Come scrivere lettere formali alle istituzioni

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Come scrivere lettere formali alle istituzioni

Al giorno d’oggi capita spesso di scrivere (o tradurre) lettere formali di vario genere, da una lettera di presentazione a una richiesta di informazioni, alla corrispondenza commerciale aziendale. Cosa cambia però quando la missiva è indirizzata a un rappresentante delle istituzioni? Questo articolo intende illustrare i principi base per redigere una lettera istituzionale in italiano.

Innanzitutto, occorre fare particolare attenzione alla struttura, prediligendo una divisione in sezioni e paragrafi che renda il messaggio chiaro e ben fruibile. Generalmente, una lettera formale è costituita dai seguenti elementi:

  1. Mittente: se non si scrive su carta intestata, è opportuno inserire i dati del mittente nell’area in alto a sinistra del foglio. Nota: sulla busta vanno indicati unicamente i dati utili al servizio postale in caso di mancato recapito (nome completo e indirizzo), mentre all’interno andranno inseriti anche i dati utili al destinatario, quindi numero di telefono/fax ed eventuale codice fiscale o partita iva.
  2. Destinatario: a una riga di distanza dai dati del mittente, in alto a destra. Normalmente strutturata su più righe, questa sezione include: - Alla cortese attenzione / Alla C.A. di + Titolo +Nome e Cognome - presso / c/o + Indirizzo completo dell’ufficio o della struttura presso cui il destinatario è impiegato.
    • Nota: nel caso delle lettere istituzionali, è molto importante rivolgersi al destinatario con la formula corretta: gli appellativi usati comunemente sono Gentile / Egregio (per persone fisiche) o Spettabile (per aziende o enti), ma ambasciatori, politici ed ecclesiastici prevedono titoli specifici (es. On., Sen. S.E.), che è necessario conoscere. Utili in questo senso sono il breve compendio redatto dalla Commissione Europea e la sezione “Appellativi di cortesia” dell’Enciclopedia Treccani online. I titoli dovranno sempre avere l’iniziale maiuscola. Qualora una persona abbia più titoli diversi, si utilizza solo quello più qualificante o più adeguato al caso.
  3. Luogo e data: lasciando un rigo di spazio, in alto a destra, indicare luogo e data di redazione della lettera. Le due informazioni vanno su un’unica riga, separate da una virgola. La data può essere scritta in due formati: o con il giorno in numero, il mese in lettere e l’anno in numero, oppure nel classico gg/mm/aaaa. Volendo è possibile inserire questa sezione alla fine della lettera, in basso a sinistra, prima della firma.
  4. Oggetto: in alto a sinistra, possibilmente su una sola riga, è un’espressione in stile nominale che riassume brevemente l’argomento della missiva. Ove necessario, deve contenere riferimenti utili alla documentazione citata nella lettera.
  5. Formula di apertura: riprende la formula utilizzata al punto 2 (Titolo + NomeCognome).
  6. Corpo della lettera: in stile sintetico, rigoroso e preciso, generalmente è costituito da introduzione, parte centrale e conclusione. Prima di tutto occorre presentarsi e spiegare il motivo del messaggio, che andrà poi argomentato, per concludere con eventuali richieste o petizioni. Due accorgimenti: - Per presentarsi è possibile utilizzare la terza persona (il sottoscritto) o la prima (io sottoscritto), che andrà poi mantenuta in tutto il testo. - Per rivolgersi al destinatario, la formula più utilizzata è quella del Lei, con la maiuscola anche all’interno di parola (es. vorrei comunicarLe). L’aggettivazione è comunemente declinata al maschile, in quanto l’uso femminile è oggi ritenuto affettato. In alternativa è possibile ricorrere al Voi (soprattutto per persone giuridiche) o al meno comune Ella (per cariche astratte di rilievo come ministri e sindaci).
  7. Formula di chiusura: in basso a sinistra. Le più frequenti sono cordiali saluti o distinti saluti, che possono essere ampliate facendole precedere da espressioni come - in attesa di una Sua risposta, porgo distinti saluti; - in attesa di un Suo gradito riscontro, La ringrazio e La saluto cordialmente. - Voglia gradire, Signor [Titolo], i sensi della mia più alta considerazione (molto formale) - La prego di accogliere, Signor [Titolo], i sensi della mia più alta stima (molto formale) Se invece si vuole ribadire l’affidabilità di quanto testimoniato nella lettera, si possono utilizzare espressioni come in fede o con osservanza.
  8. Firma: in basso a sinistra, a una riga di distanza dal saluto (o da luogo e data, se messi a fondo lettera). Deve includere nome e cognome completi e può essere autografa, oppure scritta al computer con firma autografa sopra, per facilitarne la leggibilità.
  9. Allegati: se presenti e citati nel corpo della lettera, vanno elencati in forma sintetica alla fine della lettera, in basso a sinistra.

Prima dell’invio, è opportuno verificare che l’ortografia e la grammatica della missiva siano corrette. Inoltre, è meglio prediligere un carattere chiaro e ben leggibile, lasciando un’interlinea abbondante (es. 1,5) ed evitando di inserire parti colorate che potrebbero distrarre l’attenzione del destinatario. Infine è consigliabile evitare gergo troppo specialistico, sigle o abbreviazioni, a meno di non essere certi che il destinatario ne conosca il significato.

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