Come scrivere lettere formali alle istituzioni

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Come scrivere lettere formali alle istituzioni

Al giorno d’oggi capita spesso di scrivere (o tradurre) lettere formali di vario genere, da una lettera di presentazione a una richiesta di informazioni, alla corrispondenza commerciale aziendale. Cosa cambia però quando la missiva è indirizzata a un rappresentante delle istituzioni? Questo articolo intende illustrare i principi base per redigere una lettera istituzionale in italiano. In calce all’articolo si trova anche un pratico manualetto con le norme per scrivere lettere formali e 10 modelli di lettera, da scaricare gratuitamente.

Innanzitutto, occorre fare particolare attenzione alla struttura, prediligendo una divisione in sezioni e paragrafi che renda il messaggio chiaro e ben fruibile. Generalmente, una lettera formale è costituita dai seguenti elementi:

  1. Mittente: se non si scrive su carta intestata, è opportuno inserire i dati del mittente nell’area in alto a sinistra del foglio. Nota: sulla busta vanno indicati unicamente i dati utili al servizio postale in caso di mancato recapito (nome completo e indirizzo), mentre all’interno andranno inseriti anche i dati utili al destinatario, quindi numero di telefono/fax ed eventuale codice fiscale o partita iva.
  2. Destinatario: a una riga di distanza dai dati del mittente, in alto a destra. Normalmente strutturata su più righe, questa sezione include: - Alla cortese attenzione / Alla C.A. di + Titolo +Nome e Cognome - presso / c/o + Indirizzo completo dell’ufficio o della struttura presso cui il destinatario è impiegato.
    • Nota: nel caso delle lettere istituzionali, è molto importante rivolgersi al destinatario con la formula corretta: gli appellativi usati comunemente sono Gentile / Egregio (per persone fisiche) o Spettabile (per aziende o enti), ma ambasciatori, politici ed ecclesiastici prevedono titoli specifici (es. On., Sen. S.E.), che è necessario conoscere. Utili in questo senso sono il breve compendio redatto dalla Commissione Europea e la sezione «Appellativi di cortesia» dell’Enciclopedia Treccani online. I titoli dovranno sempre avere l’iniziale maiuscola. Qualora una persona abbia più titoli diversi, si utilizza solo quello più qualificante o più adeguato al caso.
  3. Luogo e data: lasciando un rigo di spazio, in alto a destra, indicare luogo e data di redazione della lettera. Le due informazioni vanno su un’unica riga, separate da una virgola. La data può essere scritta in due formati: o con il giorno in numero, il mese in lettere e l’anno in numero, oppure nel classico gg/mm/aaaa (due cifre per il giorno e il mese, quattro cifre per l’anno). Volendo è possibile inserire questa sezione alla fine della lettera, in basso a sinistra, prima della firma.
  4. Oggetto: in alto a sinistra, possibilmente su una sola riga, è un’espressione in stile nominale che riassume brevemente l’argomento della missiva. Ove necessario, deve contenere riferimenti utili alla documentazione citata nella lettera.
  5. Formula di apertura: riprende la formula utilizzata al punto 2 (Titolo + Nome e Cognome).
  6. Corpo della lettera: in stile sintetico, rigoroso e preciso, generalmente è costituito da introduzione, parte centrale e conclusione. Prima di tutto occorre presentarsi e spiegare il motivo del messaggio, che andrà poi argomentato, per concludere con eventuali richieste o petizioni. Due accorgimenti:
    - Per presentarsi è possibile utilizzare la terza persona (il sottoscritto) o la prima (io sottoscritto), che andrà poi mantenuta in tutto il testo.
    - Per rivolgersi al destinatario, la formula più utilizzata è quella del Lei, con la maiuscola anche all’interno di parola (es. vorrei comunicarLe). L’aggettivazione è comunemente declinata al maschile, in quanto l’uso femminile è oggi ritenuto affettato. In alternativa è possibile ricorrere al Voi (soprattutto per persone giuridiche) o al meno comune Ella (per cariche astratte di rilievo come ministri e sindaci).
  7. Formula di chiusura: in basso a sinistra. Le più frequenti sono cordiali saluti o distinti saluti, che possono essere ampliate facendole precedere da espressioni come
    - in attesa di una Sua risposta, porgo distinti saluti;
    - in attesa di un Suo gradito riscontro, La ringrazio e La saluto cordialmente.
    - Voglia gradire, Signor [Titolo], i sensi della mia più alta considerazione (molto formale)
    - La prego di accogliere, Signor [Titolo], i sensi della mia più alta stima (molto formale)
    Se invece si vuole ribadire l’affidabilità di quanto testimoniato nella lettera, si possono utilizzare espressioni come «in fede» o «con osservanza».
  8. Firma: in basso a sinistra, a una riga di distanza dal saluto (o da luogo e data, se messi a fondo lettera). Deve includere nome e cognome completi e può essere autografa, oppure scritta al computer con firma autografa sopra, per facilitarne la leggibilità.
  9. Allegati: se presenti e citati nel corpo della lettera, vanno elencati in forma sintetica alla fine della lettera, in basso a sinistra.

Prima dell’invio, è opportuno verificare che l’ortografia e la grammatica della missiva siano corrette.

Inoltre, è meglio prediligere un carattere chiaro e ben leggibile, lasciando un’interlinea abbondante (es. 1,5) ed evitando di inserire parti colorate che potrebbero distrarre l’attenzione del destinatario. Per approfondimenti sulla leggibilità dei testi, si rimanda all’articolo «Tutto d’un fiato: cos’è la leggibilità e perché è importante».

Infine è consigliabile evitare gergo troppo specialistico, sigle o abbreviazioni, a meno di non essere certi che il destinatario ne conosca il significato. Per approfondimenti sul modo in cui scrivere testi tecnici, si rimanda all’articolo «12 errori da evitare quando si scrive un manuale utente», che contiene indicazioni utili non solo a chi deve redigere manuali, ma anche a chiunque debba compilare un testo descrittivo.

I concetti esposti brevemente in questo articolo sono trattati nel manualetto Come scrivere una lettera formale di Chiara Boarina e Marco Cevoli, che si può scaricare gratuitamente qui sotto come file PDF.

come scrivere lettere formali

Questo manualetto contiene anche 10 template o modelli di lettere formali che il lettore può copiare e modificare liberamente:

  1. Disdetta di un contratto di fornitura idrica.
  2. Lettera al sindaco per segnalare un problema.
  3. Denuncia di un sinistro all’assicurazione.
  4. Sollecito per il pagamento dello stipendio.
  5. Richiesta assistenza tecnica per guasto alla caldaia.
  6. Candidatura spontanea per un lavoro.
  7. Lettera di lamentele al dirigente scolastico.
  8. Richiesta di un preventivo per ristrutturazione.
  9. Lettera di ringraziamento.
  10. Invito di partecipazione a un evento.

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Nota: articolo scritto originariamente il 20/03/2015 e aggiornato il 07/01/2020. Alcuni commenti potrebbero riferirsi a parti rivedute o corrette.

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