare e facilitare l’accesso ai link, abbiamo integrato il feed RSS in DokuWiki, la piattaforma di documentazione interna usata in Qabiria.
DokuWiki è un sistema di gestione della documentazione in formato wiki, progettato per essere leggero, facile da usare e senza bisogno di un database. Aiuta i team a creare, organizzare e modificare le informazioni in modo collaborativo, con un controllo di versione che registra ogni cambiamento. La sua sintassi semplice e la vasta gamma di estensioni lo rendono uno strumento flessibile per documentare processi, condividere conoscenza e strutturare informazioni in maniera accessibile.
DokuWiki consente di incorporare feed RSS in modo nativo con la seguente sintassi:
{{rss>https://feeds.pinboard.in/rss/u:[nome-utente]/t:qabiria/}}
Se questa riga viene aggiunta in una pagina specifica di DokuWiki, ad esempio una intitolata “Da leggere”, i link salvati in Pinboard con il tag “qabiria” compariranno automaticamente, offrendo al team una lista sempre aggiornata di risorse consigliate.
Notifiche in tempo reale in Mattermost
Per tenere il team informato sui nuovi link aggiunti, abbiamo inoltre configurato un’integrazione con Mattermost, il nostro strumento di comunicazione interna.
Mattermost è una piattaforma di messaggistica e collaborazione per team, simile a Slack, ma con un focus su privacy e personalizzazione. Permette comunicazione in tempo reale tramite canali organizzati, messaggi diretti e integrazioni con altri strumenti. Essendo open source, può essere installata su server propri, offrendo maggiore controllo su dati e sicurezza delle informazioni aziendali.
Tramite Make.com, abbiamo creato una connessione che monitora il feed RSS di Pinboard e invia una notifica nel canale designato di Mattermost ogni volta che viene aggiunto un nuovo link.
Infine, per offrire un contesto più completo, abbiamo aggiunto un passaggio ulteriore: un’integrazione con ChatGPT che genera una breve descrizione del link condiviso.
In questo modo, ogni notifica include non solo il titolo e l’URL del link, ma anche un riassunto che aiuta il team a comprenderne rapidamente la rilevanza.
Benefici dell’integrazione
Questa automazione offre molteplici vantaggi:
- Efficienza: elimina la necessità di condividere manualmente i link e garantisce che tutte le risorse rilevanti siano disponibili per il team senza sforzi aggiuntivi.
- Centralizzazione: raccoglie e archivia tutti i link in un’unica posizione accessibile, facilitandone consultazione e riferimento futuro.
- Miglioramento della collaborazione: mantiene il team aggiornato su risorse utili, favorendo una cultura di apprendimento e miglioramento continuo.
Conclusione
L’integrazione di Pinboard, Mattermost e DokuWiki tramite questa automazione ha migliorato in modo significativo la gestione della conoscenza all’interno dell’azienda.
Con soluzioni come questa, le aziende migliorano i propri processi e garantiscono che le informazioni più rilevanti siano sempre accessibili a tutti.
Se anche tu vuoi migliorare efficienza e collaborazione con soluzioni innovative, contattaci per scoprire come possiamo aiutarti.
